政府收文管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)政府收文管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和安全性，提高工作效率，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本政府實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于政府各部門(mén)、各直屬機(jī)構(gòu)及下屬單位收到的各類(lèi)文件、函件、資料等的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行收文管理。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保收文信息準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)處理，不延誤工作。3.安全保密原則：妥善保管收文，防止文件丟失、泄露，確保信息安全。4.高效便捷原則：優(yōu)化收文流程，提高工作效率，方便文件的流轉(zhuǎn)和處理。二、收文渠道與登記（一）收文渠道1.機(jī)要交換：通過(guò)政府系統(tǒng)內(nèi)部的機(jī)要交換站接收文件。2.郵政快遞：接收郵政部門(mén)投遞的文件。3.專(zhuān)人送達(dá)：由上級(jí)部門(mén)或其他單位專(zhuān)人送來(lái)的文件。4.電子公文系統(tǒng)：通過(guò)政府電子公文傳輸平臺(tái)接收的電子文件。（二）收文登記1.登記內(nèi)容：收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、承辦部門(mén)等。2.登記方式：采用紙質(zhì)登記薄或電子登記系統(tǒng)進(jìn)行登記。紙質(zhì)登記薄應(yīng)使用統(tǒng)一格式，電子登記系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。3.登記要求：收文登記人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件信息，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確完整。登記后，應(yīng)及時(shí)將文件移送相關(guān)部門(mén)或人員處理。三、文件簽收與拆封（一）簽收1.簽收人員：機(jī)要交換文件由機(jī)要人員簽收，郵政快遞文件由收發(fā)室人員簽收，專(zhuān)人送達(dá)文件由指定人員簽收，電子公文系統(tǒng)文件由系統(tǒng)管理員簽收。2.簽收要求：簽收人員應(yīng)在收到文件時(shí)，當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文件數(shù)量、封裝情況等，確認(rèn)無(wú)誤后在送文清單或投遞單上簽字。如發(fā)現(xiàn)文件數(shù)量不符、封裝破損等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與送文單位聯(lián)系，并做好記錄。（二）拆封1.拆封人員：一般由辦公室機(jī)要人員或指定人員負(fù)責(zé)拆封。密級(jí)文件應(yīng)由機(jī)要人員在機(jī)要室拆封。2.拆封要求：拆封時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，避免損壞文件。拆封后，應(yīng)將文件取出，檢查文件內(nèi)容是否齊全，有無(wú)缺頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與送文單位聯(lián)系。四、文件傳閱（一）傳閱范圍確定根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確具體，避免文件隨意傳閱。（二）傳閱方式1.紙質(zhì)傳閱：將文件放置在專(zhuān)門(mén)的傳閱夾內(nèi)，按照傳閱順序依次傳遞給相關(guān)人員。傳閱人員應(yīng)在傳閱單上簽字，注明傳閱日期。2.電子傳閱：通過(guò)電子公文系統(tǒng)或其他辦公軟件，將文件發(fā)送給相關(guān)人員進(jìn)行傳閱。傳閱人員應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收、批注等操作。（三）傳閱跟蹤與催辦1.傳閱跟蹤：辦公室機(jī)要人員應(yīng)定期跟蹤文件傳閱情況，掌握文件的傳閱進(jìn)度，確保文件及時(shí)傳遞給相關(guān)人員。2.催辦：對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，機(jī)要人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催辦，提醒傳閱人員盡快處理文件，避免延誤工作。五、文件承辦（一）承辦部門(mén)確定根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，確定文件的承辦部門(mén)。承辦部門(mén)應(yīng)明確具體的承辦人員，負(fù)責(zé)文件的具體辦理工作。（二）承辦要求1.及時(shí)辦理：承辦人員應(yīng)在收到文件后，及時(shí)進(jìn)行處理，不得拖延。對(duì)于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先辦理。2.認(rèn)真負(fù)責(zé)：承辦人員應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，準(zhǔn)確理解文件要求，按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行辦理。辦理結(jié)果應(yīng)符合政策法規(guī)和工作實(shí)際。3.反饋結(jié)果：承辦部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件辦理結(jié)果反饋給發(fā)文機(jī)關(guān)或相關(guān)部門(mén)。反饋結(jié)果應(yīng)包括辦理情況、處理意見(jiàn)、存在問(wèn)題等。六、文件催辦與督辦（一）催辦1.催辦對(duì)象：對(duì)于超過(guò)規(guī)定辦理期限仍未反饋辦理結(jié)果的文件，應(yīng)進(jìn)行催辦。催辦對(duì)象包括承辦部門(mén)和承辦人員。2.催辦方式：催辦可采用電話催辦、書(shū)面催辦等方式。催辦時(shí)應(yīng)明確催辦事項(xiàng)、要求和期限，提醒承辦人員盡快辦理。（二）督辦1.督辦主體：對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，由辦公室或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行督辦。2.督辦措施：督辦人員應(yīng)定期了解文件辦理進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決辦理過(guò)程中存在的問(wèn)題。對(duì)于辦理不力的部門(mén)和人員，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并追究相關(guān)責(zé)任。七、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括上級(jí)黨委、政府及部門(mén)下發(fā)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)文件：包括本機(jī)關(guān)制發(fā)的各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)文件：包括下級(jí)單位上報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.其他文件：包括與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的各類(lèi)文件、資料、函件等。（二）歸檔要求1.齊全完整：歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等。2.分類(lèi)準(zhǔn)確：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，確保歸檔文件分類(lèi)準(zhǔn)確，便于查找和利用。3.裝訂規(guī)范：歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊美觀。裝訂時(shí)應(yīng)注意不要損壞文件內(nèi)容。4.編目清晰：歸檔文件應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括文件編號(hào)、日期、標(biāo)題、文號(hào)、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)等。目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查閱。（三）保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定文件的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限一般為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件，應(yīng)短期保管。保管期限一般為1年至15年。（四）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案室，配備檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、備份和管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，確保檔案信息的一致性和完整性。八、文件查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍：本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要，可查閱本機(jī)關(guān)歸檔的文件。查閱范圍應(yīng)根據(jù)工作需要和文件保密規(guī)定確定。2.查閱程序：查閱人員應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱文件的名稱、文號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在查閱登記薄上簽字。（二）借閱1.借閱范圍：因特殊情況需要借閱本機(jī)關(guān)歸檔文件的，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍。借閱對(duì)象一般為本機(jī)關(guān)工作人員，確因工作需要外單位人員借閱的，應(yīng)經(jīng)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱程序：借閱人員應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、文號(hào)、借閱期限等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱時(shí)，應(yīng)向檔案室工作人員交付借閱押金或提供有效擔(dān)保。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件，并在借閱登記薄上簽字。檔案室工作人員應(yīng)檢查歸還文件的完整性，如發(fā)現(xiàn)文件損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。九、文件保密與銷(xiāo)毀（一）保密1.保密制度：建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件保密工作的管理。2.保密措施：對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。文件的制作、傳遞、使用、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。（二）銷(xiāo)毀1.銷(xiāo)毀范圍：對(duì)已超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀程序：銷(xiāo)毀文件應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀文件的名稱、文號(hào)、數(shù)量等，經(jīng)