護(hù)照臺(tái)賬管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織護(hù)照管理，規(guī)范護(hù)照申請(qǐng)、使用、保管等流程，確保護(hù)照的安全與有效使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及護(hù)照使用的部門和人員。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)護(hù)照管理的法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保護(hù)照信息安全，防止護(hù)照遺失、被盜用等情況發(fā)生。3.規(guī)范使用原則：明確護(hù)照申請(qǐng)、審批、使用流程，確保護(hù)照使用符合規(guī)定用途。二、護(hù)照申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要出國(guó)（境）進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)、會(huì)議等。2.符合國(guó)家及公司/組織規(guī)定的其他出國(guó)（境）事由。（二）申請(qǐng)材料1.填寫(xiě)完整的《護(hù)照申請(qǐng)表》，需如實(shí)提供個(gè)人信息、出國(guó)（境）事由、行程安排等內(nèi)容。2.近期免冠照片（符合護(hù)照辦理要求）。3.有效身份證明文件，如身份證等。4.根據(jù)出國(guó)（境）事由提供相關(guān)證明材料，如邀請(qǐng)函、培訓(xùn)通知、會(huì)議安排等。（三）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《護(hù)照申請(qǐng)表》，并準(zhǔn)備好相關(guān)申請(qǐng)材料，提交至所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，確認(rèn)出國(guó)（境）事由真實(shí)合理，申請(qǐng)人信息無(wú)誤后，簽署審核意見(jiàn)并提交至公司/組織外事管理部門。3.外事管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審核出國(guó)（境）事由與公司/組織業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性、行程安排的合理性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，外事管理部門將申請(qǐng)材料統(tǒng)一提交至當(dāng)?shù)爻鋈刖彻芾頇C(jī)構(gòu)辦理護(hù)照。（四）審批權(quán)限1.部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門員工護(hù)照申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核出國(guó)（境）事由與本部門工作的相關(guān)性及申請(qǐng)材料的完整性。2.外事管理部門負(fù)責(zé)對(duì)所有護(hù)照申請(qǐng)進(jìn)行綜合審核，并報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體業(yè)務(wù)情況及相關(guān)規(guī)定，對(duì)護(hù)照申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。三、護(hù)照領(lǐng)取與發(fā)放（一）領(lǐng)取方式1.護(hù)照辦理完成后，由外事管理部門指定專人前往當(dāng)?shù)爻鋈刖彻芾頇C(jī)構(gòu)領(lǐng)取。2.領(lǐng)取人需攜帶有效身份證件，在領(lǐng)取時(shí)仔細(xì)核對(duì)護(hù)照信息，確保護(hù)照內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。（二）發(fā)放流程1.外事管理部門在領(lǐng)取護(hù)照后，及時(shí)通知申請(qǐng)人前來(lái)領(lǐng)取。2.申請(qǐng)人領(lǐng)取護(hù)照時(shí)，需在《護(hù)照領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。3.外事管理部門對(duì)護(hù)照領(lǐng)取情況進(jìn)行登記備案，記錄護(hù)照領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人姓名、護(hù)照號(hào)碼等信息。四、護(hù)照使用與登記（一）使用范圍護(hù)照僅限用于經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)的出國(guó)（境）活動(dòng)，不得用于其他非批準(zhǔn)用途。（二）使用登記1.申請(qǐng)人在每次使用護(hù)照前，需填寫(xiě)《護(hù)照使用登記表》，詳細(xì)記錄使用時(shí)間、前往國(guó)家（地區(qū)）、事由、預(yù)計(jì)返回日期等信息。2.《護(hù)照使用登記表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)外事管理部門備案。3.外事管理部門定期對(duì)護(hù)照使用情況進(jìn)行檢查，確保護(hù)照使用符合規(guī)定用途及行程安排。