檔案調(diào)取管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的調(diào)取管理，確保檔案的安全與完整，保證檔案信息的合理利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及檔案調(diào)取的相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：檔案調(diào)取活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全性原則：確保檔案在調(diào)取過程中不發(fā)生丟失、損壞、篡改等情況，保障檔案信息安全。3.規(guī)范性原則：明確檔案調(diào)取流程，規(guī)范操作行為，保證調(diào)取工作有序進(jìn)行。4.高效性原則：在確保檔案安全與規(guī)范的前提下，提高檔案調(diào)取效率，滿足工作實(shí)際需求。二、檔案定義與分類（一）檔案定義本辦法所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、會(huì)議記錄、技術(shù)資料、人事檔案等。（二）檔案分類1.行政檔案：涵蓋公司/組織行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類文件、通知、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)檔案：與公司/組織業(yè)務(wù)開展相關(guān)的檔案，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。4.人事檔案：員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、績效考核、培訓(xùn)記錄等人事資料。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)文件和資料。三、檔案調(diào)取申請（一）申請主體公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要調(diào)取檔案時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人作為申請主體提出申請。（二）申請流程1.申請人填寫《檔案調(diào)取申請表》，詳細(xì)注明調(diào)取檔案的名稱、數(shù)量、調(diào)取目的、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.將填寫完整的申請表提交至檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（三）審核要點(diǎn)1.申請目的是否合理，與工作實(shí)際需求相符。2.預(yù)計(jì)歸還時(shí)間是否合理，是否能確保檔案及時(shí)歸還。3.申請人是否具備相應(yīng)的檔案調(diào)取權(quán)限。四、檔案調(diào)取審批（一）審批層級1.一般性檔案調(diào)取申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或大量檔案調(diào)取的申請，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容1.審核申請信息的完整性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的重要性和敏感性，評估調(diào)取風(fēng)險(xiǎn)，并確定相應(yīng)的安全保障措施。3.審批通過后，在申請表上簽署審批意見。五、檔案調(diào)取執(zhí)行（一）調(diào)取人員要求1.檔案調(diào)取人員應(yīng)具備相應(yīng)的工作資質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案管理相關(guān)規(guī)定。2.調(diào)取人員需由申請部門指定，并提前接受檔案管理部門的培訓(xùn)，了解檔案調(diào)取流程和注意事項(xiàng)。（二）調(diào)取流程1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的申請表，安排專人協(xié)助調(diào)取人員辦理檔案調(diào)取手續(xù)。2.調(diào)取人員與檔案管理人員共同核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，并在《檔案調(diào)取清單》上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員按照規(guī)定將檔案提供給調(diào)取人員，并做好相應(yīng)的記錄。（三）安全保障措施1.調(diào)取人員在調(diào)取檔案過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案安全。如使用專門的檔案運(yùn)輸工具，避免檔案受到擠壓、碰撞、潮濕等損壞。2.對于機(jī)密檔案，調(diào)取人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取加密存儲、專人護(hù)送等措施，防止檔案信息泄露。六、檔案使用規(guī)范（一）使用范圍調(diào)取的檔案僅限申請部門在規(guī)定的工作范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。（二）使用要求1.調(diào)取人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.在檔案使用過程中，如需對檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保復(fù)制件與原件一致。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）監(jiān)督檢查檔案管理部門有權(quán)對檔案使用情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)責(zé)令整改。七、檔案歸還（一）歸還時(shí)間調(diào)取人員應(yīng)按照申請表中注明的預(yù)計(jì)歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。（二）歸還流程1.調(diào)取人員將檔案整理齊全后，攜帶《檔案調(diào)取清單》到檔案管理部門辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員與調(diào)取人員共同核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息，確認(rèn)無誤后在《檔案調(diào)取清單》上簽字，并注明歸還時(shí)間。3.檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息篡改等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案存儲與保管（一）存儲環(huán)境檔案管理部門應(yīng)確保檔案存儲環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）保管措施1.對檔案進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引和目錄，便于查找和管理。2.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并采取必要的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。九、檔案銷毀（一）銷毀條件檔案在達(dá)到規(guī)定的保管期限或已失去保存價(jià)值后，經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.組織專人對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保清單與實(shí)物一致。3.采用合適的銷毀方式對檔案進(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織提供便捷的檔案信息查詢和利用服務(wù)。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全與保密。4.流程管理：對檔案調(diào)取、審批、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，提高工作效率。（三）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。2.定期對信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案調(diào)取管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案調(diào)取申請、審批、執(zhí)行等流程是否符合規(guī)定。2.檔案使用規(guī)范是否得到遵守，檔案是否安全、完整。3.檔案存儲與保管情況是否良好。4.檔案信息化管理工作是否正常開展，數(shù)據(jù)是否安全。（三）問題處理監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令