小型活動(dòng)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織內(nèi)部小型活動(dòng)的管理，確?；顒?dòng)的順利開展，提高活動(dòng)質(zhì)量和效果，充分發(fā)揮活動(dòng)在企業(yè)文化建設(shè)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、業(yè)務(wù)推廣等方面的積極作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部舉辦的各類小型活動(dòng)，包括但不限于部門聚會(huì)、項(xiàng)目小組活動(dòng)、主題研討會(huì)議、小型培訓(xùn)講座、內(nèi)部競(jìng)賽活動(dòng)等，參與人數(shù)一般在[X]人以下。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：活動(dòng)的策劃、組織和實(shí)施必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.計(jì)劃性原則：活動(dòng)應(yīng)提前進(jìn)行規(guī)劃和安排，明確活動(dòng)目標(biāo)、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等要素，確保活動(dòng)有序開展。3.實(shí)效性原則：活動(dòng)要緊密圍繞公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，注重活動(dòng)效果，切實(shí)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.安全性原則：始終將參與人員的安全放在首位，確?；顒?dòng)場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備、活動(dòng)流程等不存在安全隱患，制定完善的安全預(yù)案并嚴(yán)格執(zhí)行。5.節(jié)儉性原則：在保證活動(dòng)質(zhì)量的前提下，合理控制活動(dòng)成本，杜絕鋪張浪費(fèi)。二、活動(dòng)策劃與審批（一）策劃流程1.活動(dòng)發(fā)起：由活動(dòng)主辦部門或個(gè)人填寫《小型活動(dòng)策劃申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明活動(dòng)的主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員范圍、活動(dòng)內(nèi)容、預(yù)算等基本信息，并闡述活動(dòng)的預(yù)期效果和對(duì)公司/組織的影響。2.需求調(diào)研（如有必要）：對(duì)于涉及面較廣或需要特定參與群體的活動(dòng)，主辦部門可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行需求調(diào)研，了解參與人員的興趣點(diǎn)、時(shí)間安排等，以便更好地優(yōu)化活動(dòng)方案。3.方案制定：根據(jù)活動(dòng)發(fā)起的相關(guān)信息和調(diào)研結(jié)果，主辦部門負(fù)責(zé)制定詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案。方案應(yīng)包括活動(dòng)流程安排、活動(dòng)宣傳推廣計(jì)劃、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置方案、活動(dòng)所需物資清單、人員分工安排、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容?；顒?dòng)流程要清晰合理，各個(gè)環(huán)節(jié)之間過渡自然；宣傳推廣計(jì)劃要明確宣傳渠道、宣傳時(shí)間節(jié)點(diǎn)和宣傳內(nèi)容；現(xiàn)場(chǎng)布置方案要體現(xiàn)活動(dòng)主題，營(yíng)造良好的活動(dòng)氛圍；物資清單要詳細(xì)列出所需的設(shè)備、材料、禮品等；人員分工要明確各崗位的職責(zé)和工作要求；應(yīng)急預(yù)案要針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。4.方案審核：活動(dòng)策劃方案制定完成后，提交至活動(dòng)審批部門進(jìn)行審核。審批部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)方案進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注活動(dòng)的合規(guī)性、計(jì)劃性、實(shí)效性、安全性和節(jié)儉性等方面。對(duì)于不符合要求的地方，提出修改意見并反饋給主辦部門，主辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見及時(shí)對(duì)方案進(jìn)行修改完善，直至審核通過。（二）審批權(quán)限1.一般活動(dòng)：預(yù)算在[X]元以下的小型活動(dòng)，由活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，報(bào)行政部門備案。2.