打印費(fèi)用管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司打印費(fèi)用的管理，規(guī)范打印行為，降低打印成本，提高資源利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門、各崗位涉及打印費(fèi)用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.厲行節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約用紙，減少不必要的打印，降低打印費(fèi)用支出。2.規(guī)范管理原則：建立健全打印費(fèi)用管理制度，規(guī)范打印流程和審批程序。3.責(zé)任明確原則：明確各部門、各崗位在打印費(fèi)用管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、打印費(fèi)用的預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和實(shí)際需求，于每年年末編制下一年度的打印費(fèi)用預(yù)算。2.打印費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括紙張、油墨、硒鼓、打印設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)費(fèi)用，并詳細(xì)列出預(yù)算明細(xì)。3.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)增長(zhǎng)、辦公自動(dòng)化水平提升等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批1.各部門的打印費(fèi)用預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃等因素，對(duì)各部門的預(yù)算進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的打印費(fèi)用預(yù)算，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展、政策變化等原因需要調(diào)整打印費(fèi)用預(yù)算的，各部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。3.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司管理層審批后執(zhí)行。三、打印設(shè)備及耗材管理（一）設(shè)備采購(gòu)1.公司根據(jù)工作需要統(tǒng)一采購(gòu)打印設(shè)備，各部門不得擅自采購(gòu)。2.打印設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)等方式選擇性價(jià)比高的設(shè)備。3.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、價(jià)格、售后服務(wù)等條款。（二）設(shè)備配置1.打印設(shè)備應(yīng)根據(jù)各部門的工作任務(wù)和實(shí)際需求進(jìn)行合理配置，避免設(shè)備閑置或過度使用。2.對(duì)于使用率較低的打印設(shè)備，公司可進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配或集中管理。（三）設(shè)備維護(hù)1.公司應(yīng)建立打印設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)工作可由公司內(nèi)部的技術(shù)人員負(fù)責(zé)，也可委托專業(yè)的維修公司進(jìn)行。3.對(duì)于設(shè)備出現(xiàn)的故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修，記錄維修情況和維修費(fèi)用，并分析故障原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，防止類似故障再次發(fā)生。（四）耗材管理1.打印耗材（紙張、油墨、硒鼓等）由公司統(tǒng)一采購(gòu)，各部門不得擅自采購(gòu)。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)各部門的使用情況，合理安排耗材的采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)時(shí)間，避免耗材積壓或缺貨。3.各部門應(yīng)建立耗材領(lǐng)用登記制度，詳細(xì)記錄耗材的領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用用途等信息。4.對(duì)于貴重耗材（如硒鼓），應(yīng)實(shí)行以舊換新制度，回收的舊耗材應(yīng)進(jìn)行妥善處理。四、打印流程管理（一）打印申請(qǐng)1.員工因工作需要打印文件、資料等，應(yīng)填寫打印申請(qǐng)表，注明打印的內(nèi)容、份數(shù)、用途等信息。2.打印申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可提交至打印室進(jìn)行打印。（二）打印審核1.打印室工作人員在接到打印申請(qǐng)表后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)表的內(nèi)容，確保打印內(nèi)容符合要求。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、重要文件等內(nèi)容的打印，打印室工作人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，并按照公司的保密規(guī)定進(jìn)行處理。（三）打印操作1.打印室工作人員應(yīng)根據(jù)打印申請(qǐng)表的要求，合理安排打印任務(wù)，優(yōu)先打印緊急、重要的文件。2.在打印過程中，應(yīng)注意節(jié)約用紙，根據(jù)文件內(nèi)容的實(shí)際需要選擇合適的紙張規(guī)格和打印方式，避免浪費(fèi)。3.對(duì)于雙面打印的文件，應(yīng)確保雙面打印清晰、完整。（四）打印登記1.打印室工作人員應(yīng)建立打印登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄打印文件的名稱、份數(shù)、申請(qǐng)人、審批人、打印時(shí)間等信息。2.打印登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。五、打印費(fèi)用的核算與結(jié)算（一）費(fèi)用核算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)每月對(duì)各部門的打印費(fèi)用進(jìn)行核算，根據(jù)打印登記臺(tái)賬和采購(gòu)發(fā)票等憑證，計(jì)算各部門的打印費(fèi)用支出。2.打印費(fèi)用核算應(yīng)包括紙張、油墨、硒鼓、打印設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)費(fèi)用，并按照部門進(jìn)行明細(xì)核算。（二）費(fèi)用結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)打印費(fèi)用的核算結(jié)果，定期與各部門進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。2.費(fèi)用結(jié)算方式可采用按月結(jié)算、按季度結(jié)算或按年度結(jié)算等方式，具體結(jié)算方式由公司根據(jù)實(shí)際情況確定。3.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)核對(duì)打印費(fèi)用結(jié)算明細(xì)，如有異議應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通解決。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)各部門的打印費(fèi)用管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查打印費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況、打印流程的合規(guī)性、設(shè)備及耗材的管理情況等。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見和建議，督促各部門及時(shí)整改存在的問題。（二）日常檢查1.公司行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的打印情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括打印申請(qǐng)表的填寫情況、打印設(shè)備的使用情況、耗材的領(lǐng)用情況等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門提出整改要求，并跟蹤整改情況。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