文件記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件記錄管理，確保文件記錄的完整性、準確性、規(guī)范性和可追溯性，提高公司運營效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作過程中所產生、使用、流轉、保存的各類文件和記錄。（三）職責分工1.行政部門負責制定、修訂和完善公司文件記錄管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司文件記錄管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調，指導各部門做好文件記錄的整理、歸檔和保管工作。負責公司重要文件的起草、審核、印發(fā)和存檔工作。負責公司檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.各部門負責本部門文件記錄的日常管理工作，包括文件的起草、審核、印發(fā)、流轉、使用和記錄的填寫、收集、整理、保管等。負責按照公司文件記錄管理辦法的要求，定期將本部門的文件記錄移交行政部門歸檔。負責對本部門文件記錄的合規(guī)性、準確性和完整性進行自查自糾，并配合行政部門做好文件記錄管理的監(jiān)督檢查工作。3.員工個人負責按照公司文件記錄管理辦法的要求，正確使用和妥善保管本人在工作過程中所產生和使用的文件記錄。負責及時將本人工作中形成的文件記錄移交所在部門進行整理和保管。不得擅自銷毀、涂改、偽造或隱匿公司文件記錄。（四）文件記錄的定義與分類1.文件本辦法所稱文件是指公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種書面材料，包括但不限于公司制度、規(guī)定、通知、報告、計劃、合同、協(xié)議、標書、圖紙、信函、電子郵件等。文件按性質分為行政文件、業(yè)務文件、技術文件、財務文件等；按密級分為絕密文件、機密文件、秘密文件和普通文件；按流轉范圍分為內部文件和外部文件。2.記錄本辦法所稱記錄是指公司在經營管理活動中形成的反映各項工作過程和結果的各種數據、表格、圖表、清單、憑證等，包括但不限于考勤記錄、會議記錄、培訓記錄、質量記錄、設備維護記錄、安全檢查記錄、財務收支記錄等。記錄按類別分為管理記錄、技術記錄、質量記錄等；按保存期限分為長期保存記錄、中期保存記錄和短期保存記錄。二、文件管理（一）文件的起草與審核1.文件起草應符合公司的方針政策和相關法律法規(guī)要求，內容準確、完整、清晰、簡潔，語言規(guī)范、邏輯嚴謹。2.涉及多個部門的文件，應由主辦部門牽頭起草，并征求相關部門的意見，確保文件內容的協(xié)調性和一致性。3.文件起草完成后，應經起草部門負責人審核，重要文件還應經分管領導審核，必要時需經總經理審批。審核內容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性、可行性等。（二）文件的編號與格式1.文件編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和可擴展性的原則，便于文件的識別、查詢和管理。2.文件編號由行政部門統(tǒng)一編制，編號規(guī)則應明確文件的類別、年份、順序號等信息。3.文件格式應統(tǒng)一規(guī)范，包括文件的字體、字號、排版、頁眉頁腳、頁碼等。行政部門應制定公司文件格式模板，供各部門參照執(zhí)行。（三）文件的印發(fā)與發(fā)放1.文件經審核批準后，由行政部門負責印發(fā)。印發(fā)文件應嚴格按照批準的份數進行印刷，確保文件質量。2.文件印發(fā)后，行政部門應及時將文件發(fā)放到相關部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人簽字等信息。3.對于重要文件或需保密的文件，應采用專人送達、機要郵寄等方式進行發(fā)放，確保文件安全。（四）文件的流轉與使用1.文件在公司內部流轉應遵循規(guī)定的流程和渠道，確保文件及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中。2.文件使用部門和人員應妥善保管文件，不得擅自轉借、復印、傳播或丟失文件。如需復印文件，應經文件管理部門批準，并做好復印記錄。3.文件使用過程中如發(fā)現文件存在問題或需要修改，應及時反饋給文件管理部門，由文件管理部門按照規(guī)定的程序進行處理。（五）文件的修訂與廢止1.文件應根據公司發(fā)展、法律法規(guī)變化、業(yè)務調整等情況及時進行修訂，確保文件的有效性和適應性。2.文件修訂由原起草部門或相關部門負責提出修訂意見，經審核批準后進行修訂。修訂后的文件應重新編號、印發(fā)，并做好文件修訂記錄。3.對于已不再適用或失去保存價值的文件，應及時進行廢止。廢止文件應經原批準部門批準，并在文件管理系統(tǒng)中進行標注，防止誤使用。（六）文件的歸檔與保管1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，移交行政部門統(tǒng)一保管。歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目清晰。2.行政部門應按照檔案管理的要求，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂、編目等整理工作，并建立檔案目錄數據庫，便于文件的查詢和利用。3.文件保管應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保文件的完整性和安全性。檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材等。4.行政部門應定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數量準確、質量完好。如發(fā)現檔案丟失、損壞等情況，應及時查明原因，采取相應的措施進行處理，并向上級報告。三、記錄管理（一）記錄的填寫與收集1.記錄應按照規(guī)定的格式和要求及時、準確、完整地填寫，不得漏填、錯填、涂改或偽造記錄。2.記錄填寫人應在記錄上簽字，并注明日期，確保記錄的真實性和可追溯性。3.各部門應指定專人負責記錄的收集工作，定期將本部門的記錄收集齊全，并進行初步整理。（二）記錄的整理與歸檔1.記錄收集后，應按照類別、時間順序等進行整理，確保記錄的系統(tǒng)性和條理性。2.整理后的記錄應及時移交行政部門歸檔，歸檔要求與文件歸檔相同。3.行政部門應建立記錄檔案目錄，便于記錄的查詢和利用。記錄檔案目錄應包括記錄名稱、編號、形成部門、形成日期、保存期限等信息。（三）記錄的保管與查閱1.記錄保管要求與文件保管要求相同，應確保記錄的安全和完整。2.因工作需要查閱記錄的，應填寫《記錄查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到行政部門查閱。查閱記錄應在指定地點進行，不得擅自將記錄帶出或復制。3.涉及公司機密或敏感信息的記錄，查閱時應嚴格遵守公司保密規(guī)定，未經批準不得向無關人員透露記錄內容。（四）記錄的銷毀1.記錄保存期限屆滿后，由行政部門提出銷毀申請，經公司分管領導批準后進行銷毀。2.記錄銷毀應采用適當的方式進行，確保記錄信息無法恢復。銷毀記錄時應填寫《記錄銷毀登記表》，注明記錄名稱、編號、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.對于涉及法律糾紛或其他特殊情況需要保留的記錄，應按照相關規(guī)定延長保存期限，直至問題解決。四、文件記錄的信息化管理（一）建立文件記錄管理系統(tǒng)公司應建立文件記錄管理系統(tǒng)，實現文件記錄的電子化管理。文件記錄管理系統(tǒng)應具備文件起草、審核、印發(fā)、流轉、查詢、借閱、歸檔、銷毀等功能，提高文件記錄管理的效率和準確性。（二）文件記錄的電子化錄入與存儲1.行政部門應負責將紙質文件記錄電子化錄入文件記錄管理系統(tǒng)，并確保錄入信息的準確性和完整性。2.文件記錄電子化存儲應采用安全可靠的存儲設備和存儲方式，定期進行數據備份，防止數據丟失。3.對于重要文件記錄，應進行加密存儲，確保數據安全。（三）文件記錄的電子審批與流轉1.文件記錄在流轉過程中涉及審批環(huán)節(jié)的，應通過文件記錄管理系統(tǒng)進行電子審批。審批人應在系統(tǒng)中及時進行審批操作，并注明審批意見和日期。2.文件記錄電子流轉應按照規(guī)定的流程和權限進行，確保文件記錄及時、準確地傳遞到相關部門和人員手中。3.文件記錄管理系統(tǒng)應具備電子簽名功能，確保文件記錄的真實性和有效性。（四）文件記錄的電子查詢與利用1.公司員工可通過文件記錄管理系統(tǒng)查詢和利用本人權限范圍內的文件記錄。查詢結果可進行打印、下載等操作。2.對于需要共享的文件記錄，應設置相應的共享權限，確保文件記錄在授權范圍內進行共享。3.文件記錄管理系統(tǒng)應定期進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，提高文件記錄管理的信息化水平。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查行政部門應定期對公司各部門的文件記錄管理工作進行檢查，檢查內容包括文件記錄的起草、審核、印發(fā)、流轉、使用、歸檔、保管等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及文件記錄的完整性、準確性、規(guī)范性和可追溯性等。（二）不定期抽查公司領導或行政部門可根據工作需要，對各部門的文件記錄管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現和解決文件記錄管理工作中存在的問題。（三）檢查結果反饋與整改行政部門應將文件記錄管理檢查結果及時反饋給各部門，并提出整改意見和要求。各部門應針對檢查中發(fā)現的問題，制定整改措施，限期進行整改，并將整改情況及時反饋給行政部門。（四）考核與獎懲公