樣品選送管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司樣品選送管理，規(guī)范樣品選送流程，確保選送樣品的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和代表性，提高公司產(chǎn)品質(zhì)量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及樣品選送的相關(guān)活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測(cè)、市場(chǎng)推廣、客戶展示等環(huán)節(jié)的樣品選送。（三）基本原則1.合法性原則：樣品選送活動(dòng)必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保選送行為的合法性和合規(guī)性。2.科學(xué)性原則：依據(jù)科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行樣品選送，保證所選樣品能夠真實(shí)反映產(chǎn)品的特性和質(zhì)量狀況，為相關(guān)決策提供可靠依據(jù)。3.準(zhǔn)確性原則：選送的樣品信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，包括樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、來(lái)源等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)偏差。4.代表性原則：所選樣品應(yīng)具有代表性，能夠涵蓋產(chǎn)品的不同特性、質(zhì)量水平和生產(chǎn)批次，以便全面評(píng)估產(chǎn)品質(zhì)量和性能。5.及時(shí)性原則：根據(jù)工作需要，及時(shí)安排樣品選送，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，避免因樣品選送不及時(shí)影響工作進(jìn)度。二、樣品選送職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)工作需要，明確樣品選送的目的、要求和具體規(guī)格等信息，并填寫《樣品選送申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱“申請(qǐng)表”）。2.負(fù)責(zé)向樣品管理部門提供選送樣品的相關(guān)背景資料和技術(shù)文件，協(xié)助樣品管理部門做好樣品選送前的準(zhǔn)備工作。3.在樣品選送過(guò)程中，如有特殊情況需要變更選送要求，應(yīng)及時(shí)通知樣品管理部門，并提交書面變更申請(qǐng)。（二）樣品管理部門1.負(fù)責(zé)接收需求部門提交的申請(qǐng)表，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確保選送要求明確、合理，信息完整。2.根據(jù)審核后的申請(qǐng)表，制定樣品選送計(jì)劃，明確選送樣品的品種、數(shù)量、時(shí)間、方式等，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通，確保樣品選送過(guò)程中的各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，如樣品的采集、包裝、標(biāo)識(shí)、運(yùn)輸?shù)取?.建立樣品選送檔案，對(duì)選送樣品的相關(guān)信息進(jìn)行記錄和管理，包括申請(qǐng)表、選送計(jì)劃、樣品清單、運(yùn)輸記錄等，以備查詢和追溯。（三）質(zhì)量檢測(cè)部門1.對(duì)選送的樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范出具檢測(cè)報(bào)告，為產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)估提供依據(jù)。2.在檢測(cè)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合選送要求，應(yīng)及時(shí)通知樣品管理部門和需求部門，并提供詳細(xì)的檢測(cè)結(jié)果和分析報(bào)告。（四）其他相關(guān)部門1.協(xié)助樣品管理部門做好樣品選送過(guò)程中的相關(guān)工作，如提供樣品采集所需的場(chǎng)地、設(shè)備、人員等支持。2.根據(jù)各自職責(zé)，對(duì)樣品選送過(guò)程中涉及的其他事項(xiàng)進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)，確保樣品選送工作的順利完成。三、樣品選送流程（一）申請(qǐng)需求部門根據(jù)工作需要，填寫申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明選送樣品的目的、用途、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)選送時(shí)間等信息，并提交給樣品管理部門。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）審核樣品管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括選送目的的合理性、選送要求的明確性、樣品信息的完整性等。如申請(qǐng)表存在問(wèn)題或信息不完整，樣品管理部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。審核通過(guò)后，樣品管理部門制定樣品選送計(jì)劃。（三）選樣1.根據(jù)選送計(jì)劃，樣品管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行樣品選樣。選樣過(guò)程應(yīng)遵循科學(xué)性、代表性原則，確保所選樣品能夠真實(shí)反映產(chǎn)品的特性和質(zhì)量狀況。2.對(duì)于批量生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)從不同批次、不同生產(chǎn)線、不同生產(chǎn)班組中隨機(jī)抽取樣品；對(duì)于新產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特點(diǎn)和選送目的，選擇具有代表性的樣品進(jìn)行選送。3.在選樣過(guò)程中，應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、選送日期等信息，確保樣品信息的可追溯性。