株洲結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范株洲地區(qū)公司/組織的結(jié)算管理工作，加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，確保結(jié)算業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，提高資金使用效率，促進(jìn)公司/組織健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于株洲地區(qū)內(nèi)公司/組織及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等涉及結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)活動(dòng)。包括但不限于銷售結(jié)算、采購(gòu)結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷結(jié)算、資金收付結(jié)算等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的結(jié)算管理。（三）基本原則1.合法性原則：結(jié)算活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度，確保結(jié)算業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或虛假記錄。3.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)辦理結(jié)算業(yè)務(wù)，不得拖延，以保障資金的正常流轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。4.安全性原則：采取有效的安全措施，確保結(jié)算信息的安全，防止結(jié)算資金被盜取、挪用或遭受其他損失。5.效益性原則：在保證結(jié)算業(yè)務(wù)質(zhì)量的前提下，優(yōu)化結(jié)算流程，降低結(jié)算成本，提高資金使用效益。二、結(jié)算業(yè)務(wù)流程規(guī)范（一）銷售結(jié)算1.銷售合同簽訂銷售部門在與客戶簽訂銷售合同前，應(yīng)仔細(xì)審核客戶的信用狀況、支付能力等信息，確保合同條款明確、合理，特別是關(guān)于結(jié)算方式、結(jié)算期限、付款條件等內(nèi)容。合同簽訂后，銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門備案，以便財(cái)務(wù)部門提前做好結(jié)算準(zhǔn)備工作。2.發(fā)貨與開票倉(cāng)庫(kù)部門根據(jù)銷售合同和銷售訂單安排發(fā)貨，并及時(shí)填寫發(fā)貨單。發(fā)貨單應(yīng)詳細(xì)記錄貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。財(cái)務(wù)部門在收到倉(cāng)庫(kù)部門的發(fā)貨單后，根據(jù)銷售合同開具發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家稅收法規(guī)和公司/組織的發(fā)票管理制度執(zhí)行，確保發(fā)票內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。發(fā)票開具后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票副本送交銷售部門，由銷售部門負(fù)責(zé)傳遞給客戶。3.收款跟進(jìn)銷售部門負(fù)責(zé)跟蹤客戶的付款情況，在結(jié)算期限到期前提醒客戶按時(shí)付款。對(duì)于逾期未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并采取相應(yīng)的催款措施。財(cái)務(wù)部門定期與銷售部門核對(duì)收款情況，及時(shí)掌握應(yīng)收賬款的動(dòng)態(tài)信息。對(duì)于已收到的款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資金及時(shí)入賬。4.應(yīng)收賬款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)收賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)收賬款的客戶名稱、金額、賬齡、收款情況等信息。定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，評(píng)估應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)狀況。對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同銷售部門進(jìn)行重點(diǎn)跟蹤和催收，必要時(shí)可采取法律手段維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。同時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的壞賬管理制度，對(duì)應(yīng)收賬款的壞賬情況進(jìn)行認(rèn)定和處理。（二）采購(gòu)結(jié)算1.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同前，應(yīng)充分了解供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等情況，確保合同條款合理、有利。合同中應(yīng)明確規(guī)定結(jié)算方式、結(jié)算期限、付款條件、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送交財(cái)務(wù)部門備案，以便財(cái)務(wù)部門做好資金安排和結(jié)算準(zhǔn)備工作。2.到貨驗(yàn)收采購(gòu)的貨物到達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)部門進(jìn)行驗(yàn)收。倉(cāng)庫(kù)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同和相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫驗(yàn)收單。驗(yàn)收單應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，如驗(yàn)收合格或不合格及原因等。對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的貨物，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并在驗(yàn)收單上注明處理結(jié)果。3.發(fā)票審核與付款財(cái)務(wù)部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的發(fā)票審核制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同的付款條件和審批流程安排付款。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)再次核對(duì)采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款金額與實(shí)際采購(gòu)業(yè)務(wù)相符。