報銷憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司報銷憑證的管理，規(guī)范報銷行為，確保公司財務支出的真實性、合法性、合理性，提高財務管理效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在執(zhí)行公務過程中發(fā)生的各類費用報銷。（三）基本原則1.真實性原則：報銷憑證必須真實反映經濟業(yè)務的實際發(fā)生情況，不得偽造、變造。2.合法性原則：報銷憑證應符合國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定。3.合理性原則：報銷費用應與公司業(yè)務相關，具有合理的支出依據。4.完整性原則：報銷憑證應具備完整的要素，包括發(fā)票、收據、審批單等，缺一不可。二、報銷憑證的種類及要求（一）發(fā)票1.基本要求發(fā)票必須是由稅務機關統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票內容應填寫完整，包括發(fā)票抬頭（公司全稱）、日期、購買方納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數量、單價、金額、稅率、稅額等。發(fā)票字跡應清晰，不得涂改、刮擦、挖補。如有錯誤，應按照規(guī)定由出具單位重開或者更正，更正處應加蓋出具單位印章。2.特殊情況處理對于增值稅專用發(fā)票，應在規(guī)定的認證期限內進行認證抵扣。取得的發(fā)票如為電子發(fā)票，應確保其真實性，并可通過國家稅務總局全國增值稅發(fā)票查驗平臺進行查驗。（二）收據1.行政事業(yè)性收費收據：由財政部門監(jiān)制，用于收取行政事業(yè)性收費等非稅收入。2.內部收據：用于公司內部之間的往來結算，如員工借款、押金等。內部收據應加蓋公司財務專用章，并注明用途、金額、日期等信息。（三）其他憑證1.差旅費報銷單：用于報銷出差期間的交通、住宿、餐飲等費用。應詳細填寫出差日期、地點、事由、各項費用明細及金額等，并由出差人員簽字確認。2.業(yè)務招待費報銷審批單：用于報銷業(yè)務招待費用。應注明招待日期、地點、招待對象、事由、金額等信息，并經相關領導審批。3.辦公用品清單：購買辦公用品時，應附詳細的辦公用品清單，注明名稱、規(guī)格、數量、單價、金額等信息，并加蓋銷售單位印章。三、報銷憑證的取得與審核（一）取得要求1.員工在辦理業(yè)務過程中，應主動向對方索取合法有效的報銷憑證。2.對于應取得發(fā)票而未取得的，原則上不得報銷。如因特殊原因無法取得發(fā)票的，應提供其他合法有效的證明材料，并經財務部門審核同意后方可報銷。（二）審核要點1.形式審核審核報銷憑證的真實性、完整性、合法性，包括發(fā)票的真?zhèn)?、印章是否齊全、內容是否完整等。審核報銷憑證的填寫是否規(guī)范，如字跡是否清晰、項目是否齊全、金額是否準確等。2.內容審核審核報銷費用是否與公司業(yè)務相關，是否符合公司的費用報銷標準。審核報銷憑證的審批流程是否完整，是否有相關領導的簽字批準。3.合規(guī)性審核審核報銷憑證是否符合國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定，如發(fā)票的開具是否符合稅收法規(guī)等。四、報銷流程（一）填寫報銷單1.員工按照規(guī)定的格式填寫報銷單，將報銷憑證粘貼在報銷單背面，并注明報銷事由、金額等信息。2.對于多張報銷憑證的，應按照費用類別進行分類粘貼，并在報銷單上分別注明各項費用的金額及合計金額。（二）部門負責人審批1.員工所在部門負責人對報銷事項的真實性、合理性進行審核，并簽署審批意見。2.部門負責人應重點審核報銷費用是否與本部門業(yè)務相關，是否符合公司的費用報銷標準。（三）財務部門審核1.財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，并對報銷金額進行核對。2.財務部門審核發(fā)現問題的，應及時與報銷人員溝通，要求其補充或更正相關憑證。（四）領導審批1.根據公司的審批權限，報銷單經財務部門審核后，報相關領導審批。2.領導審批同意的，報銷單交財務部門辦理報銷手續(xù)；領導審批不同意的，報銷單退回報銷人員，并說明原因。（五）報銷支付1.財務部門根據領導審批后的報銷單，按照公司的財務制度和支付流程進行報銷支付。2.報銷支付方式包括現金支付、銀行轉賬等。對于超過一定金額的報銷，原則上應采用銀行轉賬方式支付。五、報銷憑證的粘貼與保管（一）粘貼要求1.報銷憑證應按照從左到右、從上到下的順序進行粘貼，確保整齊、牢固。2.對于發(fā)票等較大的憑證，可采用魚鱗式粘貼法，將憑證依次錯開粘貼，露出左上角以便于查閱。3.粘貼憑證時，應使用膠水或膠棒，不得使用訂書釘、回形針等，以免損壞憑證。（二）保管要求1.財務部門應指定專人負責報銷憑證的保管，確保憑證的安全、完整。2.報銷憑證應按照年度、月份進行分類整理，裝訂成冊，并建立電子檔案。3.報銷憑證的保管期限應按照國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定執(zhí)行，一般為10年。保管期滿后，經公司領導批準，可按照規(guī)定進行銷毀。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門應定期對報銷憑證的管理情況進行審計，檢查報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及報銷流程的執(zhí)行情況。（二）財務檢查財務部門應定期對報銷憑證進行自查，發(fā)現問題及時整改，并向上級領導報告。（三）違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定的報銷行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于拒絕報銷、追回已報銷款項、對相關責任人進行批評教育或紀律處分等。對于涉嫌違法犯罪的行為，將依法移送司法機關處理