存檔發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強公司存檔發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票的開具、取得、保管、使用及核銷等行為，確保公司財務(wù)核算的真實性、準(zhǔn)確性和合法性，依據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中涉及的各類發(fā)票的管理，包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、通用機打發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家發(fā)票管理法律法規(guī)，確保發(fā)票管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則：發(fā)票的開具、取得、記錄等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時進行處理，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜、泄露等情況發(fā)生，確保公司財務(wù)信息安全。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎懲分明。二、發(fā)票管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負(fù)責(zé)發(fā)票的購買、保管、發(fā)放、開具、核銷及歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)對公司各部門發(fā)票使用情況進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期組織發(fā)票管理培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)與稅務(wù)機關(guān)溝通協(xié)調(diào)，及時了解發(fā)票管理政策法規(guī)的變化，確保公司發(fā)票管理工作符合要求。5.負(fù)責(zé)審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票有權(quán)拒絕辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中發(fā)票的取得、審核及傳遞工作。2.按照公司發(fā)票管理規(guī)定，正確、及時地填寫發(fā)票相關(guān)信息，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實際相符。3.對取得的發(fā)票進行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、印章等是否齊全、合規(guī)，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通解決。4.協(xié)助財務(wù)部門做好發(fā)票的開具、核銷等工作，配合財務(wù)部門進行發(fā)票管理的相關(guān)檢查。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)提供發(fā)票存放的安全場所，配備必要的防火、防盜、防潮等設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。2.負(fù)責(zé)發(fā)票專用章的保管和使用，按照規(guī)定的程序和要求進行蓋章操作。3.協(xié)助財務(wù)部門做好發(fā)票管理的其他相關(guān)工作，如辦公用品采購發(fā)票的收集等。三、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)一律不準(zhǔn)開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，項目齊全，內(nèi)容真實，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致。發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。4.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文。民族自治地方可以同時使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。外商投資企業(yè)和外國企業(yè)可以同時使用一種外國文字。（二）開具流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況，填寫發(fā)票開具申請單，詳細(xì)注明開票日期、購買方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅額等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.發(fā)票開具申請單提交至財務(wù)部門，財務(wù)人員對申請單內(nèi)容進行審核，確認(rèn)無誤后，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。3.開具發(fā)票后，財務(wù)人員應(yīng)及時將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)傳遞給購買方。4.對于增值稅專用發(fā)票，財務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)進行抄稅、報稅等操作，確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤地傳遞至稅務(wù)機關(guān)。（三）特殊情況開具1.發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)當(dāng)開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進行操作，確保紅字發(fā)票開具的合法性和準(zhǔn)確性。2.公司向消費者個人零售小額商品或者提供零星服務(wù)的，是否可免予逐筆開具發(fā)票，由省稅務(wù)機關(guān)確定。如符合免予逐筆開具發(fā)票的條件，應(yīng)做好相關(guān)記錄和備查工作。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應(yīng)當(dāng)向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票應(yīng)是稅務(wù)機關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專用章。3.發(fā)票的基本內(nèi)容包括：發(fā)票的名稱、發(fā)票代碼和號碼、聯(lián)次及用途、客戶名稱、開戶銀行及賬號、商品名稱或經(jīng)營項目、計量單位、數(shù)量、單價、大小寫金額、開票人、開票日期、開票單位（個人）名稱（章）等。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)部門在發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向收款方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)及時對發(fā)票的基本信息進行核對，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.業(yè)務(wù)部門將取得的發(fā)票進行初步審核后，填寫發(fā)票交接單，注明發(fā)票的種類、號碼、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容等信息，并將發(fā)票及交接單一并交給財務(wù)部門。3.財務(wù)人員對業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票進行再次審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)人員有權(quán)拒收，并要求業(yè)務(wù)部門重新取得合規(guī)發(fā)票。