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充電樁公司印章使用管理制度
一、總則本公司印章是公司權(quán)力、信用的象征,具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性。為規(guī)范公司各類(lèi)印章的管理和使用,確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性,維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益,特制定本制度。本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司章程制定,適用于公司全體員工,包括各部門(mén)、各層級(jí)管理人員及普通員工,同時(shí)涉及與公司印章使用有業(yè)務(wù)往來(lái)的客戶。公司秉持“便捷、高效、安全、綠色”的企業(yè)文化,致力于為客戶提供優(yōu)質(zhì)的充電樁服務(wù)。在印章管理中,也要充分體現(xiàn)這一文化理念,做到既保障公司運(yùn)營(yíng)安全,又能高效服務(wù)客戶。公司實(shí)行扁平化管理模式,旨在減少管理層級(jí),提高信息傳遞效率和決策執(zhí)行速度。在印章管理制度的執(zhí)行過(guò)程中,也要體現(xiàn)這一管理模式的優(yōu)勢(shì),簡(jiǎn)化流程,提高效率。二、適用范圍本制度適用于公司總部及下屬各分支機(jī)構(gòu)、各部門(mén)所有印章的管理和使用。包括但不限于公司公章、法人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章以及各部門(mén)專(zhuān)用章等。對(duì)于公司因業(yè)務(wù)需要刻制的各類(lèi)印章,無(wú)論其用途和性質(zhì)如何,均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。公司客戶在與公司進(jìn)行涉及印章使用的業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí),也需遵循本制度相關(guān)規(guī)定,以保障雙方的合法權(quán)益和業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工(一)綜合管理部作為印章管理的統(tǒng)籌部門(mén),負(fù)責(zé)制定和完善印章管理制度,監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。承擔(dān)公司公章、法人章等重要印章的保管工作。審核各類(lèi)需用章文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性,確保用章事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。負(fù)責(zé)印章的刻制、銷(xiāo)毀等相關(guān)手續(xù)的辦理,以及印章使用記錄的登記和存檔工作。(二)各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)專(zhuān)用章的日常保管和使用,并指定專(zhuān)人作為印章管理員。在使用本部門(mén)專(zhuān)用章時(shí),需按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批,并做好使用記錄。配合綜合管理部做好印章管理相關(guān)工作,及時(shí)反饋印章使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。(三)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章的保管和使用,嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行操作。對(duì)涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的用章進(jìn)行審核,確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和資金安全。四、管理內(nèi)容與流程(一)印章的刻制公司因業(yè)務(wù)需要刻制印章時(shí),由需求部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng),詳細(xì)說(shuō)明印章的名稱(chēng)、用途、規(guī)格等信息,并提交綜合管理部審核。綜合管理部審核通過(guò)后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由綜合管理部統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位刻制印章。新印章刻制完成后,綜合管理部應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收,檢查印章的質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求,并做好印章的登記和備案工作。(二)印章的保管公司各類(lèi)印章應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管,保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心,確保印章的安全。公司公章、法人章等重要印章由綜合管理部專(zhuān)人保管,財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部專(zhuān)人保管,各部門(mén)專(zhuān)用章由各部門(mén)指定的印章管理員保管。印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全的地方,如保險(xiǎn)柜等,并妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼。嚴(yán)禁將印章交由他人代管或隨意放置在不安全的地方。(三)印章的使用1.用章申請(qǐng)員工因工作需要使用印章時(shí),應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》,詳細(xì)說(shuō)明用章事項(xiàng)、用章文件名稱(chēng)、用章次數(shù)等信息,并附上需用章的文件。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行審核,確保用章事項(xiàng)符合本部門(mén)業(yè)務(wù)需求和公司規(guī)定。