機(jī)關(guān)文書(shū)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)文書(shū)管理，提高文書(shū)處理效率和質(zhì)量，確保文書(shū)工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本機(jī)關(guān)各部門在工作中形成、處理、傳遞、保管的各類文書(shū)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書(shū)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，格式符合規(guī)定要求，語(yǔ)言表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。2.及時(shí)高效原則：文書(shū)處理應(yīng)及時(shí)、迅速，避免積壓延誤，確保工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保文書(shū)信息安全，防止失泄密事件發(fā)生。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：文書(shū)應(yīng)精簡(jiǎn)扼要，注重實(shí)用價(jià)值，避免形式主義。二、文書(shū)種類及格式（一）種類1.通用公文：包括命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等。2.專用公文：根據(jù)本機(jī)關(guān)工作特點(diǎn)和需要，制定的各類專用文書(shū)，如工作匯報(bào)、業(yè)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等。3.內(nèi)部文件：機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)等。（二）格式1.頁(yè)面設(shè)置：一般采用A4紙，頁(yè)邊距上、下、左、右各為2.5cm。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體，正文一般用三號(hào)仿宋體，小標(biāo)題一般用三號(hào)黑體。3.排版要求：段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。4.編號(hào)規(guī)則：通用公文按照國(guó)家規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)；專用公文和內(nèi)部文件根據(jù)本機(jī)關(guān)實(shí)際情況制定編號(hào)規(guī)則。三、文書(shū)起草（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策及本機(jī)關(guān)工作實(shí)際，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，事實(shí)清楚。2.語(yǔ)言規(guī)范：文字表達(dá)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、通順，避免使用模糊、歧義、生僻的詞匯和句子。3.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：結(jié)構(gòu)合理，層次分明，條理清晰，前后連貫。4.格式規(guī)范：按照本辦法規(guī)定的格式要求進(jìn)行起草。（二）起草流程1.明確任務(wù)：根據(jù)工作需要，確定文書(shū)起草的任務(wù)和要求。2.收集資料：收集與文書(shū)內(nèi)容相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)資料、歷史數(shù)據(jù)等。3.擬定提綱：根據(jù)文書(shū)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)要求，擬定詳細(xì)的提綱。4.撰寫(xiě)初稿：按照提綱進(jìn)行初稿撰寫(xiě)，確保內(nèi)容完整、邏輯清晰。5.修改完善：對(duì)初稿進(jìn)行反復(fù)修改，征求相關(guān)部門和人員的意見(jiàn)，確保文書(shū)質(zhì)量。四、文書(shū)審核（一）審核內(nèi)容1.合法性：是否符合國(guó)家法律法規(guī)、方針政策及本機(jī)關(guān)相關(guān)規(guī)定。2.準(zhǔn)確性：內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)是否可靠。3.規(guī)范性：格式、語(yǔ)言、邏輯等是否符合要求。4.可行性：提出的措施和要求是否切實(shí)可行。（二）審核流程1.部門初審：文書(shū)起草部門完成初稿后，由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，提出修改意見(jiàn)。2.送審：初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文書(shū)送相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。3.審核反饋：審核部門或領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審核后，提出審核意見(jiàn)，反饋給起草部門。4.修改完善：起草部門根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善，再次送審，直至審核通過(guò)。五、文書(shū)簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.重要公文：由機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.一般性公文：由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.部門內(nèi)部文件：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.送簽：文書(shū)審核通過(guò)后，由起草部門將文書(shū)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)進(jìn)行審閱后，簽署意見(jiàn)并簽字。3.登記：文書(shū)簽發(fā)后，由文書(shū)管理人員進(jìn)行登記，記錄簽發(fā)時(shí)間、簽發(fā)人等信息。六、文書(shū)印發(fā)（一）印發(fā)要求1.排版印刷：按照審核通過(guò)的格式進(jìn)行排版印刷，確保字跡清晰、頁(yè)面整潔。2.份數(shù)確定：根據(jù)工作需要，確定文書(shū)的印發(fā)份數(shù)，避免浪費(fèi)。3.分發(fā)范圍：明確文書(shū)的分發(fā)范圍，確保相關(guān)部門和人員及時(shí)收到。（二）印發(fā)流程1.排版：文書(shū)管理人員根據(jù)簽發(fā)后的文書(shū)進(jìn)行排版。2.校對(duì)：排版完成后，進(jìn)行校對(duì)，確保文書(shū)內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.印刷：校對(duì)通過(guò)后，進(jìn)行印刷。4.分發(fā)：印刷完成后，按照分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄。