意向訂單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司意向訂單的管理流程，提高訂單處理效率，確保公司業(yè)務(wù)的順利開展，保障公司與客戶的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及意向訂單的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于銷售部門接收的客戶意向訂單、采購部門收到的供應(yīng)商意向訂單等。（三）基本原則1.合法性原則：意向訂單的管理必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：訂單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程受阻或產(chǎn)生糾紛。3.及時性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時處理意向訂單，確保訂單流轉(zhuǎn)順暢，不延誤業(yè)務(wù)進(jìn)展。4.保密性原則：對于涉及商業(yè)機(jī)密、客戶隱私等信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、意向訂單的定義與識別（一）定義意向訂單是指客戶或供應(yīng)商表達(dá)了對公司產(chǎn)品或服務(wù)有購買或供應(yīng)意向，但尚未正式簽訂具有法律效力合同的初步約定。它通常包含了產(chǎn)品或服務(wù)的基本信息、數(shù)量、價格意向、交貨時間等關(guān)鍵要素。（二）識別要點(diǎn)1.客戶或供應(yīng)商通過口頭、書面、郵件、電話等方式明確表達(dá)了購買或供應(yīng)的意愿。2.提及了公司產(chǎn)品或服務(wù)的具體內(nèi)容、規(guī)格、數(shù)量等關(guān)鍵信息。3.涉及到價格意向或大致的交易金額范圍。4.有關(guān)于交貨時間、地點(diǎn)等初步安排的表述。三、意向訂單的接收與記錄（一）接收渠道1.銷售部門：通過銷售人員與客戶的溝通，接收客戶的意向訂單。銷售人員應(yīng)及時將意向訂單信息反饋至部門內(nèi)部的訂單管理崗位。2.采購部門：采購人員從供應(yīng)商處獲取意向訂單后，同樣需及時傳遞給部門內(nèi)負(fù)責(zé)訂單管理的人員。3.其他渠道：如公司官網(wǎng)、電商平臺等渠道收到的意向訂單線索，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)并轉(zhuǎn)化為意向訂單，再按照上述流程進(jìn)行處理。（二）記錄內(nèi)容1.訂單編號：為每個意向訂單賦予唯一的編號，以便于跟蹤和管理。編號規(guī)則應(yīng)保持一致性和系統(tǒng)性，例如可以采用年份+月份+流水號的形式。2.客戶或供應(yīng)商信息：包括名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、地址等詳細(xì)信息。3.產(chǎn)品或服務(wù)信息：描述產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等具體內(nèi)容。4.價格意向：記錄客戶期望的價格或供應(yīng)商提供的價格范圍。5.交貨時間與地點(diǎn)：明確預(yù)計的交貨時間和交貨地點(diǎn)。6.訂單來源：注明訂單是通過何種方式接收的，如電話、郵件、面對面溝通等。7.備注信息：記錄與訂單相關(guān)的其他重要事項(xiàng)，如特殊要求、客戶關(guān)注點(diǎn)等。（三）記錄方式采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行記錄。電子文檔應(yīng)存儲在公司統(tǒng)一的訂單管理系統(tǒng)中，便于查詢、統(tǒng)計和分析；紙質(zhì)文檔應(yīng)按照日期順序進(jìn)行整理歸檔，妥善保存，以備后續(xù)查閱。四、意向訂單的評估與審核（一）評估內(nèi)容1.客戶或供應(yīng)商的信用狀況：通過信用評級機(jī)構(gòu)、銀行征信報告、過往交易記錄等渠道，評估客戶或供應(yīng)商的信用風(fēng)險，確保其具備履行合同的能力和意愿。2.訂單的可行性：分析訂單所涉及的產(chǎn)品或服務(wù)是否在公司的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平范圍內(nèi)，是否符合公司的業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略。3.價格合理性：對比市場同類產(chǎn)品或服務(wù)的價格水平，評估意向訂單中的價格是否具有競爭力，是否能夠保證公司的合理利潤。4.交貨期要求：判斷公司現(xiàn)有的生產(chǎn)計劃和資源配置能否滿足訂單的交貨時間要求，如有必要，需協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行產(chǎn)能調(diào)整或資源調(diào)配。（二）審核流程1.意向訂單接收后，訂單管理崗位應(yīng)首先對訂單信息進(jìn)行初步整理和核對，確保記錄完整、準(zhǔn)確。2.將意向訂單連同相關(guān)評估資料提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對訂單進(jìn)行全面評估，重點(diǎn)關(guān)注訂單的可行性和對部門業(yè)績的影響。3.涉及多個部門協(xié)作的意向訂單，如銷售與生產(chǎn)、采購與銷售等，需組織跨部門會議進(jìn)行討論和審核。各部門應(yīng)就訂單中的相關(guān)問題發(fā)表意見，共同協(xié)商解決方案，確保訂單能夠順利執(zhí)行。4.對于重大意向訂單或存在潛在風(fēng)險的訂單，需提交公司管理層進(jìn)行最終審批。