樣品管理辦法修訂一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品管理，規(guī)范樣品的采集、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、使用、流轉(zhuǎn)及處置等環(huán)節(jié)，確保樣品的質(zhì)量和完整性，滿(mǎn)足公司內(nèi)部研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制以及對(duì)外展示、銷(xiāo)售等需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及樣品管理的部門(mén)和活動(dòng)，包括但不限于研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量控制部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)以及與樣品相關(guān)的供應(yīng)商和客戶(hù)。（三）職責(zé)分工1.樣品管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善樣品管理的相關(guān)制度和流程，組織樣品管理的培訓(xùn)與宣貫，對(duì)樣品管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.樣品采集部門(mén)按照規(guī)定的程序和要求，負(fù)責(zé)樣品的采集工作，確保采集的樣品具有代表性和真實(shí)性，并及時(shí)將樣品移交至樣品管理部門(mén)。3.樣品存儲(chǔ)部門(mén)負(fù)責(zé)提供合適的存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)樣品進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，確保樣品在存儲(chǔ)期間的質(zhì)量不受影響，并做好樣品存儲(chǔ)期間的記錄工作。4.樣品使用部門(mén)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的流程申請(qǐng)使用樣品，并在使用過(guò)程中妥善保管樣品，確保樣品的安全和完整，使用完畢后及時(shí)歸還樣品管理部門(mén)。5.質(zhì)量控制部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)樣品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)和分析，確保樣品符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和要求，并為樣品管理工作提供技術(shù)支持和指導(dǎo)。6.其他相關(guān)部門(mén)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合樣品管理部門(mén)做好樣品管理的相關(guān)工作，如銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)樣品的對(duì)外展示和銷(xiāo)售過(guò)程中的樣品管理，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)樣品相關(guān)事宜等。二、樣品采集（一）采集計(jì)劃1.在進(jìn)行樣品采集前，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需求制定詳細(xì)的樣品采集計(jì)劃，明確采集的目的、樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采集地點(diǎn)、采集時(shí)間、采集方法以及采集人員等信息。2.采集計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確保計(jì)劃的合理性和可行性。（二）采集程序1.采集人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采集計(jì)劃進(jìn)行樣品采集，確保采集過(guò)程符合相關(guān)操作規(guī)程和安全要求。2.在采集樣品時(shí)，應(yīng)做好記錄工作，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、采集人員等信息，并確保記錄的真實(shí)性和完整性。3.采集的樣品應(yīng)具有代表性，能夠反映被采集對(duì)象的真實(shí)情況。對(duì)于有特殊要求的樣品，如需要在特定條件下采集或保存的樣品，應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行操作。4.采集完成后，采集人員應(yīng)及時(shí)將樣品移交至樣品管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、采集人員等信息的核對(duì)，以及雙方簽字確認(rèn)。（三）采集記錄1.樣品采集記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整，包括但不限于以下內(nèi)容：樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；采集時(shí)間、采集地點(diǎn)；采集人員姓名；樣品來(lái)源（如客戶(hù)提供、供應(yīng)商提供、自行采集等）；采集方法及相關(guān)說(shuō)明；樣品的初始狀態(tài)描述；其他需要記錄的信息。2.采集記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠追溯樣品的采集過(guò)程。三、樣品標(biāo)識(shí)（一）標(biāo)識(shí)內(nèi)容1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)包含以下基本信息：樣品名稱(chēng)；規(guī)格型號(hào)；樣品編號(hào)；樣品來(lái)源（如客戶(hù)提供、供應(yīng)商提供、自行采集等）；采集時(shí)間；有效期（如有）；其他必要信息。2.對(duì)于有特殊要求的樣品，如危險(xiǎn)化學(xué)品樣品、貴重樣品等，應(yīng)在標(biāo)識(shí)中明確標(biāo)注相關(guān)警示信息或特殊標(biāo)識(shí)。（二）標(biāo)識(shí)方法1.樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)采用清晰、牢固、不易褪色的方式進(jìn)行標(biāo)注，可采用標(biāo)簽粘貼、噴涂、刻印等方法。2.標(biāo)簽應(yīng)粘貼在樣品的顯著位置，確保標(biāo)識(shí)信息易于識(shí)別和查看。對(duì)于體積較小的樣品，可采用掛簽或其他合適的方式進(jìn)行標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于液體樣品，可在容器上直接標(biāo)注標(biāo)識(shí)信息；對(duì)于固體樣品，可在包裝上標(biāo)注標(biāo)識(shí)信息。（三）標(biāo)識(shí)變更1.