文檔合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文檔合同管理，規(guī)范文檔合同的形成、流轉、存儲及使用等行為，確保公司文檔合同的完整性、準確性、安全性和有效性，維護公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬單位在經營管理活動中涉及的各類文檔合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內部規(guī)章制度，確保文檔合同管理活動合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行公司統(tǒng)一領導、分級負責、歸口管理的文檔合同管理體制，確保文檔合同管理工作的規(guī)范化、標準化。3.全程管控原則：對文檔合同的全生命周期進行跟蹤管理，包括起草、審核、簽訂、履行、變更、終止、歸檔等環(huán)節(jié)，確保各環(huán)節(jié)有序銜接、責任明確。4.安全保密原則：加強文檔合同的安全保密措施，防止文檔合同信息泄露、丟失或被篡改，保障公司商業(yè)秘密和敏感信息安全。二、管理職責（一）公司管理層職責1.負責審批文檔合同管理的相關制度、流程和重大事項。2.協調解決文檔合同管理工作中的重大問題。（二）歸口管理部門職責1.負責制定和完善文檔合同管理制度、流程和標準，并組織實施。2.負責對公司各部門文檔合同管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.負責組織文檔合同管理人員的培訓和考核。4.負責公司重要文檔合同的審核、簽訂和歸檔管理。（三）業(yè)務部門職責1.負責本部門文檔合同的起草、初審、履行和日常管理工作。2.按照公司文檔合同管理規(guī)定，及時將相關文檔合同提交歸口管理部門審核、備案。3.配合歸口管理部門做好文檔合同的檢查、清理和歸檔工作。（四）文檔合同管理人員職責1.負責文檔合同的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等具體工作。2.協助業(yè)務部門做好文檔合同的起草、審核、簽訂等工作。3.負責文檔合同的借閱、查閱登記和歸還工作，確保文檔合同的安全。4.定期對文檔合同進行清查盤點，及時發(fā)現和處理問題。三、文檔合同分類與編號（一）文檔分類1.行政公文類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文檔類：如市場調研報告、項目可行性研究報告、技術方案、業(yè)務報表等。3.合同協議類：涵蓋采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同、技術合同等各類合同協議。4.人事檔案類：員工入職登記表、勞動合同、績效考核記錄、培訓檔案等。5.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.其他類：不屬于上述分類的其他文檔，如會議紀要、工作記錄、榮譽證書等。（二）編號規(guī)則1.文檔合同編號應具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式為：[年份][部門代碼][文檔類型代碼][順序號]。年份：取文檔合同形成年份的后兩位數字。部門代碼：按照公司部門設置，為每個部門分配兩位代碼，如行政部為01，財務部為02等。文檔類型代碼：根據文檔合同分類，為每類文檔合同分配兩位代碼，如行政公文類為01，合同協議類為03等。順序號：按照文檔合同形成的先后順序，從0001開始依次編號。3.示例：2301030005，表示2023年行政部形成的第5份合同協議類文檔。四、文檔合同起草（一）起草要求1.文檔合同內容應符合法律法規(guī)和公司政策要求，明確各方權利義務，條款清晰、準確、完整。2.使用規(guī)范的語言文字，避免產生歧義或模糊不清的表述。3.涉及專業(yè)內容的，應確保表述準確、專業(yè)，必要時可咨詢專業(yè)人員或參考相關標準規(guī)范。（二）起草流程1.業(yè)務部門根據工作需要，確定文檔合同的起草人員。2.起草人員按照要求收集相關資料，進行充分調研和分析，確保文檔合同內容真實、可行。3.起草完成后，起草人員應填寫《文檔合同起草登記表》，詳細記錄文檔合同的名稱、起草背景、主要內容等信息，并提交本部門負責人初審。五、文檔合同審核（一）審核主體1.一般文檔合同由業(yè)務部門負責人進行初審，歸口管理部門進行復審。2.重要文檔合同或涉及重大利益的合同協議，需經業(yè)務部門負責人初審、歸口管理部門復審后，提交公司管理層審批。（二）審核內容1.合法性審核：檢查文檔合同是否符合法律法規(guī)、政策規(guī)定，是否存在違法違規(guī)條款。2.合規(guī)性審核：審查文檔合同是否符合公司內部規(guī)章制度和業(yè)務流程要求。3.條款完整性審核：核對文檔合同條款是否齊全，權利義務是否明確，是否存在漏洞或風險。4.文字準確性審核：檢查文檔合同文字表述是否準確、清晰，有無錯別字、語病等。（三）審核流程1.業(yè)務部門初審通過后，將文檔合同及《文檔合同審核申請表》一并提交歸口管理部門。2.歸口管理部門收到文檔合同后，按照審核內容進行復審，提出審核意見。如審核通過，在《文檔合同審核申請表》上簽字確認；如存在問題，將文檔合同退回業(yè)務部門修改完善。3.對于需公司管理層審批的重要文檔合同，歸口管理部門復審通過后，提交公司管理層審批。公司管理層審批通過后，在《文檔合同審核申請表》上簽字確認。