檔案編制管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案編制管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，提高檔案利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位的檔案編制管理工作。（三）編制原則1.遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，明確各部門在檔案編制管理中的職責(zé)。3.注重檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，保證檔案能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史面貌。4.便于檔案的保管、查閱和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案編制管理辦法及相關(guān)制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的檔案編制管理工作。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。5.定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案資料。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案等。4.工程檔案：包括工程項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.其他檔案：如合同協(xié)議、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)檔案等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：公司檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表公司全宗。3.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如行政檔案為1，財(cái)務(wù)檔案為2等。4.案卷號：按照檔案整理順序依次編制。5.件號：在案卷內(nèi)按照文件排列順序編制。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)建立檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、時(shí)間和責(zé)任人。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，并定期向檔案管理部門移交。3.對于重要的文件材料，檔案管理部門可提前介入，進(jìn)行跟蹤收集。4.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類、組卷、編目等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案的整齊、美觀和便于查閱。4.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)和命名，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。5.聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并配以文字說明。五、檔案鑒定與保管期限劃分（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，對檔案進(jìn)行全面審查和評估。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見。（二）保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。六、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于檔案的查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列存放，便于查閱和管理。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.借閱檔案應(yīng)明確借閱期限，到期歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、用途、歸還日期等。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化處理1.對公司存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整和清晰。2.按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、命名、標(biāo)注等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作，及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.公司內(nèi)部人員可通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱、借閱檔案，提高檔案利用效率。3.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。九、檔案統(tǒng)計(jì)與統(tǒng)計(jì)報(bào)表（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱、借閱檔案的人次、卷次、文件數(shù)量等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：包括檔案庫房面積、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，能夠反映公司檔案管理工作的實(shí)際情況。3.對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。十、檔案移交與接收（一）移交范圍1.公司各部門因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，應(yīng)將本部門保管的檔案及時(shí)移交檔案管理部門。2.公司所屬單位應(yīng)按照規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。（二）移交手續(xù)1.檔案移交部門應(yīng)編制《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確認(rèn)無誤后辦理接收手續(xù)。3.雙方在《檔案移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份存檔。十一、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確認(rèn)應(yīng)銷毀的檔案。（二）銷毀手續(xù)1.檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)