大同印章管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)大同公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，規(guī)范公司印章的刻制、使用、保管等行為，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于大同公司總部及所屬各分公司、子公司（以下統(tǒng)稱“公司”）印章的管理。（三）印章種類及定義1.公司公章：公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)義務(wù)、具有法律效力的正式印章。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權(quán)的印章。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算等相關(guān)財務(wù)事務(wù)的印章。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。5.部門章：公司內(nèi)部各部門為履行職責(zé)而使用的印章。6.業(yè)務(wù)專用章：公司在特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域使用的印章，如銷售專用章、采購專用章等。（四）管理原則1.依法合規(guī)原則：印章管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.分級負(fù)責(zé)原則：實行公司總部、分公司、子公司分級管理，明確各級管理職責(zé)。3.專人專管原則：指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用，確保印章安全。4.嚴(yán)格審批原則：印章使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保用印事項合法合規(guī)。二、印章的刻制（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）刻制審批1.公司辦公室負(fù)責(zé)對印章刻制申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請理由、印章用途、規(guī)格是否符合公司規(guī)定等。2.審核通過后，報公司法定代表人審批。（三）印章刻制1.經(jīng)公司法定代表人審批同意后，由公司辦公室統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位刻制印章。2.刻制單位必須嚴(yán)格按照公司提供的印章樣式、規(guī)格和要求進(jìn)行刻制，確保印章質(zhì)量。（四）印章備案1.印章刻制完成后，公司辦公室應(yīng)及時將印章印模報公安機(jī)關(guān)備案，并留存一份印模存檔。2.同時，將印章的啟用時間、保管人等信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公布。三、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的各類文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)文件、合同等的簽署。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算憑證、票據(jù)、報表等的加蓋。4.合同專用章：用于公司各類合同的簽署。5.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報表等的加蓋，不得對外使用。6.業(yè)務(wù)專用章：用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的相關(guān)文件、協(xié)議等的簽署，不得超出規(guī)定業(yè)務(wù)范圍使用。（二）使用流程1.填寫用印申請單：使用印章的部門或個人應(yīng)填寫《用印申請單》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。2.審批：一般事項用?。航?jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司辦公室審核，審核通過后即可用印。重要事項用?。撼块T負(fù)責(zé)人簽字、公司辦公室審核外，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時需報公司法定代表人審批。涉及合同簽訂的用?。喊凑展竞贤芾磙k法的規(guī)定進(jìn)行審批，審批通過后方可用印。3.用?。河糜∩暾埲顺纸?jīng)審批的《用印申請單》到印章保管人處用印。印章保管人應(yīng)認(rèn)真核對用印申請單上的審批簽字和用印文件內(nèi)容，確認(rèn)無誤后在用印文件上加蓋印章，并在《用印申請單》上登記用印情況。用印文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的紙張，不得使用復(fù)印件或傳真件用印。4.留存歸檔：用印完成后，印章保管人應(yīng)將《用印申請單》留存歸檔，以備查閱。用印文件的原件由用印申請人負(fù)責(zé)保管，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。（三）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、合同等不得用印。2.空白紙張、空白合同等不得加蓋印章。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項不得用印。四、印章的保管（一）保管責(zé)任人1.公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章、合同專用章由公司辦公室指定專人保管。2.部門章由各部門指定專人保管。3.業(yè)務(wù)專用章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。（二）保管要求1.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置必要的安全防護(hù)措施。3.印章保管人因特殊原因需要臨時離崗時，應(yīng)將印章交公司辦公室指定的其他人員代管，并辦理交接手續(xù)。4.印章保管人離職時，應(yīng)將印章交回公司辦公室，并辦理印章交接手續(xù)。（三）印章盤點1.公司辦公室應(yīng)定期對印章進(jìn)行盤點，確保印章數(shù)量、狀態(tài)等與登記情況一致。2.盤點工作應(yīng)至少每年進(jìn)行一次，并形成盤點報告。五、印章的停用與銷毀（一）停用原因1.公司機(jī)構(gòu)變更、名稱變更等原因，原印章不再使用。2.印章?lián)p壞、遺失等原因，需要更換新印章。3.因工作需要，印章使用范圍發(fā)生調(diào)整，原印章不再適用。（二）停用程序1.印章保管人發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應(yīng)及時填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用時間等信息。2.《印章停用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，公司辦公室負(fù)責(zé)發(fā)布印章停用通知，并將停用印章收回。（三）銷毀程序1.停用的印章由公司辦公室統(tǒng)一保管，定期進(jìn)行銷毀。2.銷毀印章時，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《印章銷毀申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報公司辦公室審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由公司辦公室會同財務(wù)、審計等部門共同對印章進(jìn)行銷毀，并形成銷毀記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括印章名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、參與銷毀人員等信息，由參與銷毀人員簽字確認(rèn)后存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負(fù)責(zé)對印章管理情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，財務(wù)、審計等部門負(fù)責(zé)對印章使用情況進(jìn)行定期審計和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、使用、保管、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的審批程序是否合規(guī)。2.印章使用的合法性、合規(guī)性，是否存在未經(jīng)審批用印、超范圍用印等情況。3.印章保管的安全性，印章存放地點是否符合要求，保管人員是否履行職責(zé)。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因印章管理不善給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。