朔州印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)朔州[公司/組織名稱]印章管理，維護(hù)公司/組織合法權(quán)益，規(guī)范印章使用行為，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于朔州[公司/組織名稱]及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等（以下統(tǒng)稱“各單位”）印章的管理。印章定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在對(duì)外活動(dòng)和內(nèi)部管理中使用的，代表公司/組織意志，具有法律效力的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、業(yè)務(wù)專用章、部門章等。管理原則印章管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格監(jiān)督”的原則。印章的刻制與啟用印章刻制1.各單位因工作需要刻制印章的，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱、規(guī)格、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織總部審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司/組織總部指定專人負(fù)責(zé)辦理印章刻制事宜。印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，確保印章質(zhì)量符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。3.印章刻制完成后，刻制單位應(yīng)將印章及印模交公司/組織總部備案。備案內(nèi)容包括印章樣式、材質(zhì)、尺寸、啟用日期等。印章啟用1.新印章啟用前，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍、保管部門及保管人等信息。2.印章啟用時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行首次登記，記錄印章啟用時(shí)間、啟用人、印章印模等信息。3.印章啟用后，原相關(guān)印章同時(shí)廢止。廢止印章應(yīng)及時(shí)交回公司/組織總部封存或銷毀，并在《印章使用登記表》上注明廢止日期和原因。印章的保管保管部門與保管人1.公司/組織總部設(shè)立專門的印章保管部門，負(fù)責(zé)集中保管公司/組織重要印章。各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，指定專人負(fù)責(zé)保管本單位印章。2.印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定，嚴(yán)格遵守印章保管和使用制度。3.印章保管人應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)辦理印章交接手續(xù)。保管要求1.印章應(yīng)妥善保管，存放于安全可靠的地方，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖等，確保印章安全。2.嚴(yán)禁將印章隨意放置或交他人代管，印章保管人不得擅自將印章帶出辦公場(chǎng)所。如因工作需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。3.印章保管人應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施。印章的使用使用范圍1.公章：用于公司/組織對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等，以及其他需要代表公司/組織簽署的重要文件。2.合同專用章：用于公司/組織簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)法律文件。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司/組織財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.法定代表人章：用于公司/組織法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)，如簽署支票、辦理銀行賬戶業(yè)務(wù)等。5.業(yè)務(wù)專用章：用于公司/組織特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、憑證、報(bào)表等，如銷售業(yè)務(wù)專用章、采購(gòu)業(yè)務(wù)專用章等。6.部門章：用于本部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等，不得對(duì)外使用。使用流程1.用印申請(qǐng)：使用印章的部門或個(gè)人應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)相關(guān)審批人審批。2.審批流程：根據(jù)印章使用的性質(zhì)和重要程度，設(shè)定不同的審批流程。一般情況下，涉及公司/組織重大事項(xiàng)、經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外擔(dān)保等重要文件的用印，需經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權(quán)人審批；涉及一般性文件、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等的用印，可由本單位負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人審批。3.印章使用：印章保管人在收到經(jīng)審批的《印章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)用印文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保用印內(nèi)容與申請(qǐng)表一致。核對(duì)無(wú)誤后，在規(guī)定的位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記，記錄用印時(shí)間、用印人、用印文件名稱等信息。4.用印監(jiān)督：印章使用過(guò)程中，應(yīng)實(shí)行雙人監(jiān)督制度。一般情況下，由印章保管人和用印申請(qǐng)人共同在場(chǎng)用印。如因特殊情況無(wú)法共同在場(chǎng)的，應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并指定專人進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)督人應(yīng)對(duì)用印過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保用印規(guī)范、準(zhǔn)確。使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。如因工作需要確需事先加蓋印章的，必須在印章上注明用途，并嚴(yán)格控制使用范圍和數(shù)量。2.未經(jīng)公司/組織法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)，不得擅自將印章借給其他單位或個(gè)人使用。3.印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程進(jìn)行，不得超越權(quán)限使用印章。印章的變更與廢止印章變更1.因公司/組織名稱變更、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、機(jī)構(gòu)設(shè)置變動(dòng)等原因，需要對(duì)印章進(jìn)行變更的，應(yīng)填寫《印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織總部審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，由公司/組織總部指定專人負(fù)責(zé)辦理印章變更事宜。印章變更完成后，應(yīng)及時(shí)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布變更通知，明確新印章的啟用日期和原印章的廢止日期。3.印章變更后，應(yīng)按照本辦法的規(guī)定，重新辦理印章的刻制、啟用、保管、使用等手續(xù)。印章廢止1.印章因磨損、遺失、被盜等原因需要廢止的，印章保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施，如掛失、登報(bào)聲明等。2.經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，應(yīng)將廢止印章交回公司/組織總部封存或銷毀，并在《印章使用登記表》上注明廢止日期和原因。3.印章廢止后，應(yīng)及時(shí)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布廢止通知，告知各單位停止使用該印章。印章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司/組織總部設(shè)立印章管理監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。各單位應(yīng)配合印章管理監(jiān)督部門的工作，如實(shí)提供印章管理相關(guān)資料和信息。檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章的刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.印章使用審批流程的執(zhí)行情況，是否存在越權(quán)用印、未經(jīng)審批用印等情況。3.印章保管情況，印章存放是否安全，保管人是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。4.印章使用登記情況，是否如實(shí)記錄印章使用時(shí)間、用印人、用印文件名稱等信息。檢查方式1.定期檢查：印章管理監(jiān)督部門定期對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行全面檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查：印章管理監(jiān)督部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)印章管理中存在的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)，開展專項(xiàng)檢查。問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，印章管理監(jiān)督部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《印章管理整改通知書》，要求相關(guān)單位限期整改。2.相關(guān)單位應(yīng)按照《印章管理整改通知書》的要求，認(rèn)真分析問(wèn)題原因，制定整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改。3.整改完成后，相關(guān)單位應(yīng)向印章管理監(jiān)督部門提交整改報(bào)告，印章管理監(jiān)督部門對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底