文件管理辦法職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高工作效率，特制定本文件管理辦法。本辦法旨在明確公司文件管理的職責(zé)、流程和要求，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，為公司各項(xiàng)工作的順利開展提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、保管、歸檔、借閱、銷毀等過程中的管理活動(dòng)。（三）文件定義本辦法所指文件包括公司正式發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)文件、圖紙、記錄等，以及公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的各類文件資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門統(tǒng)一歸口管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的日常管理工作。3.有效控制原則：對(duì)文件的生命周期進(jìn)行全過程控制，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。4.便于利用原則：文件的管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、職責(zé)分工（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件管理辦法及相關(guān)制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司文件的統(tǒng)一編號(hào)、登記、歸檔、保管和借閱管理。3.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)文件管理系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保文件信息的安全和有效利用。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)過期或失效文件的鑒定和銷毀工作。（二）文件起草部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的起草工作，確保文件內(nèi)容符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.對(duì)起草的文件進(jìn)行初步審核，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰。3.將起草好的文件提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。（三）文件審核部門職責(zé)1.對(duì)提交的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.提出審核意見，要求起草部門對(duì)文件進(jìn)行修改完善，確保文件質(zhì)量。3.對(duì)審核通過的文件進(jìn)行簽字確認(rèn)，承擔(dān)相應(yīng)的審核責(zé)任。（四）文件批準(zhǔn)部門職責(zé)1.對(duì)審核通過的文件進(jìn)行最終批準(zhǔn)，確保文件符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。2.對(duì)重要文件進(jìn)行審批時(shí)，應(yīng)充分考慮文件的影響范圍和潛在風(fēng)險(xiǎn)，做出審慎決策。3.承擔(dān)文件批準(zhǔn)后的相關(guān)責(zé)任，確保文件的有效執(zhí)行。（五）文件使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的日常使用和保管，確保文件的安全和完整。2.根據(jù)工作需要，及時(shí)查閱和使用相關(guān)文件，提高工作效率。3.對(duì)文件的使用情況進(jìn)行記錄，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（六）文件保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件的具體保管工作，確保文件存放有序、安全可靠。2.建立文件保管臺(tái)賬，對(duì)文件的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)和整理，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。三、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司規(guī)章制度、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如合同、協(xié)議、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)流程等。3.財(cái)務(wù)文件：與公司財(cái)務(wù)相關(guān)的文件，如預(yù)算、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事文件：關(guān)于公司人力資源管理的文件，如招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬等方面的文件。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][流水號(hào)]。3.例如：[公司簡稱]XZ[2023]001，表示公司行政類文件，2023年發(fā)布的第1號(hào)文件。四、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)主題明確、內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。2.引用法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確無誤，并注明出處。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保文件的可行性和可操作性。（二）審核流程1.文件起草完成后，起草部門應(yīng)將文件提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。2.本部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將文件提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)審核部門進(jìn)行審核。3.審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給起草部門。4.起草部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善后，再次提交審核，直至審核通過。五、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)流程1.審核通過的文件，由起草部門提交給文件批準(zhǔn)部門進(jìn)行最終批準(zhǔn)。2.文件批準(zhǔn)部門應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。3.批準(zhǔn)通過的文件，由批準(zhǔn)人簽字確認(rèn)，并注明批準(zhǔn)日期。（二）發(fā)布方式1.文件批準(zhǔn)后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件發(fā)布到公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)或通過其他適當(dāng)方式進(jìn)行發(fā)布，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)查閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的文件，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行發(fā)布和管理。六、文件使用與保管（一）使用要求1.文件使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要，及時(shí)查閱和使用相關(guān)文件。2.使用文件時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人。3.如因工作需要對(duì)文件進(jìn)行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)文件管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）保管要求1.文件保管人員應(yīng)按照文件分類和編號(hào)，對(duì)文件進(jìn)行有序存放，確保文件的安全和完整。2.文件存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、文件歸檔與借閱（一）歸檔要求1.文件辦理完畢后，文件使用部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔，移交文件管理部門。2.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合文件管理要求。3.文件管理部門應(yīng)按照規(guī)定的歸檔流程和方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和存儲(chǔ)。（二）借閱流程1.因工作需要借閱文件時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，辦理文件借閱手續(xù)，并將借閱文件交付給借閱人。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文件時(shí)，文件管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、文件修訂與廢止（一）修訂要求1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法律法規(guī)的變化，文件需要進(jìn)行修訂時(shí)，由文件起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍，并提交修訂后的文件草案。3.修訂后的文件應(yīng)按照文件起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布的流程進(jìn)行管理。（二）廢止程序1.文件因各種原因不再適用時(shí)，由文件管理部門提出廢止申請(qǐng)。