收發(fā)臺賬管理辦法一、總則（一）目的為加強公司收發(fā)臺賬管理，規(guī)范收發(fā)流程，確保各類文件、物資等收發(fā)信息準確、完整、可追溯，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間文件、物資等的收發(fā)管理。（三）基本原則1.準確性原則：收發(fā)臺賬記錄應(yīng)真實、準確反映收發(fā)情況，確保信息與實際相符。2.完整性原則：涵蓋所有收發(fā)事項，包括文件、物資的名稱、數(shù)量、來源、去向、收發(fā)時間等關(guān)鍵信息。3.及時性原則：收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時進行臺賬登記，不得拖延。4.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、流程進行臺賬記錄與管理。二、收發(fā)臺賬的建立（一）臺賬種類1.文件收發(fā)臺賬：用于記錄公司內(nèi)部及與外部往來文件的收發(fā)情況，包括文件編號、標題、文號、發(fā)文部門、收文部門、收發(fā)時間、文件內(nèi)容摘要等。2.物資收發(fā)臺賬：針對公司各類物資的出入庫情況進行記錄，包含物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、用途等。（二）臺賬格式1.采用電子表格形式，表頭應(yīng)清晰列出各項記錄要素。2.電子表格應(yīng)設(shè)置必要的公式和數(shù)據(jù)驗證，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。（三）臺賬建立責任人1.文件收發(fā)臺賬由公司辦公室指定專人負責建立與維護。2.物資收發(fā)臺賬根據(jù)物資類別，由相關(guān)采購部門或倉庫管理部門指定專人負責。（四）臺賬建立要求1.臺賬應(yīng)按照時間順序依次記錄收發(fā)事項，不得遺漏。2.對于每份文件或每項物資，應(yīng)賦予唯一的編號，以便查詢和追溯。3.收文時，應(yīng)詳細記錄文件的來源、傳遞方式等信息；發(fā)文時，應(yīng)記錄發(fā)文對象、發(fā)文方式等。三、文件收發(fā)管理（一）收文管理1.收文渠道公司設(shè)立專門的文件接收郵箱、傳真號碼及文件收發(fā)室，用于接收外部來文。各部門指定專人負責查收本部門相關(guān)的外部文件，并及時轉(zhuǎn)交給文件收發(fā)臺賬管理人員。2.收文登記文件收發(fā)臺賬管理人員收到文件后，應(yīng)立即進行登記，詳細記錄文件的編號、標題、文號、發(fā)文部門、收文日期、密級等信息。對于緊急文件，應(yīng)在登記后立即通知相關(guān)領(lǐng)導或部門。3.文件傳閱根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導批示，文件收發(fā)臺賬管理人員將文件及時傳閱給相關(guān)部門和人員。傳閱過程中，應(yīng)做好傳閱記錄，包括傳閱人、傳閱時間等，確保文件傳遞的及時性和準確性。4.文件辦理承辦部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文件收發(fā)臺賬管理人員。文件收發(fā)臺賬管理人員對辦理結(jié)果進行審核后，將相關(guān)情況記錄在臺賬中。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文起草各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿，文稿應(yīng)符合公司公文格式要求和相關(guān)法律法規(guī)。發(fā)文文稿應(yīng)經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給公司辦公室。2.發(fā)文審核公司辦公室對發(fā)文文稿進行審核，重點審核文稿內(nèi)容的準確性、規(guī)范性、合法性以及格式是否符合要求。審核通過的文稿，由辦公室負責人簽字確認。3.發(fā)文編號與登記辦公室對審核通過的發(fā)文文稿進行編號，并在文件收發(fā)臺賬中進行詳細登記，記錄發(fā)文編號、標題、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、主送部門、抄送部門等信息。4.發(fā)文印制與分發(fā)根據(jù)發(fā)文登記信息，辦公室安排專人進行發(fā)文印制，并按照規(guī)定的分發(fā)渠道將文件分發(fā)給主送部門和抄送部門。分發(fā)過程中，應(yīng)做好分發(fā)記錄，包括分發(fā)日期、分發(fā)人、接收部門等。四、物資收發(fā)管理（一）物資采購入庫1.采購申請各部門根據(jù)工作需要填寫物資采購申請表，詳細說明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給采購部門。采購部門對采購申請進行審核，審核通過后組織采購。2.物資到貨驗收物資到貨后，采購部門通知倉庫管理部門進行驗收。倉庫管理部門按照采購合同和相關(guān)標準對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行驗收。驗收合格的物資，倉庫管理人員在物資收發(fā)臺賬中記錄入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的物資，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，并在臺賬中記錄相關(guān)情況。（二）物資領(lǐng)用出庫1.領(lǐng)用申請各部門根據(jù)工作需要填寫物資領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。2.物資發(fā)放倉庫管理部門根據(jù)審批后的領(lǐng)用申請表，核實庫存情況，如庫存充足，則按照申請表發(fā)放物資。發(fā)放物資時，倉庫管理人員在物資收發(fā)臺賬中記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并辦理出庫手續(xù)。如庫存不足，倉庫管理人員應(yīng)及時通知采購部門補貨，并在臺賬中記錄相關(guān)情況。五、臺賬的更新與維護（一）定期核對1.文件收發(fā)臺賬管理人員每月應(yīng)對臺賬記錄與實際文件收發(fā)情況進行核對，確保臺賬信息準確無誤。2.物資收發(fā)臺賬管理人員每周應(yīng)對庫存物資與臺賬記錄進行核對，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并進行調(diào)整。（二）數(shù)據(jù)更新1.對于收發(fā)業(yè)務(wù)發(fā)生的變更信息，如文件的補充說明、物資的退換貨等，應(yīng)及時在臺賬中進行更新。2.更新后的臺賬數(shù)據(jù)應(yīng)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）臺賬保管1.文件收發(fā)臺賬和物資收發(fā)臺賬應(yīng)妥善保管，電子臺賬應(yīng)定期進行備份存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。2.紙質(zhì)臺賬應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照年份和類別進行分類存放，便于查閱。3.臺賬保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后按照規(guī)定進行銷毀或存檔。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對收發(fā)臺賬管理情況進行審計，檢查臺賬記錄的準確性、完整性、及時性以及收發(fā)流程的合規(guī)性。（二）日常檢查各部門負責人應(yīng)定期對本部門涉及的收發(fā)臺賬記錄情況進行檢查，確保本部門收發(fā)業(yè)務(wù)規(guī)范、臺賬記錄準確。（三）問題整