智慧云章管理辦法一、總則（一）目的為加強公司印章管理，提高印章使用的安全性、規(guī)范性和效率，結合智慧云章技術應用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類印章的管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章等實體印章，以及基于智慧云章系統(tǒng)生成的電子印章。（三）基本原則1.嚴格審批原則：印章使用必須經過嚴格的審批流程，確保用印事項合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障印章及相關信息的安全，防止印章被盜用、冒用或信息泄露。3.規(guī)范操作原則：明確印章使用的流程和要求，確保操作規(guī)范、準確。4.責任追究原則：對印章使用過程中的違規(guī)行為進行責任追究。二、智慧云章系統(tǒng)概述（一）系統(tǒng)功能1.印章管控：實現(xiàn)對實體印章的遠程授權、實時監(jiān)控和使用記錄。2.電子印章管理：支持電子印章的生成、存儲、使用和驗證。3.審批流程定制：根據公司規(guī)定設置個性化的用印審批流程。4.數據統(tǒng)計與分析：提供印章使用數據的統(tǒng)計報表，便于管理決策。（二）系統(tǒng)架構智慧云章系統(tǒng)由硬件設備（如智能印章終端）、軟件平臺和網絡組成。硬件設備負責印章的物理控制和信息采集，軟件平臺實現(xiàn)印章管理的各項功能，網絡保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數據傳輸。三、印章的分類與管理（一）印章分類1.公章：代表公司對外行使權力的印章。2.合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。3.財務專用章：用于財務結算等相關業(yè)務的印章。4.法人章：法定代表人的個人印章。5.部門章：各部門使用的印章，用于內部文件等。（二）實體印章管理1.印章的刻制：由公司指定的部門統(tǒng)一辦理印章刻制手續(xù)，刻制完成后進行備案登記。2.印章的保管：設立專門的印章保管崗位，明確保管人員職責，確保印章存放安全。3.印章的啟用與停用：啟用新印章需經公司領導批準，并在智慧云章系統(tǒng)中進行相應設置；停用的印章應及時封存并妥善保管。（三）電子印章管理1.電子印章的申請：使用部門或人員根據需要向印章管理部門提交電子印章申請，經審核通過后進行制作。2.電子印章的存儲：采用安全可靠的存儲方式，確保電子印章數據的完整性和保密性。3.電子印章的使用：通過智慧云章系統(tǒng)進行電子印章的蓋章操作，系統(tǒng)自動記錄使用信息。四、用印審批流程（一）審批流程設置根據用印事項的性質和重要程度，設置不同的審批流程。一般用印事項由部門負責人審批，重要合同等用印事項需經公司領導多級審批。（二）審批內容要求1.用印申請應明確用印事項、文件名稱、份數、用印日期等信息。2.審批人員需對用印事項的合法性、合規(guī)性進行審核，簽署明確意見。（三）審批流程操作1.申請人通過智慧云章系統(tǒng)提交用印申請，并上傳相關文件。2.審批人員在系統(tǒng)中收到申請后，按照規(guī)定流程進行審批，可選擇同意、不同意或退回修改等操作。3.審批通過后，系統(tǒng)自動生成用印任務，通知印章保管人員或授權使用人進行用印操作。五、智慧云章使用規(guī)范（一）使用權限管理根據崗位和職責，為不同人員分配相應的智慧云章使用權限，確保只有經過授權的人員才能使用印章。（二）使用流程1.用印人員在智慧云章系統(tǒng)中確認用印任務，準備好待蓋章文件。2.將實體印章放置在智能印章終端上，按照系統(tǒng)提示進行蓋章操作。對于電子印章，直接在系統(tǒng)中選擇相應印章進行蓋章。3.蓋章完成后，系統(tǒng)自動記錄蓋章時間、地點、文件名稱等詳細信息，并生成蓋章記錄。（三）異常情況處理在使用智慧云章過程中，如遇到設備故障、網絡問題等異常情況，應及時報告印章管理部門，并采取相應的應急措施，確保用印工作不受影響。六、印章使用記錄與檔案管理（一）使用記錄智慧云章系統(tǒng)自動記錄每一次印章使用的詳細信息，包括用印時間、地點、文件名稱、用印人、審批人等，形成完整的使用記錄。（二）檔案管理1.將印章使用記錄定期進行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.實體印章的相關文件，如刻制申請、啟用停用記錄等，也應一并歸檔管理。3.電子印章的制作、使用等相關數據備份存儲，確保數據的可追溯性。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.印章管理部門定期對智慧云章使用情況進行檢查，查看審批流程是否合規(guī)、使用記錄是否完整等。2.審計部門不定期對印章管理和使用情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、監(jiān)管機構等的監(jiān)督檢查，并按照要求提供相關印章管理資料。八、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用印章。2.超越審批范圍使用印章。3.偽造、變造印章使用記錄。4.因保管不善導致印章丟失、被盜用等。（二）責任追究措施1.對于違規(guī)使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予責任人警告、罰款、降職、撤職等處分。2.給公司造成經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。3.