管理層應(yīng)綜合考慮公司的整體利益、戰(zhàn)略規(guī)劃以及風(fēng)險承受能力，做出決策。（三）審核結(jié)果處理1.審核通過的意向訂單，進(jìn)入訂單跟蹤與處理環(huán)節(jié)。2.審核不通過的意向訂單，訂單管理崗位應(yīng)及時與客戶或供應(yīng)商溝通，說明原因，并根據(jù)具體情況決定是否終止合作或協(xié)商調(diào)整訂單條款。五、意向訂單的跟蹤與處理（一）跟蹤責(zé)任1.對于已審核通過的意向訂單，由訂單管理崗位指定專人負(fù)責(zé)跟蹤。跟蹤人員應(yīng)定期與客戶或供應(yīng)商溝通，及時了解訂單進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問題。2.銷售部門的跟蹤人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注客戶需求的變化、競爭對手動態(tài)等信息，及時調(diào)整銷售策略，確保訂單能夠順利轉(zhuǎn)化為正式合同。3.采購部門的跟蹤人員應(yīng)密切與供應(yīng)商聯(lián)系，督促其按時、按質(zhì)、按量準(zhǔn)備貨物，確保原材料供應(yīng)的穩(wěn)定性。4.生產(chǎn)部門的跟蹤人員應(yīng)根據(jù)訂單交貨時間要求，合理安排生產(chǎn)計劃，確保產(chǎn)品按時生產(chǎn)完成。（二）溝通協(xié)調(diào)1.跟蹤人員應(yīng)定期向訂單管理崗位匯報訂單跟蹤情況，形成書面報告。報告內(nèi)容應(yīng)包括訂單進(jìn)展、存在問題、解決方案以及下一步工作計劃等。2.當(dāng)訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題時，跟蹤人員應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同制定解決方案。如涉及價格調(diào)整、交貨期變更等重大問題，需按照公司的審批流程進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)與客戶或供應(yīng)商的溝通，及時反饋訂單執(zhí)行情況，聽取對方意見和建議，提高客戶滿意度，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）訂單變更處理1.如客戶或供應(yīng)商提出訂單變更要求，跟蹤人員應(yīng)詳細(xì)記錄變更內(nèi)容，并及時提交給訂單管理崗位。2.訂單管理崗位組織相關(guān)部門對變更內(nèi)容進(jìn)行評估，判斷變更對公司業(yè)務(wù)的影響程度。如變更涉及價格、交貨期、產(chǎn)品規(guī)格等關(guān)鍵條款，需重新進(jìn)行審核和審批。3.根據(jù)評估和審批結(jié)果，與客戶或供應(yīng)商協(xié)商確定變更后的訂單條款，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更單。六、意向訂單的轉(zhuǎn)化與合同簽訂（一）轉(zhuǎn)化條件1.意向訂單經(jīng)過評估、審核通過，且在跟蹤過程中未出現(xiàn)重大問題，雙方就訂單條款達(dá)成一致意見。2.客戶或供應(yīng)商具備履行合同的能力和條件，公司也做好了相應(yīng)的生產(chǎn)、供應(yīng)準(zhǔn)備工作。（二）合同簽訂流程1.由銷售部門或采購部門負(fù)責(zé)起草合同文本，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)條款、價格、交貨時間、付款方式等關(guān)鍵要素。2.合同文本起草完成后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審查合同的合法性、合規(guī)性以及風(fēng)險防范條款，確保合同不存在法律漏洞和風(fēng)險。3.審核通過的合同文本提交給雙方授權(quán)代表進(jìn)行簽字蓋章。簽字蓋章前，應(yīng)再次核對合同條款與意向訂單的一致性，確保雙方對合同內(nèi)容無異議。4.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如銷售、采購、生產(chǎn)、財務(wù)等，以便各部門按照合同要求履行各自職責(zé)。七、意向訂單的存檔與查詢（一）存檔要求1.意向訂單在完成整個管理流程后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔內(nèi)容包括訂單原始記錄、評估資料、審核文件、跟蹤報告、合同文本等相關(guān)資料。2.電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則和存儲路徑進(jìn)行保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可檢索性。紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，標(biāo)注清晰的檔案編號和日期，存放在專門的檔案柜中。（二）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢意向訂單信息的，應(yīng)按照公司的信息查詢流程進(jìn)行申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括查詢目的、訂單編號或相關(guān)信息等。2.不同崗位人員具有不同的查詢權(quán)限。一般業(yè)務(wù)人員可查詢與其工作相關(guān)的意向訂單基本信息和跟蹤情況；部門負(fù)責(zé)人可查詢本部門意向訂單的詳細(xì)信息和審核記錄；涉及商業(yè)機(jī)密、財務(wù)信息等敏感內(nèi)容的查詢，需經(jīng)過