樣品收納管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品的收納管理，確保樣品的安全、完整、有序存放，便于查找和使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及樣品收納的部門和個人，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。（三）基本原則1.分類管理原則：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、來源等因素進行分類，便于管理和查找。2.安全存放原則：確保樣品在存放過程中的安全，防止損壞、丟失、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.標識清晰原則：對樣品進行明確標識，注明樣品名稱、規(guī)格、型號、批次、來源等信息，便于識別和管理。4.定期盤點原則：定期對樣品進行盤點，確保賬物相符，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。二、樣品的分類與編號（一）分類標準1.按產(chǎn)品類型分類：如電子產(chǎn)品、機械產(chǎn)品、化工產(chǎn)品等。2.按用途分類：如原材料樣品、成品樣品、測試樣品等。3.按來源分類：如自制樣品、外購樣品、客戶提供樣品等。（二）編號規(guī)則1.編號組成：樣品編號由產(chǎn)品類型代碼、用途代碼、來源代碼、順序號等部分組成。2.示例：電子產(chǎn)品測試樣品外購樣品001，表示該樣品為電子產(chǎn)品的測試樣品，是外購的，順序號為001。三、樣品的收納流程（一）樣品接收1.接收部門：樣品接收部門為研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。2.接收人員：接收人員應具備相應的專業(yè)知識和技能，負責對樣品進行初步檢查和登記。3.接收要求：接收人員應在收到樣品后及時進行檢查，確保樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與送貨單一致，并在樣品登記冊上進行詳細登記。（二）樣品標識1.標識內(nèi)容：樣品標識應包含樣品名稱、規(guī)格、型號、批次、來源等信息。2.標識方式：標識方式可采用標簽、掛牌、貼紙等形式，確保標識清晰、牢固。（三）樣品存放1.存放地點：樣品應存放在專門的樣品倉庫或儲存區(qū)域，確保存放環(huán)境符合樣品的要求。2.存放方式：樣品應按照分類和編號進行存放，便于查找和管理。對于特殊樣品，如易燃易爆、有毒有害等樣品，應按照相關(guān)規(guī)定進行單獨存放，并采取相應的安全措施。（四）樣品發(fā)放1.發(fā)放流程：樣品發(fā)放應填寫樣品發(fā)放申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責人審批后，到樣品倉庫領取。2.發(fā)放記錄：樣品倉庫管理人員應在樣品發(fā)放登記表上進行詳細記錄，包括發(fā)放日期、領取部門、領取人員、樣品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。（五）樣品歸還1.歸還流程：樣品使用完畢后，應及時歸還樣品倉庫，并填寫樣品歸還登記表。2.歸還檢查：樣品倉庫管理人員應在樣品歸還時進行檢查，確保樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息與發(fā)放時一致，如有損壞或丟失，應及時查明原因并進行處理。四、樣品倉庫管理（一）倉庫環(huán)境1.溫度控制：根據(jù)樣品的要求，控制倉庫的溫度，確保樣品在適宜的環(huán)境下存放。2.濕度控制：控制倉庫的濕度，防止樣品受潮、發(fā)霉等情況發(fā)生。3.通風條件：保持倉庫良好的通風條件，確?？諝饬魍?，防止異味和有害氣體積聚。（二）倉庫安全1.消防設施：配備必要的消防設施，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.防盜措施：加強倉庫的防盜措施，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止樣品被盜。3.安全培訓：對倉庫管理人員進行安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。（三）倉庫衛(wèi)生1.清潔要求：定期對倉庫進行清潔，保持倉庫整潔衛(wèi)生。2.防蟲防鼠：采取防蟲防鼠措施，防止老鼠、蟑螂等害蟲對樣品造成損壞。（四）倉庫盤點1.盤點周期：定期對樣品進行盤點，盤點周期為[具體周期]。2.盤點方法：采用實地盤點的方法，對樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息進行逐一核對。3.盤點報告：盤點結(jié)束后，應編制盤點報告，說明盤點情況，如有差異，應及時查明原因并進行處理。五、樣品的信息化管理（一）建立樣品管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：樣品管理系統(tǒng)應具備樣品信息錄入、查詢、修改、刪除、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)樣品的信息化管理。2.數(shù)據(jù)維護：定期對樣品管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（二）數(shù)據(jù)備份1.備份周期：定期對樣品管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份周期為[具體周期]。2.備份方式：可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）權(quán)限管理1.權(quán)限設置：根據(jù)用戶的工作職責和權(quán)限，設置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.權(quán)限審批：用戶權(quán)限的變更應經(jīng)過相關(guān)部門負責人的審批。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門的監(jiān)督部門，負責對樣品收納管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.樣品收納流程執(zhí)行情況：檢查樣品的接收、標識、存放、發(fā)放、歸還等流程是否符合規(guī)定。2.樣品倉庫管理情況：檢查樣品倉庫的環(huán)境、安全、衛(wèi)生等情況是否符合要求。3.樣品信息化管理情況：檢查樣品管理系統(tǒng)的運行情況、數(shù)據(jù)備份情況、權(quán)限管理情況等是否符合規(guī)定。（三）檢查頻率監(jiān)督部門應定期對樣品收納管理工作進行檢查，檢查頻率為[具體頻率]。（四）問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。七、處罰與獎勵（一）處罰規(guī)定1.違反規(guī)定行為：對于違反本辦法規(guī)定的行為，如樣品丟失、損壞、未按規(guī)定存放等，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.處罰方式：處罰方式包括警告、罰款、辭退等。（二）獎勵規(guī)定1.獎勵行為：對于在樣品收納管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予相應的獎勵。2.獎勵方式：獎勵方式包括表彰