招標檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強公司招標檔案管理，規(guī)范招標檔案整理、歸檔、保管和利用等工作，確保招標檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高公司招標工作的效率和質量，依據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內各類招標項目檔案的管理，包括工程建設項目招標、貨物采購招標、服務采購招標等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司招標檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、歸檔、保管和提供利用。2.完整性原則確保招標檔案全面、完整地反映招標活動的全過程，包括招標前期文件、招標公告、投標文件、評標報告、中標通知書等各類文件資料。3.準確性原則招標檔案內容應真實、準確，與招標活動實際情況相符，不得虛假、篡改。4.規(guī)范性原則嚴格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司規(guī)定的程序和要求進行招標檔案管理，確保檔案格式規(guī)范、標識清晰、分類合理。5.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的招標檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司招標檔案管理制度，并組織實施。2.負責招標檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，建立健全招標檔案管理臺賬。3.對招標檔案進行分類、編號、編目，編制檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對招標檔案進行檢查、鑒定，對已超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。5.負責為公司內部各部門及外部相關單位提供招標檔案查閱、借閱等服務，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展招標檔案管理培訓，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務水平。（二）招標業(yè)務部門職責1.負責本部門招標項目文件資料的收集、整理，并在招標活動結束后及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好招標檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的業(yè)務指導和支持。3.按照檔案管理部門的要求，及時補充、完善招標檔案中存在的缺項或不規(guī)范之處。4.在辦理招標業(yè)務過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保文件資料的形成、積累和歸檔工作與招標活動同步進行。（三）監(jiān)督檢查部門職責1.負責對公司招標檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.對違反招標檔案管理規(guī)定的行為進行查處，提出整改意見并督促落實。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.招標前期文件包括招標項目立項批復、可行性研究報告、資金來源證明、招標方案等。2.招標公告包括招標公告、資格預審公告、變更公告等。3.投標文件包括投標函、法定代表人身份證明、授權委托書、投標報價表、技術規(guī)格偏離表、商務條款偏離表、資格證明文件等。4.評標文件包括評標委員會組成名單、評標辦法、評標記錄、評標報告等。5.中標文件包括中標通知書、中標合同等。6.其他相關文件包括答疑紀要、澄清文件、投訴處理決定等。（二）收集要求1.招標業(yè)務部門應指定專人負責招標項目文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整。2.收集的文件資料應真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照招標項目的性質、類別、時間等因素進行分類，如工程建設項目招標可分為建筑工程、安裝工程、市政工程等類別；貨物采購招標可分為設備采購、材料采購等類別。2.編號為每份招標檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識別和管理。編號可采用“年份+項目類別代碼+順序號”的形式，如“2023G001”，其中“2023”表示年份，“G”表示工程建設項目類別代碼，“001”表示順序號。3.編目編制招標檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。題名應準確反映檔案的主要內容，日期應填寫文件形成的日期。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。四、檔案歸檔（一）歸檔時間招標業(yè)務部門應在招標活動結束后[X]個工作日內，將整理好的招標檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.招標業(yè)務部門填寫《招標檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，確認無誤后在《招標檔案移交清單》上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照規(guī)定的整理方法對歸檔檔案進行進一步整理、編目，并將其放入專門的檔案柜或存儲設備中保管。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大權益、重要資產、核心技術等具有長期保存價值的招標檔案，應永久保管。2.定期保管其他招標檔案的保管期限為[X]年，自檔案形成之日起計算。（二）保管條件1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備中，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。（三）檔案保管要求1.按照檔案編號順序排列檔案，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全。2.本著方便工作、提高效率的原則，為公司內部各部門及外部相關單位提供檔案利用服務。（二）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱、借閱招標檔案的，可按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外部相關單位因審計、監(jiān)督、糾紛處理等需要查閱、借閱招標檔案的，應經公司相關部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）利用程序1.查閱程序（1）查閱人填寫《招標檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。（2）申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。（3）檔案管理部門對申請表進行審核，符合條件的，安排專人陪同查閱，并在指定地點查閱檔案。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。（4）查閱結束后，查閱人應在《招標檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱程序（1）借閱人填寫《招標檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息。（2）申請表經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。（3）檔案管理部門將檔案借給借閱人，并在《招標檔案借閱登記表》上登記借閱日期、歸還日期、借閱人等信息。（4）借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應及時催還，并按照公司規(guī)定進行處理。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、招標業(yè)務部門、監(jiān)督檢查部門等相關人員組成的檔案鑒定小組，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.重復、冗余或內容不完整，無法反映招標活動真實情況的檔案。3.因保管不善等原因導致檔案損壞、變質，無法修復的檔案。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《到期檔案鑒定清單》，提交檔案鑒定小組。2.檔案鑒定小組對《到期檔案鑒定清單》中的檔案進行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定小組的鑒定意見，對確無保存價值的檔案進行登記造冊。（四）銷毀程序1.編制《招標檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《招標檔案銷毀清單》經檔案管理部門