歸檔資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織歸檔資料的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作過程中形成的各類歸檔資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)歸檔資料的集中統(tǒng)一管理，確保各類資料歸口管理，避免分散和流失。2.真實完整原則歸檔資料應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得擅自篡改、偽造或遺漏。3.分類科學(xué)原則按照資料的來源、內(nèi)容、形式等特征進行科學(xué)分類，便于資料的整理、檢索和利用。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保歸檔資料的安全，防止資料泄露、損毀或丟失。對涉及公司/組織機密的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理。二、歸檔資料的范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照文件及變更記錄。2.公司/組織章程、管理制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、重要報告等文件。3.行政公文，如請示、報告、通知、函等，以及發(fā)文和收文記錄。4.人事檔案，包括員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)資料，勞動合同、薪酬福利文件等。5.印章管理文件，如印章使用記錄、印章保管規(guī)定等。6.辦公設(shè)備采購、使用與維護記錄，辦公場地租賃、裝修等相關(guān)文件。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.市場調(diào)研資料，包括市場分析報告、競爭對手資料、客戶需求調(diào)查等。2.銷售合同、訂單、報價單、客戶信息等業(yè)務(wù)往來文件。3.采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單、驗收報告等采購相關(guān)文件。4.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、工藝文件、設(shè)備維護記錄等生產(chǎn)管理文件。5.研發(fā)項目資料，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)成果報告等。6.財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)申報資料等財務(wù)文件。7.市場營銷活動策劃方案、宣傳資料、廣告投放記錄等營銷推廣文件。（三）項目管理類1.項目立項文件，包括項目可行性研究報告、項目申請報告、立項批復(fù)等。2.項目計劃與進度管理文件，如項目進度計劃、里程碑報告、進度跟蹤記錄等。3.項目預(yù)算與成本控制文件，包括項目預(yù)算書、成本核算報表、費用報銷記錄等。4.項目質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量計劃、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量問題處理報告等。5.項目驗收文件，包括驗收申請、驗收報告、驗收證書等。（四）其他類1.公司/組織獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書、商標(biāo)注冊文件等。2.對外合作協(xié)議、合作項目資料、合作成果報告等。3.員工培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)考核資料等。4.公司/組織參加的行業(yè)會議、研討會、展會等活動的相關(guān)資料，包括會議紀(jì)要、參展資料等。5.其他具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。三、歸檔資料的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工應(yīng)在工作過程中及時形成各類歸檔資料，確保資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。資料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水書寫或打印在A4紙張上，電子文件應(yīng)采用通用格式保存，并確保數(shù)據(jù)的可讀性和可移植性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同介質(zhì)或地點，以防丟失或損壞。（二）收集責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門歸檔資料收集工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的收集、整理和初步審核，并按照規(guī)定的時間和要求將資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的歸檔資料進行統(tǒng)一接收、審核和整理，對不符合要求的資料及時退回相關(guān)部門進行補充或修正。（三）收集時間1.日常工作中形成的歸檔資料，應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大項目、重要活動等形成的歸檔資料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)完成收集整理，并移交至檔案管理部門。3.每年年終，各部門應(yīng)將本年度形成的各類歸檔資料進行全面清理和整理，于次年[X]月[X]日前移交至檔案管理部門。四、歸檔資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)歸檔資料按照本辦法第二章規(guī)定的范圍進行分類，具體分類如下：1.行政管理類公司/組織文件人事管理行政事務(wù)印章管理辦公設(shè)備與場地2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研銷售業(yè)務(wù)采購業(yè)務(wù)生產(chǎn)管理研發(fā)管理財務(wù)管理市場營銷3.項目管理類項目立項項目計劃與進度項目預(yù)算與成本項目質(zhì)量控制項目驗收4.其他類榮譽與資質(zhì)對外合作員工培訓(xùn)行業(yè)活動其他（二）編號規(guī)則1.為便于歸檔資料的管理和檢索，對每一類歸檔資料進行編號。編號采用[編號方式]，具體規(guī)則如下：一級類目代碼為[X]位數(shù)字，代表資料的大類，如“1”代表行政管理類，“2”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“3”代表項目管理類，“4”代表其他類。二級類目代碼為[X]位數(shù)字，在一級類目代碼基礎(chǔ)上細分，如“101”代表公司/組織文件，“102”代表人事管理等。三級類目代碼為[X]位數(shù)字，進一步細化二級類目，如“10101”代表公司章程，“10102”代表管理制度等。四級類目代碼為[X]位數(shù)字，用于標(biāo)識具體的歸檔資料，如“10101001”代表公司章程原件，“10101002”代表公司章程修訂版等。2.編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，不得重復(fù)或遺漏。在資料整理過程中，應(yīng)根據(jù)編號規(guī)則對資料進行編號，并在資料封面、目錄等顯著位置標(biāo)注編號。（三）裝訂與編目1.