對(duì)于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用章申請(qǐng),需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.用章審批綜合管理部對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)核,檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、文件是否合規(guī)等。對(duì)于符合要求的用章申請(qǐng),根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)的用章申請(qǐng),由綜合管理部負(fù)責(zé)人審批;重大事項(xiàng)的用章申請(qǐng),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后,印章保管人員方可為申請(qǐng)人加蓋印章。3.用章登記印章保管人員在加蓋印章前,應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記,記錄用章日期、用章事項(xiàng)、用章文件名稱(chēng)、用章人等信息。用章完畢后,印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章放回原處,并妥善保管相關(guān)文件和記錄。(四)印章的停用與銷(xiāo)毀當(dāng)公司名稱(chēng)變更、印章?lián)p壞或不再使用等情況發(fā)生時(shí),相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出印章停用申請(qǐng),報(bào)綜合管理部審核。綜合管理部審核通過(guò)后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,綜合管理部負(fù)責(zé)印章的停用和回收工作,并做好登記。對(duì)于需要銷(xiāo)毀的印章,由綜合管理部統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀,并留存相關(guān)銷(xiāo)毀證明。五、權(quán)利與義務(wù)(一)員工權(quán)利員工有權(quán)在符合公司規(guī)定的情況下,申請(qǐng)使用公司印章以開(kāi)展正常的工作業(yè)務(wù)。員工對(duì)印章使用過(guò)程中的不合理審批或管理行為,有權(quán)向綜合管理部或公司領(lǐng)導(dǎo)提出申訴。(二)員工義務(wù)員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定,如實(shí)填寫(xiě)用章申請(qǐng),不得虛報(bào)、瞞報(bào)用章事項(xiàng)。員工在使用印章過(guò)程中,應(yīng)妥善保管需用章的文件,不得丟失或損壞。未經(jīng)批準(zhǔn),員工不得擅自使用公司印章,不得將印章轉(zhuǎn)借他人,不得私自刻制與公司印章相似的印章。(三)客戶權(quán)利客戶有權(quán)要求公司按照規(guī)定的流程和要求使用印章,確保雙方簽訂的合同、協(xié)議等文件的真實(shí)性和有效性??蛻魧?duì)公司印章使用過(guò)程中的疑問(wèn),有權(quán)向公司相關(guān)部門(mén)咨詢。(四)客戶義務(wù)客戶應(yīng)積極配合公司的印章使用管理工作,提供真實(shí)、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息和文件資料。在與公司簽訂合同、協(xié)議等文件時(shí),應(yīng)仔細(xì)核對(duì)印章的真實(shí)性和文件內(nèi)容,確保雙方權(quán)益。六、監(jiān)督與考核機(jī)制(一)內(nèi)部監(jiān)督綜合管理部定期對(duì)公司印章的保管和使用情況進(jìn)行檢查,查看印章使用記錄是否完整、用章申請(qǐng)是否合規(guī)等。審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì),檢查是否存在違規(guī)用章行為,以及印章管理制度的執(zhí)行情況。各部門(mén)之間應(yīng)相互監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)違規(guī)用章行為應(yīng)及時(shí)向綜合管理部或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。(二)績(jī)效考核將印章使用管理情況納入員工績(jī)效考核體系,對(duì)嚴(yán)格遵守印章管理制度、用章工作規(guī)范的員工給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì),如績(jī)效加分、獎(jiǎng)金等。對(duì)違反印章管理制度的員工,視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰,如績(jī)效扣分、警告、罰款、辭退等。對(duì)于因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的員工,將依法追究其法律責(zé)任。(三)客戶監(jiān)督公司鼓勵(lì)客戶對(duì)印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督,如發(fā)現(xiàn)公司印章使用存在問(wèn)題,可向公司提出反饋意見(jiàn)。公司應(yīng)及時(shí)處理客戶的反饋,對(duì)客戶提出的合理建議應(yīng)積極采納,不斷完善印章管理制度。七、附則本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施,如有未盡事宜或與國(guó)家法律法規(guī)、公司章程相沖突的地方,以國(guó)家法律法規(guī)和公司章程為準(zhǔn)。本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂,綜合管理部應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際業(yè)務(wù)需求,適時(shí)對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善
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