重要活動(dòng)：預(yù)算在[X]元以上（含[X]元）的小型活動(dòng)，或涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)、重要領(lǐng)導(dǎo)參與的活動(dòng)，需經(jīng)活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，報(bào)行政部門備案。3.特殊活動(dòng)：對(duì)于涉及重大安全風(fēng)險(xiǎn)、較高成本支出或?qū)?組織形象有重大影響的特殊活動(dòng)，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。（三）時(shí)間要求活動(dòng)主辦部門應(yīng)在活動(dòng)舉辦前[X]個(gè)工作日提交活動(dòng)策劃申請(qǐng)表和策劃方案，以便審批部門有足夠的時(shí)間進(jìn)行審核。如遇緊急情況，需提前與審批部門溝通協(xié)調(diào)，確?；顒?dòng)能夠順利開展。三、活動(dòng)籌備（一）物資準(zhǔn)備1.根據(jù)活動(dòng)策劃方案中的物資清單，及時(shí)采購(gòu)活動(dòng)所需的各類物資。采購(gòu)過程中要嚴(yán)格遵守公司/組織的采購(gòu)管理制度，選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。2.對(duì)于采購(gòu)的物資，要進(jìn)行詳細(xì)的驗(yàn)收和登記。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合要求，確保物資無損壞、無短缺。登記內(nèi)容包括物資名稱、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)日期、供應(yīng)商等信息，建立物資管理臺(tái)賬，以便對(duì)物資的使用和庫存情況進(jìn)行跟蹤管理。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)所需的設(shè)備、設(shè)施要提前進(jìn)行調(diào)試和檢查，確保其正常運(yùn)行。對(duì)于臨時(shí)搭建的舞臺(tái)、展架等設(shè)施，要安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保搭建牢固、安全可靠。（二）人員安排1.明確活動(dòng)籌備階段各崗位的人員職責(zé)，包括活動(dòng)策劃人員、宣傳推廣人員、物資采購(gòu)人員、現(xiàn)場(chǎng)布置人員、后勤保障人員、安全保衛(wèi)人員等。各崗位人員要密切配合，按照分工有序開展工作。2.對(duì)參與活動(dòng)籌備的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉活動(dòng)流程、了解各自的工作職責(zé)和工作要求，掌握相關(guān)的安全知識(shí)和應(yīng)急處理技能。培訓(xùn)內(nèi)容可根據(jù)活動(dòng)的具體情況進(jìn)行有針對(duì)性的設(shè)計(jì)，確保培訓(xùn)效果。3.在活動(dòng)籌備過程中，要定期召開籌備會(huì)議，及時(shí)溝通活動(dòng)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決籌備過程中出現(xiàn)的問題。會(huì)議要形成紀(jì)要，明確下一步工作任務(wù)和責(zé)任人，確?；顒?dòng)籌備工作順利推進(jìn)。（三）宣傳推廣1.根據(jù)活動(dòng)策劃方案中的宣傳推廣計(jì)劃，選擇合適的宣傳渠道進(jìn)行活動(dòng)宣傳。宣傳渠道可包括公司內(nèi)部公告欄、電子郵件、即時(shí)通訊工具、公司網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)等。2.制作具有吸引力的活動(dòng)宣傳資料，如海報(bào)、宣傳單頁、電子邀請(qǐng)函等。宣傳資料要突出活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和亮點(diǎn)，吸引員工積極參與。3.在活動(dòng)宣傳過程中，要及時(shí)收集員工的反饋意見，根據(jù)反饋情況對(duì)宣傳內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，提高宣傳效果。四、活動(dòng)實(shí)施（一）現(xiàn)場(chǎng)組織1.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要安排專人負(fù)責(zé)組織引導(dǎo)，確保參與人員有序入場(chǎng)、就座和離場(chǎng)。對(duì)于大型活動(dòng)，可設(shè)置多個(gè)引導(dǎo)點(diǎn)，安排足夠的引導(dǎo)人員，為參與人員提供便利。2.按照活動(dòng)策劃方案中的流程安排，有序推進(jìn)活動(dòng)各項(xiàng)環(huán)節(jié)的進(jìn)行?；顒?dòng)主持人要具備良好的溝通能力和現(xiàn)場(chǎng)把控能力，能夠靈活應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)情況，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。