4.審核無誤的發(fā)票，財務(wù)人員按照公司財務(wù)核算的要求進行賬務(wù)處理，并將發(fā)票按照類別、月份等進行整理歸檔。（三）特殊情況取得1.取得不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務(wù)報銷憑證，任何單位和個人有權(quán)拒收。如發(fā)現(xiàn)取得的發(fā)票存在問題，應(yīng)及時與開票方聯(lián)系，要求對方重新開具合規(guī)發(fā)票。2.從境外單位或者個人購進服務(wù)、無形資產(chǎn)或者不動產(chǎn)，自稅務(wù)機關(guān)或者扣繳義務(wù)人取得的解繳稅款的完稅憑證上注明的增值稅額可以作為進項稅額抵扣。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時取得完稅憑證，并按照規(guī)定進行傳遞和審核。五、發(fā)票的保管（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的發(fā)票存放場所，配備必要的安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。發(fā)票存放場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等。2.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，不得擅自損毀。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。3.發(fā)票專用章應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票專用章。（二）保管措施1.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票賬實相符。2.發(fā)票存放場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，實行24小時監(jiān)控，防止發(fā)票被盜、丟失等情況發(fā)生。3.對于電子發(fā)票，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票的查閱和使用記錄，確保電子發(fā)票的使用安全。（三）發(fā)票丟失處理1.發(fā)生發(fā)票丟失情形時，應(yīng)當(dāng)于發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報告稅務(wù)機關(guān)，并登報聲明作廢。2.丟失發(fā)票的部門或人員應(yīng)及時向財務(wù)部門報告，并協(xié)助財務(wù)部門辦理相關(guān)掛失手續(xù)。財務(wù)部門應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的要求，提供相關(guān)資料，配合稅務(wù)機關(guān)進行調(diào)查處理。3.對于丟失增值稅專用發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進行處理，如是否需要開具《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》等，確保增值稅專用發(fā)票的抵扣聯(lián)和發(fā)票聯(lián)能夠正常使用。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。（二）使用登記1.財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的購買、發(fā)放、開具、收回、核銷等情況進行詳細(xì)記錄。發(fā)票使用登記表應(yīng)包括發(fā)票種類、號碼、領(lǐng)用人、開具日期、購買方信息、金額、稅額等內(nèi)容。2.業(yè)務(wù)部門在領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)在發(fā)票使用登記表上簽字確認(rèn)。開具發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票的開具情況反饋給財務(wù)部門，以便財務(wù)部門進行核對和登記。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票使用登記表進行核對和檢查，確保發(fā)票使用情況的真實性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并進行相應(yīng)的處理。（三）發(fā)票作廢與紅沖1.開具發(fā)票后，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，應(yīng)按照規(guī)定及時作廢發(fā)票。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并注明“作廢”字樣，同時在發(fā)票管理系統(tǒng)中進行作廢操作。2.對于需要開具紅字發(fā)票的情況，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進行申請和開具。開具紅字發(fā)票時，應(yīng)確保紅字發(fā)票與原藍字發(fā)票的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤，并在發(fā)票管理系統(tǒng)中進行相應(yīng)的記錄。3.發(fā)票作廢與紅沖的相關(guān)資料應(yīng)妥善保管，作為財務(wù)核算和稅務(wù)處理的重要依據(jù)。七、發(fā)票的核銷（一）核銷要求1.公司應(yīng)定期對已開具的發(fā)票進行核銷，確保發(fā)票的開具與使用情況與財務(wù)核算一致。2.核銷發(fā)票時，應(yīng)檢查發(fā)票的開具內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，發(fā)票聯(lián)次是否齊全，發(fā)票專用章是否加蓋等。（二）核銷流程1.財務(wù)部門每月末對當(dāng)月開具的發(fā)票進行核對，統(tǒng)計發(fā)票的開具金額、稅額等數(shù)據(jù)，并與財務(wù)賬目中的銷售收入、銷項稅額等進行比對。2.核對無誤后，財務(wù)人員填寫發(fā)票核銷表，注明發(fā)票種類、號碼、開具日期、金額、稅額、購買方信息等內(nèi)容，并經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人審核簽字。3.發(fā)票核銷表及相關(guān)發(fā)票存根聯(lián)等資料應(yīng)按照規(guī)定的期限進行歸檔保存，以備稅務(wù)機關(guān)檢查。（三）特殊情況核銷1.對于跨月、跨年的發(fā)票核銷，應(yīng)按照公司財務(wù)核算的要求和稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定進行處理。如涉及以前年度發(fā)票的調(diào)整，應(yīng)按照相關(guān)會計準(zhǔn)則和稅務(wù)法規(guī)進行賬務(wù)處理。2.如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題需要進行核銷調(diào)整的，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定的程序進行處理。調(diào)整后的發(fā)票核銷情況應(yīng)在發(fā)票核銷表中詳細(xì)記錄，并確保財務(wù)賬目與發(fā)票核銷情況一致。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門應(yīng)定期對各部門發(fā)票管理情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，財務(wù)部門應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.公司應(yīng)建立發(fā)票管理考核制度，對發(fā)票管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反發(fā)票管理規(guī)定的部門和個人進行嚴(yán)肅處理。（二）稅務(wù)機關(guān)檢查1.公司應(yīng)