付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄付款情況和應(yīng)付賬款的減少。4.應(yīng)付賬款管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立應(yīng)付賬款臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆應(yīng)付賬款的供應(yīng)商名稱、金額、賬齡、付款情況等信息。定期對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行核對(duì)和清理，確保應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)于有爭(zhēng)議的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，及時(shí)解決爭(zhēng)議問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)按照公司/組織的財(cái)務(wù)管理制度，對(duì)應(yīng)付賬款的長(zhǎng)期掛賬情況進(jìn)行分析和處理。（三）費(fèi)用報(bào)銷結(jié)算1.費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)按照公司/組織的費(fèi)用報(bào)銷制度填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生的日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、審批文件等原始憑證。費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的審批流程進(jìn)行逐級(jí)審批，審批通過(guò)后提交給財(cái)務(wù)部門。2.費(fèi)用審核財(cái)務(wù)部門收到員工提交的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表后，應(yīng)按照費(fèi)用報(bào)銷制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括費(fèi)用的真實(shí)性、合理性、合法性、合規(guī)性等。對(duì)于不符合規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知員工補(bǔ)充或更正相關(guān)資料，或不予報(bào)銷。在審核過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門可根據(jù)需要對(duì)費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如與相關(guān)人員溝通、查閱原始記錄等。審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門在費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表上簽署審核意見。3.費(fèi)用支付經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)，按照公司/組織的資金支付流程進(jìn)行付款。對(duì)于符合現(xiàn)金支付條件的費(fèi)用，可支付現(xiàn)金；對(duì)于超過(guò)現(xiàn)金支付限額或需要通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬支付的費(fèi)用，應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付。費(fèi)用支付后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄費(fèi)用支出情況，并將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表及相關(guān)原始憑證進(jìn)行歸檔保存。三、結(jié)算賬戶管理（一）賬戶開立1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需要，由財(cái)務(wù)部門提出結(jié)算賬戶開立申請(qǐng)，經(jīng)公司/組織管理層審批后，按照銀行相關(guān)規(guī)定辦理開戶手續(xù)。2.開戶時(shí)應(yīng)選擇信譽(yù)良好、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、結(jié)算便捷的銀行，并簽訂相關(guān)的賬戶管理協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.結(jié)算賬戶的名稱應(yīng)與公司/組織的全稱一致，確保賬戶信息的準(zhǔn)確性和一致性。（二）賬戶使用1.嚴(yán)格按照結(jié)算賬戶的用途使用賬戶，不得出租、出借、轉(zhuǎn)讓結(jié)算賬戶。2.規(guī)范結(jié)算賬戶的資金收付操作，確保資金收支的合規(guī)性和安全性。對(duì)于大額資金的收付，應(yīng)按照公司/組織的資金審批制度進(jìn)行審批，并做好相關(guān)記錄。3.定期核對(duì)結(jié)算賬戶的余額和交易明細(xì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。如發(fā)現(xiàn)賬戶余額不符、存在未達(dá)賬項(xiàng)等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銀行溝通核實(shí)，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。（三）賬戶變更與撤銷1.如公司/組織的名稱、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍等信息發(fā)生變更，或因業(yè)務(wù)調(diào)整需要變更結(jié)算賬戶信息時(shí)，應(yīng)及時(shí)向銀行申請(qǐng)辦理賬戶變更手續(xù)。2.在辦理賬戶變更手續(xù)前，應(yīng)確保已完成相關(guān)的內(nèi)部審批流程，并準(zhǔn)備好所需的證明文件和資料。3.當(dāng)結(jié)算賬戶不再使用或因其他原因需要撤銷賬戶時(shí)，應(yīng)按照銀行的規(guī)定辦理銷戶手續(xù)。在銷戶前，應(yīng)確保賬戶內(nèi)的資金已全部結(jié)清，相關(guān)的債權(quán)債務(wù)已清理完畢，并完成所有的賬務(wù)處理。四、結(jié)算票據(jù)管理（一）票據(jù)種類本辦法所指的結(jié)算票據(jù)包括支票、匯票、本票、發(fā)票、收據(jù)等各類用于結(jié)算的票據(jù)。（二）票據(jù)購(gòu)買1.根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)需求，由財(cái)務(wù)部門提出票據(jù)購(gòu)買申請(qǐng)，經(jīng)審批后指定專人負(fù)責(zé)辦理票據(jù)購(gòu)買手續(xù)。2.購(gòu)買票據(jù)時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)的票據(jù)供應(yīng)商，并確保票據(jù)的真實(shí)性、合法性和完整性。購(gòu)買后，應(yīng)及時(shí)登記票據(jù)的種類、號(hào)碼、數(shù)量、購(gòu)買日期等信息，并妥善保管。