外部聯(lián)絡(luò)管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司/組織與外部機(jī)構(gòu)、個人的聯(lián)絡(luò)行為，確保聯(lián)絡(luò)工作的高效、有序進(jìn)行，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)公司/組織目標(biāo)的實現(xiàn)。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各層級與外部機(jī)構(gòu)（包括但不限于供應(yīng)商、客戶、合作伙伴、政府部門、行業(yè)協(xié)會等）及個人之間的聯(lián)絡(luò)活動。（三）基本原則1.合法性原則：外部聯(lián)絡(luò)活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司/組織的行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全外部聯(lián)絡(luò)工作流程和制度，規(guī)范聯(lián)絡(luò)行為，提高工作效率和質(zhì)量。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他敏感信息，防止泄露。4.誠信原則：秉持誠信、負(fù)責(zé)的態(tài)度與外部機(jī)構(gòu)及個人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，維護(hù)公司/組織的良好形象。二、外部聯(lián)絡(luò)的分類與職責(zé)分工（一）分類1.業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)：涉及公司/組織日常業(yè)務(wù)運(yùn)營，如采購、銷售、項目合作等方面的聯(lián)絡(luò)。2.行政聯(lián)絡(luò)：與政府部門、行業(yè)協(xié)會等進(jìn)行的行政管理事務(wù)方面的聯(lián)絡(luò)。3.公關(guān)聯(lián)絡(luò)：為提升公司/組織形象、開展公關(guān)活動等進(jìn)行的聯(lián)絡(luò)。（二）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與業(yè)務(wù)相關(guān)的外部機(jī)構(gòu)及個人的日常聯(lián)絡(luò)工作，包括業(yè)務(wù)洽談、合同簽訂、訂單處理等。及時反饋業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)過程中的問題和需求，協(xié)同其他部門共同解決。2.行政部門承擔(dān)行政聯(lián)絡(luò)工作，如辦理各類審批手續(xù)、與政府部門溝通協(xié)調(diào)政策事宜等。協(xié)助業(yè)務(wù)部門處理涉及行政管理的相關(guān)事務(wù)。3.公關(guān)部門主導(dǎo)公關(guān)聯(lián)絡(luò)活動，制定公關(guān)策略，組織開展對外宣傳、公關(guān)活動等。收集、分析公關(guān)信息，維護(hù)公司/組織的品牌形象。4.其他部門根據(jù)工作需要，配合相關(guān)部門進(jìn)行外部聯(lián)絡(luò)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、外部聯(lián)絡(luò)流程（一）聯(lián)絡(luò)發(fā)起1.各部門根據(jù)工作需要，確定外部聯(lián)絡(luò)事項，填寫《外部聯(lián)絡(luò)申請表》，詳細(xì)說明聯(lián)絡(luò)對象、聯(lián)絡(luò)目的、聯(lián)絡(luò)內(nèi)容、預(yù)計時間等信息。2.《外部聯(lián)絡(luò)申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至相關(guān)職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）聯(lián)絡(luò)安排1.職能部門或分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由發(fā)起部門指定專人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)工作。2.聯(lián)絡(luò)人員根據(jù)聯(lián)絡(luò)事項的性質(zhì)和緊急程度，選擇合適的聯(lián)絡(luò)方式，如電話、郵件、信函、面談等。3.在聯(lián)絡(luò)前，聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)充分準(zhǔn)備相關(guān)資料，熟悉聯(lián)絡(luò)內(nèi)容，確保能夠準(zhǔn)確、清晰地傳達(dá)信息。（三）聯(lián)絡(luò)實施1.按照預(yù)定的聯(lián)絡(luò)方式和時間，與外部機(jī)構(gòu)及個人進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。2.在聯(lián)絡(luò)過程中，認(rèn)真記錄溝通內(nèi)容，包括對方的反饋意見、要求等，形成《外部聯(lián)絡(luò)記錄》。3.對于重要的聯(lián)絡(luò)事項，應(yīng)及時向部門負(fù)責(zé)人匯報進(jìn)展情況，如有需要，協(xié)同相關(guān)部門共同研究解決方案。（四）聯(lián)絡(luò)跟進(jìn)1.根據(jù)聯(lián)絡(luò)事項的進(jìn)展情況，及時跟進(jìn)后續(xù)工作，確保聯(lián)絡(luò)目標(biāo)的實現(xiàn)。