七、文書(shū)登記（一）登記內(nèi)容1.文書(shū)名稱：記錄文書(shū)的具體名稱。2.文號(hào)：記錄文書(shū)的編號(hào)。3.發(fā)文日期：記錄文書(shū)的簽發(fā)日期。4.發(fā)文部門：記錄文書(shū)的起草部門。5.密級(jí)：記錄文書(shū)的保密等級(jí)。6.份數(shù)：記錄文書(shū)的印發(fā)份數(shù)。7.分發(fā)范圍：記錄文書(shū)的分發(fā)部門和人員。（二）登記方式采用電子登記和紙質(zhì)登記相結(jié)合的方式，建立文書(shū)登記臺(tái)賬，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。八、文書(shū)傳閱（一）傳閱范圍根據(jù)文書(shū)內(nèi)容和工作需要，確定文書(shū)的傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時(shí)了解文書(shū)內(nèi)容。（二）傳閱流程1.送閱：文書(shū)管理人員將文書(shū)送相關(guān)人員傳閱，并做好送閱記錄。2.傳閱：傳閱人員在收到文書(shū)后，應(yīng)及時(shí)閱讀，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文書(shū)傳遞給下一位傳閱人員。3.反饋：傳閱人員閱讀文書(shū)后，如有意見(jiàn)或建議，應(yīng)及時(shí)反饋給文書(shū)管理人員。4.收回：文書(shū)傳閱完畢后，文書(shū)管理人員應(yīng)及時(shí)收回，進(jìn)行整理歸檔。九、文書(shū)歸檔（一）歸檔范圍1.具有保存價(jià)值的通用公文、專用公文和內(nèi)部文件。2.重要會(huì)議文件、重大活動(dòng)文件等。3.與本機(jī)關(guān)工作相關(guān)的上級(jí)文件、下級(jí)文件及其他單位來(lái)文。（二）歸檔要求1.分類整理：按照文書(shū)種類、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.編號(hào)裝訂：對(duì)整理好的文書(shū)進(jìn)行編號(hào)，并裝訂成冊(cè)。3.編制目錄：編制文書(shū)歸檔目錄，便于查找和利用。（三）歸檔流程1.收集：文書(shū)辦理完畢后，由文書(shū)管理人員及時(shí)收集相關(guān)文書(shū)。2.整理：對(duì)收集到的文書(shū)進(jìn)行分類整理，確保文書(shū)齊全、完整。3.裝訂：按照裝訂要求對(duì)文書(shū)進(jìn)行裝訂。4.編目：編制文書(shū)歸檔目錄，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。5.上架：將裝訂好的文書(shū)檔案上架存放，便于查閱和保管。十、文書(shū)借閱（一）借閱范圍因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可以借閱文書(shū)檔案。（二）借閱要求1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：借閱人員需填寫(xiě)文書(shū)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。3.登記：文書(shū)管理人員對(duì)借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間等信息。4.保管：借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文書(shū)檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。5.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的文書(shū)檔案，歸還時(shí)需經(jīng)文書(shū)管理人員檢查，確保文書(shū)檔案完好無(wú)損。十一、文書(shū)保密（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文書(shū)保密管理。2.明確文書(shū)保密責(zé)任，對(duì)涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的文書(shū)，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。3.加強(qiáng)對(duì)文書(shū)處理場(chǎng)所和設(shè)備的管理，防止失泄密事件發(fā)生。（二）保密措施1.密級(jí)標(biāo)識(shí)：對(duì)涉及保密的文書(shū)，應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。2.存儲(chǔ)設(shè)備：采用加密存儲(chǔ)設(shè)備存儲(chǔ)保密文書(shū)，防止信息泄露。3.訪問(wèn)控制：對(duì)保密文書(shū)的訪問(wèn)進(jìn)行嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。4.銷毀處理：對(duì)不再需要的保密文書(shū)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，防止信息泄露。十二、文書(shū)信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立文書(shū)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、登記、傳閱、歸檔、借閱等全過(guò)程的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.及時(shí)錄入：文書(shū)管理人員應(yīng)及時(shí)將文書(shū)信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期更新：對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期更新，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.備份管理：定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全管理1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)工作需要，設(shè)置不同人員對(duì)信息化管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。2.安全防護(hù)：采取安全防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件發(fā)生。3.應(yīng)急處理：制定信息化管理系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。十三、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：機(jī)關(guān)辦公室定期對(duì)各部門文書(shū)管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.專項(xiàng)檢查：根據(jù)工作需要，對(duì)重要文書(shū)、重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保文書(shū)