3.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要安排專人負(fù)責(zé)攝影攝像，記錄活動(dòng)的精彩瞬間。攝影攝像資料要妥善保存，可用于活動(dòng)總結(jié)、宣傳推廣或后續(xù)資料留存。（二）安全保障1.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如滅火器、急救箱、疏散指示標(biāo)志等。安全設(shè)施和設(shè)備要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要安排專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，防止發(fā)生擁擠、踩踏等安全事故。對(duì)于重要活動(dòng)，可協(xié)調(diào)相關(guān)安保力量，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)。3.制定完善的應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、地震、突發(fā)疾病等緊急情況下的應(yīng)對(duì)措施和人員疏散路線?；顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)要設(shè)置明顯的應(yīng)急疏散通道標(biāo)識(shí)，確保參與人員能夠在緊急情況下迅速、安全地疏散。4.在活動(dòng)實(shí)施過程中，要密切關(guān)注現(xiàn)場(chǎng)安全情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。如遇突發(fā)安全事件，要立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（三）后勤服務(wù)1.為參與人員提供必要的后勤服務(wù)，如飲用水、餐飲、休息場(chǎng)所等。餐飲服務(wù)要符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)，確保參與人員飲食安全。2.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)要保持環(huán)境衛(wèi)生整潔，安排專人負(fù)責(zé)垃圾清理和場(chǎng)地保潔?；顒?dòng)結(jié)束后，要及時(shí)對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地進(jìn)行清理和恢復(fù)，確保場(chǎng)地整潔有序。3.對(duì)于活動(dòng)過程中出現(xiàn)的設(shè)備故障、物資短缺等問題，后勤保障人員要及時(shí)進(jìn)行處理，確?；顒?dòng)不受影響。五、活動(dòng)預(yù)算與費(fèi)用管理（一）預(yù)算編制1.活動(dòng)主辦部門在制定活動(dòng)策劃方案時(shí)，要同時(shí)編制活動(dòng)預(yù)算。活動(dòng)預(yù)算應(yīng)包括活動(dòng)場(chǎng)地租賃費(fèi)用、物資采購(gòu)費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、交通費(fèi)用、人員勞務(wù)費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、獎(jiǎng)品禮品費(fèi)用、其他雜項(xiàng)費(fèi)用等各項(xiàng)支出明細(xì)。2.預(yù)算編制要遵循實(shí)事求是的原則，根據(jù)活動(dòng)的實(shí)際需求和市場(chǎng)行情進(jìn)行合理估算。各項(xiàng)費(fèi)用要明確計(jì)算依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。3.在預(yù)算編制過程中，要充分考慮節(jié)儉性原則，盡量壓縮不必要的開支，提高資金使用效益。對(duì)于可替代的物資和服務(wù)，要進(jìn)行充分比較，選擇性價(jià)比高的方案。（二）費(fèi)用審批1.活動(dòng)預(yù)算編制完成后，提交至活動(dòng)審批部門進(jìn)行審核。審批部門要對(duì)預(yù)算的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)關(guān)注費(fèi)用支出是否符合公司/組織的相關(guān)規(guī)定和活動(dòng)的實(shí)際需求。對(duì)于超出預(yù)算或不合理的費(fèi)用支出，提出調(diào)整意見并反饋給主辦部門。2.主辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整完善，直至審核通過。預(yù)算審核通過后，按照公司/組織的費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。（三）費(fèi)用控制1.在活動(dòng)實(shí)施過程中，要嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍?；顒?dòng)主辦部門要定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出異常情況，并采取有效措施進(jìn)行控制。2.