境外發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司境外業(yè)務(wù)發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開(kāi)具、取得、使用及保管等行為，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司在境外開(kāi)展業(yè)務(wù)涉及的各類(lèi)發(fā)票管理活動(dòng)，包括但不限于與境外供應(yīng)商交易取得的發(fā)票、向境外客戶(hù)開(kāi)具的發(fā)票等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國(guó)家稅收法律法規(guī)以及境外當(dāng)?shù)囟愂辗ㄒ?guī)，確保發(fā)票管理活動(dòng)合法有效。2.真實(shí)性原則發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)生情況，不得虛開(kāi)發(fā)票。3.完整性原則發(fā)票應(yīng)包含所有必要信息，確保信息完整、準(zhǔn)確，便于財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理。4.及時(shí)性原則及時(shí)開(kāi)具、取得發(fā)票，并按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管和處理，避免因發(fā)票管理不及時(shí)導(dǎo)致的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。二、發(fā)票的開(kāi)具（一）開(kāi)具要求1.向境外客戶(hù)開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票內(nèi)容符合境外客戶(hù)所在國(guó)家或地區(qū)的稅法要求及財(cái)務(wù)規(guī)定。發(fā)票應(yīng)清晰注明交易雙方的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式，商品或服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等詳細(xì)信息。2.發(fā)票開(kāi)具語(yǔ)言應(yīng)根據(jù)境外客戶(hù)要求或交易習(xí)慣確定，一般優(yōu)先使用英文或當(dāng)?shù)赝ㄓ谜Z(yǔ)言。若使用中文開(kāi)具，應(yīng)同時(shí)提供對(duì)應(yīng)的英文或當(dāng)?shù)卣Z(yǔ)言翻譯件。3.發(fā)票格式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度及境外相關(guān)法規(guī)要求，確保發(fā)票具備合法有效的形式。（二）開(kāi)具流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與境外客戶(hù)達(dá)成交易并確定開(kāi)票信息后，填寫(xiě)發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單，詳細(xì)注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、客戶(hù)信息等，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單后，對(duì)開(kāi)票信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。審核通過(guò)后，按照規(guī)定的發(fā)票格式和內(nèi)容進(jìn)行開(kāi)具。3.發(fā)票開(kāi)具完成后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票交付給業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)傳遞給境外客戶(hù)。交付方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、電子傳輸?shù)?，但需確保發(fā)票能夠安全、及時(shí)送達(dá)客戶(hù)。（三）特殊情況處理1.若境外客戶(hù)要求開(kāi)具特殊類(lèi)型的發(fā)票，如稅務(wù)發(fā)票、商業(yè)發(fā)票等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門(mén)溝通，了解相關(guān)要求，并按照規(guī)定辦理。2.對(duì)于退貨、折讓等情況，需要開(kāi)具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局及境外當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)紅字發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)單，說(shuō)明原因及金額等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核后開(kāi)具紅字發(fā)票。三、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司從境外供應(yīng)商取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性。發(fā)票應(yīng)具備供應(yīng)商的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式，交易商品或服務(wù)的詳細(xì)描述、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息，且必須符合境外當(dāng)?shù)囟惙ㄒ?guī)定的有效形式。2.對(duì)于涉及進(jìn)口業(yè)務(wù)的發(fā)票，還應(yīng)包括海關(guān)報(bào)關(guān)單、提單等相關(guān)單據(jù)，以證明交易的真實(shí)性和貨物的流轉(zhuǎn)情況。3.取得的發(fā)票應(yīng)使用中文或英文記錄，若發(fā)票為其他語(yǔ)言，應(yīng)同時(shí)提供對(duì)應(yīng)的中文或英文翻譯件。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)部門(mén)在與境外供應(yīng)商進(jìn)行交易時(shí)，應(yīng)明確要求供應(yīng)商按照規(guī)定開(kāi)具發(fā)票，并及時(shí)將發(fā)票相關(guān)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到業(yè)務(wù)部門(mén)傳遞的發(fā)票信息后，對(duì)發(fā)票進(jìn)行初步審核，檢查發(fā)票的基本信息是否完整、準(zhǔn)確，發(fā)票內(nèi)容是否與交易合同一致。3.對(duì)于重要業(yè)務(wù)或金額較大的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)可安排專(zhuān)人進(jìn)行實(shí)地核實(shí)或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核，確保發(fā)票的真實(shí)性和合法性。4.