當(dāng)樣品的相關(guān)信息發(fā)生變更時(shí)，如樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、有效期等，應(yīng)及時(shí)對(duì)樣品標(biāo)識(shí)進(jìn)行變更。2.標(biāo)識(shí)變更應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，由樣品管理部門(mén)負(fù)責(zé)實(shí)施標(biāo)識(shí)變更操作。3.在標(biāo)識(shí)變更過(guò)程中，應(yīng)確保原標(biāo)識(shí)信息能夠清晰可辨，并做好變更記錄，包括變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更人員等信息。四、樣品存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.樣品應(yīng)存儲(chǔ)在適宜的環(huán)境中，確保樣品的質(zhì)量不受影響。不同類(lèi)型的樣品對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求不同，如溫度、濕度、光照、通風(fēng)等，應(yīng)根據(jù)樣品的特性選擇合適的存儲(chǔ)條件。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的樣品，如危險(xiǎn)化學(xué)品樣品、生物樣品、易腐樣品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定提供專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)施和條件，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。3.樣品存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，避免樣品受到污染、損壞或變質(zhì)。（二）存儲(chǔ)方式1.樣品應(yīng)根據(jù)其特性和存儲(chǔ)要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，不同類(lèi)型的樣品應(yīng)分開(kāi)存放，避免相互混淆或影響。2.對(duì)于液體樣品，應(yīng)采用密封容器存儲(chǔ)，并確保容器無(wú)泄漏現(xiàn)象。對(duì)于固體樣品，應(yīng)采用合適的包裝材料進(jìn)行包裝，防止樣品受潮、氧化、變質(zhì)等。3.對(duì)于有有效期要求的樣品，應(yīng)按照有效期的先后順序進(jìn)行存放，便于及時(shí)使用和管理。（三）存儲(chǔ)記錄1.樣品存儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)建立樣品存儲(chǔ)記錄，詳細(xì)記錄樣品的存儲(chǔ)信息，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、存儲(chǔ)時(shí)間、存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)環(huán)境條件等。2.存儲(chǔ)記錄應(yīng)定期進(jìn)行更新和核對(duì)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)樣品存儲(chǔ)環(huán)境異常或樣品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.樣品存儲(chǔ)記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠追溯樣品的存儲(chǔ)過(guò)程。五、樣品使用（一）使用申請(qǐng)1.樣品使用部門(mén)如需使用樣品，應(yīng)填寫(xiě)樣品使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用樣品的目的、用途、使用時(shí)間、使用數(shù)量、使用方法以及歸還時(shí)間等信息。2.樣品使用申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確保使用申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于涉及重要樣品或大量樣品使用的申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）使用流程1.樣品使用部門(mén)憑批準(zhǔn)的樣品使用申請(qǐng)表到樣品管理部門(mén)領(lǐng)取樣品，樣品管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求發(fā)放樣品，并辦理發(fā)放手續(xù)。2.樣品使用部門(mén)在使用樣品過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用方法和操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保樣品的安全和完整。如因特殊原因需要改變使用方法或操作規(guī)程，應(yīng)提前向樣品管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。3.使用完畢后，樣品使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將樣品歸還至樣品管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。歸還手續(xù)應(yīng)包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、使用情況等信息的核對(duì)，以及雙方簽字確認(rèn)。4.樣品管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的樣品進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）使用記錄1.樣品使用部門(mén)應(yīng)建立樣品使用記錄，詳細(xì)記錄樣品的使用情況，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、使用人員、使用目的、使用方法、使用過(guò)程中的異常情況以及歸還時(shí)間等信息。2.使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠追溯樣品的使用過(guò)程。3.樣品管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)樣品使用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，了解樣品的使用頻率、使用效果等情況，為樣品管理工作提供參考依據(jù)。六、樣品流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)計(jì)劃1.在進(jìn)行樣品流轉(zhuǎn)前，相關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要制定樣品流轉(zhuǎn)計(jì)劃，明確流轉(zhuǎn)的樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、流轉(zhuǎn)起始地點(diǎn)、流轉(zhuǎn)終止地點(diǎn)、流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)方式以及流轉(zhuǎn)人員等信息。