歸檔資料應(yīng)按照分類順序進行裝訂，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊牢固，便于翻閱和保存。裝訂時應(yīng)去除資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。2.對裝訂成冊的歸檔資料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括資料編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，并按照編號順序排列。目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨資料裝訂成冊，另一份單獨成冊作為檢索工具。3.對于電子歸檔資料，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則建立電子目錄，目錄信息應(yīng)與紙質(zhì)目錄一致。電子文件應(yīng)按照文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，文件夾命名應(yīng)與目錄編號和題名相對應(yīng)，確保電子文件的存儲和檢索方便快捷。五、歸檔資料的保管（一）保管期限1.根據(jù)歸檔資料的重要程度、性質(zhì)和歷史價值，確定其保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：永久保管：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議紀(jì)要、財務(wù)審計報告等。長期保管：在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年，如一般業(yè)務(wù)合同、項目資料、人事檔案等。短期保管：在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限為[X]年，如一般性文件、臨時性報表等。2.保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，并結(jié)合公司/組織實際情況進行綜合判斷。對于保管期限存在爭議的資料，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行研究論證，必要時可咨詢檔案管理專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜乙庖姟＃ǘ┍９軋鏊?.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房用于存放歸檔資料，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材、防蟲藥品等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）保管要求1.歸檔資料應(yīng)按照分類和編號順序排列上架存放，便于查找和利用。不同保管期限、不同密級的資料應(yīng)分開存放，并有明顯標(biāo)識。2.對電子歸檔資料應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)與原存儲介質(zhì)分開存放，并異地保存。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔資料進行清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的資料應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保資料的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確因工作需要進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員陪同下進行。進入檔案庫房人員應(yīng)遵守庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、飲食、亂扔雜物等。六、歸檔資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱歸檔資料，應(yīng)填寫《歸檔資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并指定專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案庫房。3.涉及公司/組織機密的歸檔資料，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄或傳播。如需復(fù)制或摘抄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行登記。4.公司/組織外部單位或個人查閱歸檔資料，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《歸檔資料查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，查閱人員不得擅自查閱與申請無關(guān)的資料。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部人員提供歸檔資料的查閱、借閱等利用服務(wù)，支持公司/組織各項工作的開展。對于重要資料或利用率較高的資料，可根據(jù)實際情況提供復(fù)印件或電子文檔。2.鼓勵各部門充分利用歸檔資料開展業(yè)務(wù)研究、經(jīng)驗總結(jié)、知識傳承等工作，發(fā)揮檔案資料的價值。檔案管理部門應(yīng)定期組織歸檔資料的整理和編研工作，編寫專題資料匯編、大事記等，為公司/組織提供決策參考和歷史借鑒。3.對于涉及法律糾紛、審計檢查、項目申報等特殊情況需要查閱歸檔資料的，應(yīng)按照相關(guān)程序辦理查閱手續(xù)，并確保查閱過程的合規(guī)性和資料的安全性。（三）登記與歸還1.查閱人員查閱歸檔資料時，檔案管理人員應(yīng)進行詳細登記，記錄查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱資料名稱及編號、查閱目的、歸還日期等信息。2.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還所查閱的資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還的資料進行認(rèn)真核對，檢查資料是否完整、有無損壞或涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向查閱人員核實并記錄處理。3.對于借閱的歸檔資料，借閱人員應(yīng)按照約定的期限歸還，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自更改、銷毀資料內(nèi)容。七、歸檔資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期的歸檔資料進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實際情況，對保管期滿的歸檔資料進行全面審查和評估。2.鑒定時應(yīng)重點審查資料的內(nèi)容是否涉及公司/組織核心機密、是否具有歷史價值和現(xiàn)實利用價值、是否已無保存必要等因素。對于仍有保存價值的資料，應(yīng)重新確定保管期限或進行妥善處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對保管期滿的歸檔資料進行鑒定后，形成《歸檔資料銷毀清單》，詳細列出擬銷毀資料的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《歸檔資料銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