普通檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司普通檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工形成的普通檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司普通檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地收集，涵蓋公司運(yùn)營過程中的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。（四）定義本辦法所稱普通檔案，是指公司在日常經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的，除涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等特殊檔案以外的各類文件、資料、記錄等。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司普通檔案管理辦法，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司普通檔案，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門普通檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交綜合管理部。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定形成和積累檔案資料，保證檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.公司內(nèi)部規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核材料等。5.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件資料。7.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明等。8.其他與公司經(jīng)營管理相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)、主動(dòng)地收集本部門形成的檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交綜合管理部，不得擅自留存或銷毀。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意保持文件的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造檔案內(nèi)容。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.分類將普通檔案分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、綜合類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如行政管理類可分為公文、會(huì)議、印章、證照等子類。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)方法可采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的形式，例如：2023XM001，表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并建立電子目錄，方便檔案的查閱和檢索。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司普通檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限、編號(hào)順序等進(jìn)行排列存放，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，分別存放于不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（三）檔案的借閱與歸還1.借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱審批綜合管理部檔案管理人員收到《檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。3.借閱登記經(jīng)審批同意借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案的查閱1.查閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.查閱審批綜合管理部檔案管理人員收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合查閱規(guī)定的申請(qǐng)，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。3.查閱方式檔案查閱應(yīng)在綜合管理部檔案查閱室進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、堅(jiān)持辯證唯物主義的原則。2.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值和歷史意義。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。4.檔案的密級(jí)和保密期限。（四）保管期限劃分1.永久保管反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.審批《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀記錄檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將銷毀情況記錄存檔。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司普通檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有普通檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理采取有效的數(shù)據(jù)安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和損壞。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。4.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識(shí)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)綜合管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門普通檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法的規(guī)定。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作的開展情況。3.檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況。4.檔案的查閱、借閱等利用情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查綜合管理部每年定期對(duì)公司各部門普通檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，