2.流轉(zhuǎn)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確保計(jì)劃的合理性和可行性。對(duì)于涉及重要樣品或跨部門(mén)流轉(zhuǎn)的計(jì)劃，應(yīng)報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）流轉(zhuǎn)程序1.樣品流轉(zhuǎn)應(yīng)按照批準(zhǔn)的流轉(zhuǎn)計(jì)劃進(jìn)行，確保流轉(zhuǎn)過(guò)程符合相關(guān)操作規(guī)程和安全要求。2.在流轉(zhuǎn)樣品時(shí)，應(yīng)做好記錄工作，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、流轉(zhuǎn)時(shí)間、流轉(zhuǎn)起始地點(diǎn)、流轉(zhuǎn)終止地點(diǎn)、流轉(zhuǎn)人員等信息，并確保記錄的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于需要運(yùn)輸?shù)臉悠罚瑧?yīng)采取適當(dāng)?shù)陌b和防護(hù)措施，確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中的安全和完整。運(yùn)輸過(guò)程中應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理運(yùn)輸手續(xù)，如填寫(xiě)運(yùn)輸單據(jù)、確保運(yùn)輸工具符合要求等。4.樣品流轉(zhuǎn)過(guò)程中，如發(fā)生樣品損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員，采取措施減少損失和影響。（三）流轉(zhuǎn)記錄1.樣品流轉(zhuǎn)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整，包括但不限于以下內(nèi)容：樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量；流轉(zhuǎn)時(shí)間；流轉(zhuǎn)起始地點(diǎn)、流轉(zhuǎn)終止地點(diǎn)；流轉(zhuǎn)人員姓名；流轉(zhuǎn)方式（如郵寄、專(zhuān)人送達(dá)、自行攜帶等）；運(yùn)輸工具及運(yùn)輸單號(hào)（如有）；樣品在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的狀態(tài)描述；其他需要記錄的信息。2.流轉(zhuǎn)記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠追溯樣品的流轉(zhuǎn)過(guò)程。七、樣品處置（一）處置原則1.樣品處置應(yīng)遵循安全、環(huán)保、經(jīng)濟(jì)、合理的原則，確保處置過(guò)程符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。2.對(duì)于不再需要的樣品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置，避免樣品長(zhǎng)期存放占用空間和資源，同時(shí)防止樣品對(duì)環(huán)境造成污染或危害。（二）處置方式1.廢棄對(duì)于已失去使用價(jià)值、過(guò)期或不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的樣品，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行廢棄處置。廢棄處置應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行，如分類(lèi)收集、集中處理等，確保不對(duì)環(huán)境造成污染。2.回收對(duì)于可回收利用的樣品，如原材料、零部件等，應(yīng)按照公司的回收管理規(guī)定進(jìn)行回收處理，回收后的樣品應(yīng)進(jìn)行妥善保管和再利用。3.返還對(duì)于由客戶(hù)提供或需返還給供應(yīng)商的樣品，應(yīng)按照相關(guān)協(xié)議或要求及時(shí)返還，并辦理返還手續(xù)。返還過(guò)程中應(yīng)確保樣品的質(zhì)量和完整性。4.其他處置方式根據(jù)樣品的特性和實(shí)際情況，還可采用其他合適的處置方式，如捐贈(zèng)、銷(xiāo)毀等。采用其他處置方式時(shí)，應(yīng)報(bào)經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）處置記錄1.樣品管理部門(mén)應(yīng)建立樣品處置記錄，詳細(xì)記錄樣品的處置信息，包括樣品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處置時(shí)間、處置方式、處置原因、處置人員等。2.處置記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠追溯樣品的處置過(guò)程。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立健全樣品管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)樣品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保樣品管理工作符合相關(guān)制度和流程的要求。2.樣品管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣品管理各環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，確保樣品管理工作的規(guī)范運(yùn)行。3.各相關(guān)部門(mén)應(yīng)配合樣品管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供樣品管理相關(guān)的資料和信息。（二）檢查內(nèi)容1.樣品管理監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括但不限于以下方面：樣品管理制度和流程的執(zhí)行情況；樣品采集、標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、使用、流轉(zhuǎn)及處置等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范情況；樣品管理記錄的完整性和準(zhǔn)確性；樣品存儲(chǔ)環(huán)境和條件的符合情況；樣品的質(zhì)量和安全狀況。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反樣品管理辦法的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、通報(bào)批評(píng)、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)于因違規(guī)行為