扶風(fēng)檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶風(fēng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于扶風(fēng)公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則建立健全檔案管理制度，提高檔案管理水平，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、整理公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。2.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.檔案編目與檢索對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)編目，建立完善的檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.檔案利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領(lǐng)域和特點(diǎn)，將檔案分為以下幾類：1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。3.經(jīng)營(yíng)管理類檔案包括市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)等方面的檔案。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理、質(zhì)量控制等方面的檔案。5.基本建設(shè)類檔案包括公司/組織新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.科研項(xiàng)目類檔案包括公司/組織承擔(dān)的科研項(xiàng)目的立項(xiàng)申請(qǐng)、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定等方面的檔案。7.聲像檔案包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動(dòng)和歷史面貌的聲像資料。8.電子檔案包括公司/組織在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件和數(shù)據(jù)。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和檢索，對(duì)每一類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年度類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：1.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別按照檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類檔案。3.順序號(hào)按照檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，編號(hào)為“2023010001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門及所屬單位應(yīng)按照本辦法規(guī)定的檔案分類，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案。2.收集時(shí)間檔案形成部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。對(duì)于重要的緊急檔案，應(yīng)隨時(shí)收集并移交。3.收集要求檔案應(yīng)保持原件，如有特殊情況需要復(fù)制的，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋部門印章。檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、組卷、編目等整理工作。分類：將檔案按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。組卷：將同一類別的檔案按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行合理組卷，每卷厚度一般不超過(guò)2cm。編目：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、編頁(yè)、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，編制案卷封面。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。（二）保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。2.檔案保護(hù)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.安全管理加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。2.借閱手續(xù)公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案，應(yīng)按照上述查閱手續(xù)辦理，并繳納一定的押金。借閱期限一般不超過(guò)[X]天，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆卷等。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。保管期限為[X]年。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為[X]年。（三）鑒定程序1.初步鑒定檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步鑒定，提出擬銷毀檔案清單。2.審查鑒定檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審查鑒定，提出銷毀意見。3.批準(zhǔn)銷毀經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可銷毀。銷毀檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表》，上報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）檔案移交1.內(nèi)部移交公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。檔案移交應(yīng)填寫《