六、文檔合同簽訂（一）簽訂主體文檔合同由公司法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂文檔合同的，應持有公司法定代表人簽署的授權委托書。（二）簽訂流程1.審核通過的文檔合同，由業(yè)務部門負責與對方當事人協商簽訂事宜。2.雙方就文檔合同條款達成一致后，按照公司印章管理規(guī)定，辦理合同蓋章手續(xù)。3.蓋章后的文檔合同，由業(yè)務部門負責將合同副本提交歸口管理部門備案，并將合同正本交對方當事人。七、文檔合同履行（一）履行要求1.業(yè)務部門應按照文檔合同約定，全面履行自身義務，確保合同順利履行。2.在履行過程中，如發(fā)現問題或需要變更合同條款，應及時與對方當事人溝通協商，并按照公司合同變更管理規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立文檔合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同執(zhí)行進度、款項收付、交付情況等。2.定期對文檔合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現和解決問題，確保合同履行符合約定。八、文檔合同變更（一）變更情形1.因法律法規(guī)、政策調整或不可抗力等原因，需要變更文檔合同條款的。2.合同雙方協商一致，同意變更文檔合同條款的。3.其他需要變更文檔合同條款的情形。（二）變更流程1.業(yè)務部門提出文檔合同變更申請，填寫《文檔合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內容等，并提交原合同文本及相關證明材料。2.按照文檔合同審核流程，對變更申請進行審核。審核通過后，簽訂變更協議，并辦理相關備案手續(xù)。九、文檔合同終止（一）終止情形1.文檔合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現的。2.合同雙方協商一致，同意終止合同的。3.因不可抗力或其他原因導致合同無法履行，經雙方協商一致終止合同的。4.合同被依法解除或宣告無效的。（二）終止流程1.業(yè)務部門確認文檔合同終止條件成就后，填寫《文檔合同終止申請表》，提交原合同文本及相關證明材料。2.按照文檔合同審核流程，對終止申請進行審核。審核通過后，辦理合同終止手續(xù)，并將相關文檔合同歸檔。十、文檔合同歸檔（一）歸檔范圍1.各類文檔合同的正本、副本及相關附件。2.文檔合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件、記錄，如申請表、審批表、會議紀要、往來函件等。（二）歸檔要求1.文檔合同應按照分類編號規(guī)則進行整理、裝訂，確保整齊、規(guī)范。2.歸檔的文檔合同應內容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.電子文檔合同應與紙質文檔合同內容一致，并按照公司電子檔案管理規(guī)定進行存儲和管理。（三）歸檔流程1.文檔合同履行完畢或終止后，業(yè)務部門應及時將相關文檔合同及資料整理成冊，移交歸口管理部門。2.歸口管理部門對接收的文檔合同進行檢查、核對，確認無誤后，按照檔案管理要求進行歸檔存儲。十一、文檔合同借閱與查閱（一）借閱1.因工作需要借閱文檔合同的，借閱人應填寫《文檔合同借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，并經所在部門負責人審批。2.歸口管理部門審核通過后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定期限內歸還所借文檔合同。3.借閱人應妥善保管所借文檔合同，不得轉借、復印、涂改或損壞，如有遺失或損壞，應承擔相應責任。（二）查閱1.因工作需要查閱文檔合同的，查閱人應填寫《文檔合同查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容等，并經所在部門負責人審批。2.歸口管理部門審核通過后，安排專人陪同查閱，查閱人只能在指定地點查閱，不得將文檔合同帶離查閱場所。3.查閱人應遵守查閱場所的規(guī)定，不得在文檔合同上進行標記、批注或其他損壞行為。十二、文檔合同保密與安全管理（一）保密措施1.加強對文檔合同管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的文檔合同，應采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.嚴格限制文檔合同的知悉范圍，未經批準，不得向無關人員透露文檔合同內容。（二）安全管理1.建立文檔合同存儲場所的安全管理制度，確保存儲環(huán)境安全可靠，防止文檔合同被盜、被搶、被破壞或丟失。2.定期對文檔合同存儲設備進行檢查、維護和更新，確保設備正常運行，數據安全。3.加強對文檔合同電子數據的備份管理，防止數據丟失或損壞。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。十三、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司定期對各部門文檔合同管理工作進行監(jiān)督檢查，由歸口管理部門負責組織實施。（二）監(jiān)督檢查內容1.文檔合同管理制度、流程的執(zhí)行情況。2.文檔合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理情況。3.文檔合同的歸檔、借閱、查閱等管理情況。4.文檔合同的保密與安全管理情況。（三）檢查結果處理1.對于監(jiān)督