2.對于需要對方回復(fù)的事項，應(yīng)明確回復(fù)期限，并及時跟蹤對方的回復(fù)情況。3.如在聯(lián)絡(luò)過程中出現(xiàn)問題或變更聯(lián)絡(luò)內(nèi)容，應(yīng)及時調(diào)整聯(lián)絡(luò)策略，并重新履行審批手續(xù)。（五）聯(lián)絡(luò)結(jié)束1.聯(lián)絡(luò)事項完成后，聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)及時整理相關(guān)資料，總結(jié)聯(lián)絡(luò)工作經(jīng)驗教訓(xùn)，撰寫《外部聯(lián)絡(luò)工作報告》。2.《外部聯(lián)絡(luò)工作報告》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至相關(guān)職能部門備案。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)合作、合同簽訂等事項的聯(lián)絡(luò)工作，應(yīng)將相關(guān)資料歸檔保存，以備查閱。四、信息管理（一）信息收集1.在外部聯(lián)絡(luò)過程中，聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)主動收集與公司/組織相關(guān)的各類信息，包括市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、競爭對手信息等。2.對于來自外部機(jī)構(gòu)及個人的重要信息，應(yīng)及時進(jìn)行整理和分析，并向相關(guān)部門反饋。（二）信息共享1.建立外部聯(lián)絡(luò)信息共享機(jī)制，各部門之間應(yīng)及時共享聯(lián)絡(luò)工作中獲取的有價值信息。2.信息共享應(yīng)遵循保密原則，確保信息的安全和合法使用。（三）信息保密1.嚴(yán)格遵守公司/組織的保密制度，對在外部聯(lián)絡(luò)過程中知悉的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密及其他敏感信息予以保密。2.未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得向任何第三方泄露相關(guān)信息。3.在使用外部聯(lián)絡(luò)信息時，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和可靠性，避免因信息錯誤或不當(dāng)使用給公司/組織造成損失。五、溝通協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)1.加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)調(diào)，建立定期的溝通會議制度，及時解決外部聯(lián)絡(luò)工作中出現(xiàn)的問題。2.各部門在外部聯(lián)絡(luò)過程中應(yīng)相互支持、密切配合，形成工作合力。3.對于涉及多個部門的外部聯(lián)絡(luò)事項，應(yīng)明確牽頭部門和協(xié)同部門，共同制定聯(lián)絡(luò)策略和工作計劃。（二）外部溝通協(xié)調(diào)1.與外部機(jī)構(gòu)及個人保持良好的溝通合作關(guān)系，尊重對方的意見和建議，及時回應(yīng)對方的關(guān)切。2.在溝通協(xié)調(diào)過程中，應(yīng)注重方式方法，講究溝通技巧，避免因溝通不暢引發(fā)矛盾和糾紛。3.對于外部機(jī)構(gòu)及個人提出的不合理要求，應(yīng)依法依規(guī)予以拒絕，并做好解釋說明工作。六、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.在外部聯(lián)絡(luò)過程中，對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于法律風(fēng)險、商業(yè)風(fēng)險、信用風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，評估風(fēng)險的等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如簽訂合同條款、購買保險、加強(qiáng)信用管理等。2.對于重大風(fēng)險事項，應(yīng)及時向公司/組織高層匯報，并協(xié)同相關(guān)部門共同研究應(yīng)對方案。3.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全外部聯(lián)絡(luò)工作監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門的聯(lián)絡(luò)工作進(jìn)行檢查和抽查。2.監(jiān)督內(nèi)容包括聯(lián)絡(luò)流程的執(zhí)行情況、信息管理情況、溝通協(xié)調(diào)情況、風(fēng)險管理情況等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核制度1.制定外部聯(lián)絡(luò)工作考核指標(biāo)體系，對各部門及聯(lián)絡(luò)人員的工作績效進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括聯(lián)絡(luò)工作的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、客戶滿意度等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對未達(dá)標(biāo)的