（三）票據(jù)使用1.嚴(yán)格按照票據(jù)的使用規(guī)定和操作流程使用結(jié)算票據(jù)。在開具票據(jù)時(shí)，應(yīng)確保票據(jù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，不得涂改、偽造票據(jù)。2.建立票據(jù)使用登記制度，詳細(xì)記錄票據(jù)的開具日期、號(hào)碼、金額、收款單位、用途等信息。對(duì)于作廢的票據(jù)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并妥善保管，定期進(jìn)行銷毀。3.加強(qiáng)對(duì)票據(jù)使用過(guò)程的監(jiān)督和檢查，防止票據(jù)丟失、被盜用或?yàn)E用。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)丟失或被盜用，應(yīng)立即采取掛失止付等措施，并及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。（四）票據(jù)保管1.設(shè)立專門的票據(jù)保管場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門窗等，確保票據(jù)的安全存放。2.票據(jù)保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守票據(jù)保管制度，定期對(duì)票據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和核對(duì)，確保票據(jù)的賬實(shí)相符。3.對(duì)于重要的結(jié)算票據(jù)，如支票、匯票等，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，相互監(jiān)督制約，防止票據(jù)風(fēng)險(xiǎn)。（五）票據(jù)核銷1.定期對(duì)已使用的結(jié)算票據(jù)進(jìn)行核銷，核對(duì)票據(jù)的使用情況和收款情況，確保票據(jù)金額與實(shí)際結(jié)算金額一致。2.在核銷票據(jù)時(shí)，應(yīng)將票據(jù)存根聯(lián)、記賬聯(lián)等相關(guān)憑證進(jìn)行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。五、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.建立結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別機(jī)制，定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的范圍包括但不限于信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.信用風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)客戶信用管理，建立客戶信用檔案，對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行評(píng)估和分類。根據(jù)客戶的信用等級(jí)，合理確定結(jié)算方式和信用額度，防范信用風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于信用狀況較差的客戶，應(yīng)采取更為謹(jǐn)慎的結(jié)算策略，如要求預(yù)付款、增加擔(dān)保措施等。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)客戶應(yīng)收賬款的跟蹤和催收，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和化解信用風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和金融市場(chǎng)變化，及時(shí)掌握利率、匯率等市場(chǎng)因素的波動(dòng)情況。根據(jù)市場(chǎng)變化，合理調(diào)整結(jié)算策略和資金安排，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)的影響。對(duì)于涉及外匯結(jié)算的業(yè)務(wù)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)耐鈪R風(fēng)險(xiǎn)管理措施，如套期保值、外匯衍生品交易等，防范匯率波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。3.操作風(fēng)險(xiǎn)管理完善結(jié)算業(yè)務(wù)操作流程和內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和監(jiān)督管理。明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限，避免因操作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，確保員工熟悉結(jié)算業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。同時(shí)，定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正操作風(fēng)險(xiǎn)隱患。4.法律風(fēng)險(xiǎn)管理加強(qiáng)對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保結(jié)算活動(dòng)符合法律法規(guī)要求。在簽訂合同、辦理結(jié)算等業(yè)務(wù)過(guò)程中，嚴(yán)格審查合同條款和法律文件，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。建立法律風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)關(guān)注法律法規(guī)的變化和可能對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響的法律事件。對(duì)于重大法律風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)咨詢專業(yè)法律意見，采取有效的應(yīng)對(duì)措施。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全結(jié)算業(yè)務(wù)監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)結(jié)算管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和檢查。審計(jì)和檢查的內(nèi)容包括結(jié)算業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況、結(jié)算賬戶管理、結(jié)算票據(jù)管理、結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)獨(dú)立開展審計(jì)工作，客觀公正地評(píng)價(jià)結(jié)算管理工作的合規(guī)性、有效性和風(fēng)險(xiǎn)狀況。對(duì)于審計(jì)和檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.積極配合外