審核通過(guò)的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行入賬處理；審核不通過(guò)的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求供應(yīng)商重新開(kāi)具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。（三）發(fā)票認(rèn)證與抵扣1.對(duì)于符合國(guó)內(nèi)增值稅抵扣規(guī)定的境外發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家稅務(wù)總局的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)證和抵扣操作。認(rèn)證方式可通過(guò)增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺(tái)或其他指定渠道進(jìn)行。2.在進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無(wú)誤，認(rèn)證期限應(yīng)符合規(guī)定要求。對(duì)于因特殊原因未能及時(shí)認(rèn)證的發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定辦理延期認(rèn)證手續(xù)。3.認(rèn)證通過(guò)的境外發(fā)票，可按照規(guī)定計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅額進(jìn)行抵扣，但需注意相關(guān)稅務(wù)政策的變化及適用條件。四、發(fā)票的使用（一）使用范圍境外發(fā)票僅用于公司境外業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算、稅務(wù)處理及相關(guān)業(yè)務(wù)證明，不得挪作他用。（二）入賬要求1.取得的境外發(fā)票應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度及時(shí)入賬，作為記賬憑證的附件。入賬時(shí)，應(yīng)確保發(fā)票信息與記賬憑證一致，且符合會(huì)計(jì)核算的相關(guān)規(guī)定。2.向境外客戶(hù)開(kāi)具的發(fā)票，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤客戶(hù)的使用情況，并將相關(guān)信息反饋給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)發(fā)票開(kāi)具情況進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保收入確認(rèn)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）稅務(wù)處理1.公司應(yīng)按照國(guó)家稅收法律法規(guī)及境外當(dāng)?shù)囟惙ㄒ?guī)定，正確計(jì)算并繳納與境外發(fā)票相關(guān)的各項(xiàng)稅費(fèi)。在進(jìn)行稅務(wù)申報(bào)時(shí)，應(yīng)如實(shí)提供境外發(fā)票及相關(guān)業(yè)務(wù)資料，確保稅務(wù)申報(bào)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于涉及跨境稅收協(xié)定的業(yè)務(wù)，應(yīng)按照協(xié)定規(guī)定享受相關(guān)稅收優(yōu)惠政策，并按照要求辦理備案或?qū)徟掷m(xù)。五、發(fā)票的保管（一）保管期限境外發(fā)票的保管期限應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定及公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，一般為自交易完成之日起[X]年。（二）保管方式1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的境外發(fā)票檔案庫(kù)，對(duì)發(fā)票進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂成冊(cè)，并妥善保管。發(fā)票檔案應(yīng)包括發(fā)票原件、復(fù)印件、相關(guān)業(yè)務(wù)合同、報(bào)關(guān)單、提單等資料。2.對(duì)于電子發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行電子存檔，并確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)具備備份機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.發(fā)票保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全措施，確保發(fā)票的安全保存。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱境外發(fā)票檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱過(guò)程中不得擅自涂改、損毀發(fā)票原件。2.因特殊情況需要借閱境外發(fā)票檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還發(fā)票檔案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)境外發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，檢查發(fā)票的開(kāi)具、取得、使用及保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)境外發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查發(fā)票管理的內(nèi)部控制制度是否健全有效，發(fā)票使用的合規(guī)性及稅務(wù)處理的準(zhǔn)確性等。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家稅務(wù)機(jī)關(guān)、海關(guān)等相關(guān)部門(mén)對(duì)公司境外發(fā)票管理情況的檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門(mén)提出的整改意見(jiàn)，應(yīng)及時(shí)組織整改，確保公司境外發(fā)票管理活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。七、罰則（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于未按照規(guī)定開(kāi)具、取得發(fā)票的，責(zé)令限期改正，并處以[X]元以上[X]元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。2.對(duì)于虛開(kāi)發(fā)票、偽造發(fā)票等違法行為，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理，追究刑事責(zé)任。3.因發(fā)票管理不善導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)損失或其他經(jīng)濟(jì)損失的，相