文稿收集管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文稿收集管理工作，確保各類文稿的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公司信息資源的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作過程中產(chǎn)生的各類文稿的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司設(shè)立專門的文稿收集管理部門，負責(zé)對各類文稿進行集中統(tǒng)一收集、整理、存儲和利用，確保文稿管理工作的有序進行。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則明確文稿收集的范圍、格式、流程等標(biāo)準(zhǔn)，確保文稿的規(guī)范性和一致性，便于管理和查詢。3.安全保密原則加強文稿的安全保密措施，防止文稿泄露、丟失或損壞，確保公司信息安全。4.高效利用原則充分發(fā)揮文稿的價值，提高文稿的利用效率，為公司的決策、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。二、文稿收集范圍（一）行政公文1.公司發(fā)布的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.各部門向上級主管部門報送的文件及上級主管部門的批復(fù)文件。（二）業(yè)務(wù)文檔1.項目策劃書、可行性研究報告、項目實施方案、項目總結(jié)報告等。2.市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。3.技術(shù)研發(fā)文檔，包括技術(shù)方案、實驗報告、技術(shù)總結(jié)等。4.生產(chǎn)管理文檔，如生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護記錄等。（三）會議資料1.公司各類會議的會議通知、議程、會議紀(jì)要、決議等。2.部門內(nèi)部會議資料。（四）合同協(xié)議公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。（五）人事檔案員工的入職登記表、簡歷、績效考核表、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。（六）財務(wù)文件財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、稅務(wù)文件等。（七）其他文稿公司領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、重要活動的資料、對外宣傳資料等。三、文稿收集流程（一）起草部門/人員1.文稿起草完成后，起草部門/人員應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求進行排版，并確保文稿內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.在文稿的首頁注明文稿的名稱、起草部門、起草人、日期等信息。（二）部門負責(zé)人審核1.起草部門負責(zé)人對文稿的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性等進行審核，確保文稿符合公司要求。2.審核通過后，在文稿上簽署審核意見和姓名，并注明審核日期。（三）提交文稿收集管理部門1.起草部門/人員將審核通過的文稿按照規(guī)定的時間和方式提交給文稿收集管理部門。2.提交時應(yīng)填寫文稿交接清單，注明文稿的名稱、數(shù)量、提交時間等信息。（四）文稿收集管理部門接收1.文稿收集管理部門收到文稿后，應(yīng)及時進行核對，確保文稿的完整性和準(zhǔn)確性。2.對不符合要求的文稿，應(yīng)及時與起草部門/人員溝通，要求其進行修改或補充。（五）分類整理1.文稿收集管理部門按照文稿的類別和性質(zhì)進行分類整理，建立相應(yīng)的文件夾和目錄結(jié)構(gòu)。2.對重要文稿應(yīng)進行編號，以便于查詢和管理。（六）存儲歸檔1.將整理好的文稿存儲到公司指定的存儲設(shè)備或系統(tǒng)中，確保文稿的安全和可訪問性。2.按照公司的檔案管理制度進行歸檔，定期對文稿進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、文稿格式要求（一）頁面設(shè)置1.一般采用A4紙，縱向排版。2.頁邊距：上、下各2.54厘米，左、右各3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體加粗。2.正文：一般用小四號宋體。3.一級標(biāo)題：用三號黑體。4.二級標(biāo)題：用四號黑體。5.三級標(biāo)題：用小四號黑體。（三）段落格式1.行距：一般為1.5倍行距。2.首行縮進：2個字符。（四）頁碼1.頁碼一般位于頁面底部居中。2.封面、目錄等不編頁碼。（五）其他要求1.文稿應(yīng)語言通順、邏輯清晰、內(nèi)容完整。2.如有圖表、圖片等，應(yīng)確保其清晰、準(zhǔn)確，并與正文內(nèi)容緊密相關(guān)。五、文稿存儲與保管（一）存儲方式1.采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。2.電子文稿應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份。3.紙質(zhì)文稿應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時間順序進行排列。（二）保管期限1.行政公文、重要業(yè)務(wù)文檔等一般保管期限為[X]年。2.一般性業(yè)務(wù)文檔、會議資料等保管期限為[X]年。3.合同協(xié)議等按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定確定保管期限。（三）保管要求1.建立嚴(yán)格的文稿借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱文稿。2.定期對文稿進行檢查和清理，確保文稿的安全和完整。3.對超過保管期限的文稿，應(yīng)按照公司的檔案銷毀制度進行銷毀。六、文稿查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文稿的，應(yīng)填寫《文稿查閱申請表》，注明查閱的文稿名稱、查閱目的等信息。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到文稿收集管理部門查閱。3.文稿收集管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文稿的，應(yīng)填寫《文稿借閱申請表》，注明借閱的文稿名稱、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負責(zé)人和文稿收集管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文稿，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文稿上涂改、標(biāo)記、污損等。5.借閱人員歸還文稿時，文稿收集管理部門應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)文稿有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、文稿保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的文稿。2.尚未公開的公司決策、計劃、方案等文稿。（二）保密措施1.對涉及保密的文稿，應(yīng)在文稿上加蓋“保密”標(biāo)識。2.嚴(yán)格限制接觸保密文稿的人員范圍，對接觸保密文稿的人員進行登記備案。3.加強對保密文稿存儲設(shè)備的管理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護。4.在傳輸保密文稿時，應(yīng)采用加密等安全措施，確保文稿傳輸過程中的安全。（三）保密責(zé)任1.接觸保密文稿的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文稿內(nèi)容。2.如發(fā)現(xiàn)保密文稿有泄露風(fēng)險，應(yīng)及時采取措施進行處理，并報告公司相關(guān)部門。3.對違反保密規(guī)定的人員，公司將依法追究其責(zé)任。八、文稿銷毀管理（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無留存價值的文稿。2.已被新的文稿替代且無需留存的舊文稿。3.因各種原因需要銷毀的其他文稿。（二）銷毀流程1.文稿收集管理部門定期對需要銷毀的文稿進行清理和登記，填寫《文稿銷毀申請表》。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文稿收集管理部門會同相關(guān)部門進行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀的文稿名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。4.對涉及保密的文稿，應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進行銷毀，確保文稿內(nèi)容無法恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對文稿收集管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文稿的收集、整理、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保文稿收集管理工作規(guī)范有序。（二）考核評價1.建立文稿收集管理工作考核評價機制，對各部門和相關(guān)人員的文稿收集管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括文稿收集的完整性、準(zhǔn)確性、及時性，文稿整理的規(guī)范性，文稿存