對(duì)于因特殊原因需要增加預(yù)算的情況，主辦部門應(yīng)提前提交書面申請(qǐng)，說明增加預(yù)算的原因和金額，并按照預(yù)算審批流程進(jìn)行審批。未經(jīng)審批同意，不得擅自增加費(fèi)用支出。3.活動(dòng)結(jié)束后，要對(duì)活動(dòng)費(fèi)用進(jìn)行結(jié)算和審計(jì)。結(jié)算內(nèi)容包括實(shí)際發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用支出明細(xì)、與預(yù)算的對(duì)比情況等。審計(jì)部門要對(duì)活動(dòng)費(fèi)用的使用情況進(jìn)行審計(jì)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。六、活動(dòng)評(píng)估與總結(jié)（一）評(píng)估指標(biāo)1.參與度指標(biāo)：包括活動(dòng)參與人數(shù)、參與人員的滿意度等。通過統(tǒng)計(jì)參與人數(shù)，了解活動(dòng)的吸引力和影響力；通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式收集參與人員的滿意度反饋，評(píng)估活動(dòng)在滿足參與人員需求方面的表現(xiàn)。2.效果指標(biāo)：根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)設(shè)定相應(yīng)的效果指標(biāo)，如活動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)推廣的效果、對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的促進(jìn)作用、對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的推動(dòng)作用等。通過對(duì)比活動(dòng)前后的相關(guān)數(shù)據(jù)或觀察實(shí)際工作中的變化，評(píng)估活動(dòng)是否達(dá)到預(yù)期效果。3.成本效益指標(biāo)：計(jì)算活動(dòng)的成本效益比，評(píng)估活動(dòng)在投入產(chǎn)出方面的表現(xiàn)。成本效益比=活動(dòng)產(chǎn)生的效益/活動(dòng)成本×100%。活動(dòng)產(chǎn)生的效益可根據(jù)活動(dòng)目標(biāo)進(jìn)行量化，如業(yè)務(wù)收入的增長(zhǎng)、團(tuán)隊(duì)凝聚力的提升等。4.安全指標(biāo)：評(píng)估活動(dòng)過程中是否發(fā)生安全事故，以及安全措施的執(zhí)行情況。安全指標(biāo)可包括安全事故發(fā)生率、安全設(shè)施設(shè)備完好率等。（二）評(píng)估方式1.問卷調(diào)查：在活動(dòng)結(jié)束后，通過在線問卷或紙質(zhì)問卷的方式向參與人員發(fā)放調(diào)查問卷，收集他們對(duì)活動(dòng)的滿意度、意見和建議等。問卷調(diào)查要設(shè)計(jì)合理的問題，確保能夠全面了解參與人員的反饋。2.現(xiàn)場(chǎng)訪談：選取部分參與人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)訪談，深入了解他們對(duì)活動(dòng)的感受和體驗(yàn)?，F(xiàn)場(chǎng)訪談要注意訪談技巧，營(yíng)造良好的訪談氛圍，確保獲取真實(shí)有效的信息。3.數(shù)據(jù)分析：收集與活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)，如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作數(shù)據(jù)等，通過數(shù)據(jù)分析評(píng)估活動(dòng)對(duì)業(yè)務(wù)和團(tuán)隊(duì)的影響。數(shù)據(jù)分析要運(yùn)用科學(xué)的方法和工具，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。4.觀察記錄：在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)安排專人進(jìn)行觀察記錄，了解活動(dòng)的組織實(shí)施情況、參與人員的表現(xiàn)等。觀察記錄要客觀、詳細(xì)，為活動(dòng)評(píng)估提供第一手資料。（三）總結(jié)報(bào)告1.活動(dòng)主辦部門根據(jù)活動(dòng)評(píng)估結(jié)果，撰寫活動(dòng)總結(jié)報(bào)告?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)包括活動(dòng)概述、活動(dòng)目標(biāo)達(dá)成情況、活動(dòng)實(shí)施過程回顧、活動(dòng)評(píng)估結(jié)果分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、改進(jìn)措施建議等內(nèi)容。2.活動(dòng)總結(jié)報(bào)告要內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析客觀，能夠真實(shí)反映活動(dòng)的實(shí)際情況和效