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因需要變更護(hù)照使用行程，申請(qǐng)人需提前向部門負(fù)責(zé)人及外事管理部門報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。2.變更情況需在《護(hù)照使用登記表》上詳細(xì)記錄，并重新報(bào)外事管理部門備案。五、護(hù)照保管與安全（一）保管責(zé)任1.護(hù)照領(lǐng)取后，由申請(qǐng)人負(fù)責(zé)妥善保管，確保護(hù)照安全。2.如因工作需要，護(hù)照需統(tǒng)一交由公司/組織指定部門或?qū)Ｈ吮９艿?，保管部門或人員需承擔(dān)相應(yīng)的保管責(zé)任。（二）保管要求1.護(hù)照應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、專用文件柜等，防止護(hù)照遺失、被盜用或損壞。2.不得將護(hù)照隨意借給他人使用，如遇特殊情況確需借用的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。3.如發(fā)現(xiàn)護(hù)照遺失或被盜用，應(yīng)立即向公司/組織外事管理部門報(bào)告，并及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案。（三）安全檢查1.外事管理部門定期對(duì)護(hù)照保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括護(hù)照存放位置、保管措施、使用登記情況等。2.如發(fā)現(xiàn)護(hù)照保管存在安全隱患或使用登記不規(guī)范等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。六、護(hù)照延期與換發(fā)（一）延期條件1.護(hù)照有效期不足6個(gè)月，且預(yù)計(jì)出國(guó)（境）日期在護(hù)照有效期之后。2.因簽證頁(yè)即將用完等原因需要延期的。（二）延期申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《護(hù)照延期申請(qǐng)表》，并提交原護(hù)照及相關(guān)證明材料。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初步審核，簽署審核意見(jiàn)后提交至外事管理部門。3.外事管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，外事管理部門將申請(qǐng)材料統(tǒng)一提交至當(dāng)?shù)爻鋈刖彻芾頇C(jī)構(gòu)辦理護(hù)照延期手續(xù)。（三）換發(fā)條件1.護(hù)照有效期已滿。2.護(hù)照簽證頁(yè)用完。3.護(hù)照嚴(yán)重?fù)p壞無(wú)法使用。4.護(hù)照遺失或被盜用后補(bǔ)發(fā)的新護(hù)照。（四）換發(fā)申請(qǐng)流程換發(fā)護(hù)照申請(qǐng)流程與新護(hù)照申請(qǐng)流程基本一致，申請(qǐng)人需填寫(xiě)《護(hù)照換發(fā)申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，按照申請(qǐng)、審核、審批、辦理的流程進(jìn)行操作。七、護(hù)照注銷與歸檔（一）注銷條件1.護(hù)照有效期已滿且不再使用。2.護(hù)照遺失或被盜用后已補(bǔ)發(fā)新護(hù)照，原護(hù)照需注銷。3.因其他原因不再需要使用護(hù)照的。（二）注銷申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫(xiě)《護(hù)照注銷申請(qǐng)表》，并提交原護(hù)照。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，簽署審核意見(jiàn)后提交至外事管理部門。3.外事管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，外事管理部門將原護(hù)照統(tǒng)一提交至當(dāng)?shù)爻鋈刖彻芾頇C(jī)構(gòu)辦理注銷手續(xù)。（三）歸檔管理1.護(hù)照注銷后，外事管理部門將相關(guān)申請(qǐng)材料及注銷證明進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.歸檔材料包括《護(hù)照申請(qǐng)表》、《護(hù)照領(lǐng)取登記表》、《護(hù)照使用登記表》、《護(hù)照延期申請(qǐng)表》、《護(hù)照換發(fā)申請(qǐng)表》、《護(hù)照注銷申請(qǐng)表》、原護(hù)照及相關(guān)證明材料等。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立護(hù)照管理監(jiān)督小組，由外事管理部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)護(hù)照管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組有權(quán)查閱護(hù)照申請(qǐng)、使用、保管等相關(guān)資料，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理措施