律協(xié)材料管理辦法一、總則（一）目的為加強律師協(xié)會（以下簡稱“律協(xié)”）材料管理，規(guī)范材料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保律協(xié)各項工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合律協(xié)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于律協(xié)機關(guān)及所屬各部門在履行職責過程中形成的各類材料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則律協(xié)材料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責，確保材料的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法依規(guī)原則材料管理工作應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保管理工作合法合規(guī)。3.真實準確原則材料應(yīng)真實反映律協(xié)工作實際情況，內(nèi)容準確無誤，嚴禁虛假和不實材料進入管理流程。4.方便利用原則在確保材料安全的前提下，應(yīng)充分考慮材料利用的便利性，提高工作效率，為律協(xié)各項工作提供有力支持。二、材料分類與編號（一）材料分類1.綜合管理類包括律協(xié)章程、理事會決議、常務(wù)理事會決議、會長辦公會紀要、年度工作計劃與總結(jié)、各類規(guī)章制度、人員任免文件、財務(wù)報表等。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)類涉及律師業(yè)務(wù)培訓資料、業(yè)務(wù)研討會議材料、業(yè)務(wù)規(guī)范文件、案例選編、業(yè)務(wù)調(diào)研成果等。3.會員管理類涵蓋會員入會申請材料、會員信息檔案、會員年度考核材料、會員獎懲記錄、會員活動組織材料等。4.行業(yè)交流類包含與其他律師協(xié)會、法律行業(yè)組織的交流合作文件、往來信函、會議材料等。5.投訴受理與處理類有關(guān)律師投訴的受理登記材料、調(diào)查取證材料、處理決定文件等。6.宣傳推廣類律協(xié)宣傳資料、新聞稿件、活動照片與視頻、宣傳報道檔案等。（二）編號規(guī)則1.材料編號采用8位數(shù)字編碼，前4位表示年份，后4位為順序號。例如，20230001表示2023年產(chǎn)生的第1份材料。2.不同類別材料在編號前加類別代碼區(qū)分。綜合管理類代碼為“ZG”，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類代碼為“YD”，會員管理類代碼為“HY”，行業(yè)交流類代碼為“JL”，投訴受理與處理類代碼為“TS”，宣傳推廣類代碼為“XC”。如“ZG20230001”表示2023年綜合管理類第1份材料。三、材料收集（一）收集責任1.各部門負責本部門在工作中形成材料的收集，并指定專人負責此項工作。2.涉及多個部門共同完成的工作，由牽頭部門負責組織相關(guān)部門收集材料，并匯總整理。（二）收集要求1.材料形成部門應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的材料進行整理，向負責收集的部門或人員移交。2.收集的材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署手續(xù)完備。3.對于電子材料，應(yīng)確保其存儲格式通用、易于讀取，并按照規(guī)定進行命名和分類存儲。（三）特殊材料收集1.對于重要會議、活動產(chǎn)生的材料，相關(guān)部門應(yīng)在會議或活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成收集，并及時移交。2.涉及律師權(quán)益保障、行業(yè)重大事件等特殊材料，應(yīng)特事特辦，優(yōu)先收集，確保材料的時效性和完整性。四、材料整理（一）整理原則1.遵循材料形成的規(guī)律和特點，保持材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理按照材料分類標準，將收集到的材料進行分類，同類材料集中在一起。2.裝訂編目對紙張材料進行裝訂，去除金屬物，破損材料應(yīng)進行修補或復(fù)制。同時，編制材料目錄，注明材料編號、名稱、日期、來源等信息。3.電子材料整理對電子材料進行分類存儲，建立電子文件夾結(jié)構(gòu)，按照類別和時間順序命名文件，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。五、材料歸檔（一）歸檔范圍1.符合本辦法規(guī)定的各類材料，均應(yīng)及時歸檔。2.對于臨時性工作或項目產(chǎn)生的材料，在工作結(jié)束后，應(yīng)按照要求進行整理歸檔。（二）歸檔時間1.一般材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重要會議、活動材料應(yīng)在會議或活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔程序1.材料整理人員對整理好的材料進行自查，確保材料齊全、整理規(guī)范后，填寫《材料歸檔清單》，一式兩份，一份隨材料歸檔，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案管理人員對歸檔材料進行審核，審核無誤后，辦理歸檔手續(xù)，將材料存入檔案庫，并在《材料歸檔清單》上簽字確認。六、材料保管（一）保管場所1.律協(xié)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫，用于存放各類材料。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防污染等條件。2.檔案庫應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等，確保材料保管環(huán)境安全適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)材料應(yīng)按照類別和年度順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子材料應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存放在不同地點，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.律協(xié)材料保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的材料主要包括律協(xié)章程、重要會議決議、涉及律師行業(yè)重大權(quán)益和發(fā)展的文件等。3.長期保管的材料保管期限為[X]年，一般為重要業(yè)務(wù)文件、會員管理重要資料等。4.短期保管的材料保管期限為[X]年，主要是一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性工作材料等。（四）定期盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對材料進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點內(nèi)容包括材料的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施處理。3.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《材料盤點報告》，報告材料盤點情況及存在的問題和處理建議。七、材料利用（一）利用范圍1.律協(xié)會員因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱相關(guān)材料。2.司法行政機關(guān)、其他相關(guān)部門因工作需要，經(jīng)律協(xié)批準后，可查閱有關(guān)材料。3.因涉及訴訟、仲裁等法律事務(wù)，當事人或其代理人經(jīng)律協(xié)同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)后，可查閱相關(guān)材料。（二）利用手續(xù)1.會員查閱、借閱材料，應(yīng)填寫《材料查閱申請表》或《材料借閱申請表》，注明查閱或借閱的材料名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理人員辦理。2.司法行政機關(guān)、其他相關(guān)部門查閱材料，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)律協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員陪同查閱。3.當事人或其代理人查閱材料，應(yīng)提交相關(guān)法律文書和授權(quán)委托書，經(jīng)律協(xié)審核同意后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱材料應(yīng)在檔案庫指定地點進行，不得擅自將材料帶出檔案庫。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。2.借閱材料期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管材料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.利用材料過程中，如發(fā)現(xiàn)材料有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)及時報告檔案管理人員，并按照規(guī)定進行賠償。八、材料鑒定與銷毀（一）鑒定組織律協(xié)成立材料鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家和相關(guān)部門負責人組成，負責對達到保管期限的材料進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)材料的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對材料進行全面評估。2.對于已失去保存價值的材料，可鑒定為銷毀范圍；對于仍有一定參考價值的材料，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.材料鑒定小組對擬銷毀的材料進行審核，形成《材料銷毀清單》，注明材料名稱、編號、數(shù)量、鑒定意見等信息。2.《材料銷毀清單》經(jīng)律協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員負責組織實施銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，可采用拍照、錄像等方式留存證據(jù)。銷毀記錄應(yīng)與《材料銷毀清單》一并歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.律協(xié)設(shè)立材料管理監(jiān)督崗位，負責對材料管理工作進行日常監(jiān)督檢查。2.定期對材料管理工作進行內(nèi)部審計，檢查材料管理的合規(guī)性、完整性和安全性。（二）檢查內(nèi)容1.材料收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。2.材料管理人員是否履行職責，工作是否規(guī)范。3.材料