外部打印管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司外部打印工作，確保打印服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率，節(jié)約成本，保障公司信息安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及外部打印服務(wù)的部門和人員，包括但不限于文件、資料、報表、宣傳材料等的打印。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保打印活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：選擇具備專業(yè)能力和良好信譽(yù)的外部打印供應(yīng)商，保證打印質(zhì)量符合公司要求。3.成本控制原則：在保證打印質(zhì)量的前提下，合理選擇打印方式和供應(yīng)商，降低打印成本。4.信息安全原則：加強(qiáng)對打印過程中涉及的公司信息的保護(hù)，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.負(fù)責(zé)明確打印需求，包括文件內(nèi)容、格式、數(shù)量、交付時間等詳細(xì)要求，并填寫《外部打印申請表》。2.對打印初稿進(jìn)行審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，符合公司相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。3.負(fù)責(zé)與外部打印供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤打印進(jìn)度，驗(yàn)收打印成品。（二）行政部門1.制定和完善外部打印管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.建立外部打印供應(yīng)商庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.負(fù)責(zé)統(tǒng)一匯總各部門的《外部打印申請表》，根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行審批。4.協(xié)調(diào)解決外部打印過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量糾紛、交付延遲等。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核外部打印費(fèi)用報銷單據(jù)，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.定期對外部打印費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政部門通過多種渠道收集外部打印供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等，建立供應(yīng)商庫。2.對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、設(shè)備、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量、價格等方面進(jìn)行綜合評估，選擇符合公司要求的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括打印質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交付時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商評估1.行政部門定期（每季度）對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括打印質(zhì)量、交付及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。2.收集各需求部門對供應(yīng)商的反饋意見，作為評估的重要依據(jù)。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（三）供應(yīng)商溝通與協(xié)調(diào)1.需求部門在與供應(yīng)商溝通打印需求時，應(yīng)明確傳達(dá)公司要求，確保雙方理解一致。2.行政部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)供應(yīng)商與需求部門之間的關(guān)系，及時解決溝通中出現(xiàn)的問題。3.對于重大或緊急的打印任務(wù)，行政部門應(yīng)組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進(jìn)行專題溝通，確保任務(wù)順利完成。四、打印流程（一）申請與審批1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《外部打印申請表》，詳細(xì)注明打印內(nèi)容、格式、數(shù)量、交付時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)，并提交至行政部門。3.行政部門根據(jù)公司規(guī)定對申請表進(jìn)行審批，對于涉及金額較大或重要文件的打印申請，需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與下單1.行政部門根據(jù)審批通過的《外部打印申請表》，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送打印訂單。2.在訂單中明確打印要求、交付時間、價格等關(guān)鍵信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解需求。（三）打印過程跟蹤1.需求部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商保持溝通，跟蹤打印進(jìn)度，及時了解打印過程中出現(xiàn)的問題，并反饋給行政部門。2.行政部門定期檢查打印進(jìn)度，對可能影響交付時間的問題提前協(xié)調(diào)解決。（四）驗(yàn)收與交付1.打印成品交付前，需求部門應(yīng)按照申請要求進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收，檢查打印質(zhì)量、內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性等方面是否符合要求。2.驗(yàn)收合格后，需求部門在《外部打印驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理交付手續(xù)。3.對于驗(yàn)收不合格的打印成品，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行整改，直至符合要求為止。五、質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.打印內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，無錯別字、漏頁、模糊不清等質(zhì)量問題。2.打印格式應(yīng)符合公司規(guī)定或行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)，如字體、字號、行距、頁邊距等。3.紙張質(zhì)量應(yīng)符合文件使用要求，無破損、污漬等缺陷。4.裝訂應(yīng)牢固、整齊，無掉頁、錯頁等情況。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)1.需求部門在驗(yàn)收打印成品時，應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保質(zhì)量合格。2.行政部門可定期對部分打印成品進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時通知供應(yīng)商整改。3.對于多次出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，行政部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，如扣除質(zhì)量保證金、暫停合作等。六、價格管理（一）定價原則1.外部打印價格應(yīng)根據(jù)市場行情、成本因素、供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量等綜合確定，確保價格合理。2.對于長期合作的供應(yīng)商，可根據(jù)合作情況協(xié)商確定優(yōu)惠價格。（二）價格審核1.行政部門在與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議或下達(dá)訂單時，應(yīng)審核價格條款，確保價格符合公司規(guī)定和市場行情。2.財(cái)務(wù)部門在審核外部打印費(fèi)用報銷單據(jù)時，應(yīng)對價格的合理性進(jìn)行審核，如有疑問及時與行政部門溝通。（三）價格調(diào)整1.如市場價格發(fā)生較大波動或供應(yīng)商成本發(fā)生變化，行政部門可與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整價格，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.價格調(diào)整應(yīng)提前通知需求部門，確保其了解價格變化情況。七、信息安全管理（一）保密要求1.需求部門和外部打印供應(yīng)商應(yīng)對公司提供的打印內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給任何第三方。2.在打印過程中，應(yīng)采取必要的措施防止信息泄露，如對涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行加密處理、在專門的打印場所進(jìn)行打印等。（二）數(shù)據(jù)備份1.需求部門應(yīng)對重要的打印文件進(jìn)行備份，防止因打印過程中出現(xiàn)問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)外部打印供應(yīng)商或公司內(nèi)部人員違反信息安全規(guī)定，泄露公司信息，將依法追究其責(zé)任。2.對于因信息泄露給公司造成損失的，責(zé)任方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、費(fèi)用報銷與結(jié)算（一）報銷流程1.需求部門在完成打印任務(wù)并驗(yàn)收合格后，填寫《外部打印費(fèi)用報銷單》，附上《外部打印申請表》、《外部打印驗(yàn)收單》、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.部門負(fù)責(zé)人對報銷單進(jìn)行審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度對報銷單據(jù)進(jìn)行審核，審核通過后予以報銷。（二）結(jié)算方式1.外部打印費(fèi)用結(jié)算方式根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議執(zhí)行，一般包括現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商核對賬目，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)對公司外部打印管理辦法的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對各部門的外部打印工作進(jìn)行抽查。2.發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改，并對違規(guī)行為進(jìn)行記錄和通報。（二）外部監(jiān)督1.接受公司內(nèi)