文檔歸檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保公司各類文件資料的完整性、準確性和安全性，便于查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類文檔資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司文檔管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導，由公司綜合管理部門負責歸口管理，確保各類文檔資料的集中收集、整理、保管和利用。2.真實完整原則歸檔的文檔資料應真實反映公司各項工作的實際情況，內(nèi)容完整，不得遺漏、篡改。3.分類科學原則按照文檔資料的來源、形成時間、內(nèi)容性質(zhì)等因素進行科學分類，便于查找和管理。4.便于利用原則歸檔管理應充分考慮文檔資料的利用需求，提供便捷的查閱方式和渠道，提高工作效率。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。2.公司組織架構(gòu)、人員編制、崗位職責等相關(guān)文件。3.公司會議紀要、決議、通知等文件。4.公司工作計劃、總結(jié)、報告等文件。5.公司對外聯(lián)絡(luò)的函件、協(xié)議、合同等文件。6.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。7.公司證照、資質(zhì)證書等文件。8.公司行政事務(wù)處理的相關(guān)文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公場所租賃等文件。（二）人力資源管理類1.員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲等相關(guān)文件。2.員工勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等文件。3.員工薪酬福利、社會保險、公積金等相關(guān)文件。4.員工考勤記錄、請假申請、加班審批等文件。5.人力資源規(guī)劃、人才儲備等相關(guān)文件。（三）財務(wù)管理類1.公司財務(wù)預算、決算報告等文件。2.公司財務(wù)制度、會計核算辦法等文件。3.公司各類財務(wù)報表、賬目憑證等文件。4.公司稅務(wù)申報、繳納記錄等文件。5.公司資金管理、融資活動等相關(guān)文件。6.公司固定資產(chǎn)管理、盤點記錄等文件。（四）市場營銷類1.市場調(diào)研分析報告、市場策劃方案等文件。2.公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案等文件。3.公司客戶信息、銷售合同、訂單等文件。4.公司銷售業(yè)績統(tǒng)計、分析報告等文件。5.公司市場推廣活動記錄、費用報銷等文件。（五）技術(shù)研發(fā)類1.公司技術(shù)研發(fā)項目計劃、方案、報告等文件。2.公司技術(shù)標準、規(guī)范、操作規(guī)程等文件。3.公司產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)文檔、測試報告等文件。4.公司技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請、軟件著作權(quán)等文件。5.公司技術(shù)研發(fā)團隊建設(shè)、人員培訓等相關(guān)文件。（六）生產(chǎn)管理類1.公司生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)報表等文件。2.公司生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等文件。3.公司生產(chǎn)設(shè)備臺賬、維護保養(yǎng)記錄、故障維修報告等文件。4.公司原材料采購計劃、供應商管理文件等文件。5.公司生產(chǎn)現(xiàn)場管理、安全生產(chǎn)記錄等文件。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時登記并交綜合管理部門歸檔。3.員工在工作過程中形成的文件材料，應在完成工作后及時整理并交部門負責人審核，審核通過后交綜合管理部門歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。2.文件材料應按照分類方案進行分類整理，同一類別的文件材料應按照時間順序排列。3.對于紙張大小不一致的文件材料，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.對于電子文件，應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張較多的文件材料，應采用三孔一線或膠裝的方式進行裝訂。3.對于紙張較少的文件材料，可采用左上角裝訂的方式進行裝訂。（四）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應編制目錄，目錄應包括文件編號、文件名稱、日期、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應按照分類方案進行編制，同一類別的文件材料應編制一本目錄。3.目錄應采用電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式保存，電子文檔應存儲在指定的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份。（五）文件材料的裝盒1.歸檔的文件材料應裝入檔案盒，檔案盒應按照分類方案進行編號，并在盒脊上標明類別、年度、保管期限等內(nèi)容。2.檔案盒內(nèi)應放置備考表，備考表應包括盒內(nèi)文件材料的數(shù)量、起止日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案管理人員簽字。3.檔案盒應排列整齊，存放在檔案柜中，并按照類別、年度、保管期限等順序進行存放。四、歸檔流程（一）部門整理各部門按照歸檔范圍和要求，對本部門形成的文件材料進行收集、整理，并填寫《文件材料歸檔清單》。（二）部門審核各部門負責人對本部門整理好的文件材料進行審核，確保文件材料的完整性、準確性和規(guī)范性。審核通過后，在《文件材料歸檔清單》上簽字確認。（三）移交歸檔各部門將審核通過的文件材料及《文件材料歸檔清單》一并移交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對移交的文件材料進行核對，核對無誤后辦理簽收手續(xù)，并將文件材料按照分類方案進行整理、編目、裝盒。（四）檔案存儲整理好的檔案應存放在專門的檔案庫房中，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（五）檔案利用公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。五、保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、合并、分立、終止等重大事項的相關(guān)文件。2.公司年度財務(wù)決算報告。3.公司重要的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司重要的會議紀要、決議等文件。5.公司重要的人事任免文件。6.公司獲得的重要榮譽證書、獎項等文件。（二）長期保管1.公司年度工作計劃、總結(jié)報告等文件。2.公司各類規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件。3.公司員工勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等文件。4.公司財務(wù)預算、決算報告等文件。5.公司市場調(diào)研分析報告、市場策劃方案等文件。6.公司技術(shù)研發(fā)項目計劃、方案、報告等文件。7.公司生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令、生產(chǎn)報表等文件。8.公司重要的對外聯(lián)絡(luò)函件、協(xié)議、合同等文件。9.公司員工考勤記錄、請假申請、加班審批等文件。10.公司固定資產(chǎn)管理、盤點記錄等文件。（三）短期保管1.公司一般性的行政事務(wù)處理文件，如辦公用品采購、車輛管理、辦公場所租賃等文件。2.公司臨時性的工作計劃、總結(jié)報告等文件。3.公司一般性的市場推廣活動記錄、費用報銷等文件。4.公司一般性的技術(shù)研發(fā)項目文件，如技術(shù)文檔、測試報告等文件。5.公司一般性的生產(chǎn)現(xiàn)場管理、安全生產(chǎn)記錄等文件。6.公司一般性的員工培訓記錄、考核成績等文件。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.檔案鑒定工作應由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負責人及相關(guān)專家組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素進行綜合評估，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對于已到保管期限且確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部門組織實施。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.檔案銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應建立檔案信息系統(tǒng)，將各類檔案資料進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。（二）檔案數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)