（四）包裝1.選樣完成后，應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行包裝，確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求進(jìn)行選擇，如對(duì)于易碎樣品，應(yīng)采用防震包裝材料；對(duì)于易受潮樣品，應(yīng)采用防潮包裝材料。2.在包裝上應(yīng)標(biāo)明樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、選送日期等信息，同時(shí)應(yīng)注明“小心輕放”、“防潮”、“防震”等警示標(biāo)識(shí)。（五）運(yùn)輸1.根據(jù)樣品的特性和運(yùn)輸要求，選擇合適的運(yùn)輸方式進(jìn)行樣品運(yùn)輸。對(duì)于一般樣品，可采用普通快遞或物流方式運(yùn)輸；對(duì)于特殊樣品，如易燃易爆品、易腐品等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的運(yùn)輸單位進(jìn)行運(yùn)輸，并采取必要的安全防護(hù)措施。2.在樣品運(yùn)輸前，樣品管理部門應(yīng)與運(yùn)輸單位簽訂運(yùn)輸協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保樣品運(yùn)輸過(guò)程中的安全和質(zhì)量。同時(shí)，應(yīng)做好樣品運(yùn)輸記錄，包括運(yùn)輸單號(hào)、運(yùn)輸日期、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單位等信息。（六）接收與登記1.樣品送達(dá)目的地后，接收部門應(yīng)及時(shí)對(duì)樣品進(jìn)行接收，并核對(duì)樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、數(shù)量等信息，確保與申請(qǐng)表和選送計(jì)劃一致。2.接收部門應(yīng)對(duì)接收的樣品進(jìn)行登記，建立樣品接收臺(tái)賬，記錄樣品的接收日期、來(lái)源、用途等信息，并將樣品移交至相關(guān)部門進(jìn)行后續(xù)處理。（七）檢測(cè)與反饋1.質(zhì)量檢測(cè)部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)選送的樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測(cè)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)出具檢測(cè)報(bào)告。檢測(cè)報(bào)告應(yīng)包括樣品的基本信息、檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容。2.質(zhì)量檢測(cè)部門如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合選送要求，應(yīng)及時(shí)通知樣品管理部門和需求部門，并提供詳細(xì)的檢測(cè)結(jié)果和分析報(bào)告。需求部門應(yīng)根據(jù)檢測(cè)結(jié)果，及時(shí)采取相應(yīng)的措施，如對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行改進(jìn)、調(diào)整選送要求等。四、樣品選送相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范（一）國(guó)家法律法規(guī)樣品選送活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)產(chǎn)品質(zhì)量法》、《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》、《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》等，確保選送行為的合法性和合規(guī)性。（二）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)行業(yè)特點(diǎn)和要求，遵循相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行樣品選送。例如，對(duì)于食品行業(yè)，應(yīng)符合《食品安全國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》；對(duì)于藥品行業(yè)，應(yīng)符合《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》等。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注行業(yè)內(nèi)最新的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范變化，及時(shí)調(diào)整樣品選送工作。（三）公司內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)公司應(yīng)制定完善的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，包括樣品選送流程、選樣方法、包裝要求、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)等，確保樣品選送工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保持一致，并根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際工作需要進(jìn)行適時(shí)修訂。五、樣品選送記錄與檔案管理（一）記錄要求1.樣品選送過(guò)程中的各項(xiàng)記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括申請(qǐng)表、選送計(jì)劃、樣品清單、運(yùn)輸記錄、接收臺(tái)賬、檢測(cè)報(bào)告等。2.記錄應(yīng)及時(shí)填寫，不得事后補(bǔ)記或涂改。如因特殊原因需要修改記錄，應(yīng)在修改處簽字確認(rèn)，并注明修改日期和原因。（二）檔案建立1.樣品管理部門負(fù)責(zé)建立樣品選送檔案，將選送樣品的相關(guān)記錄按照時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔。檔案應(yīng)分類存放，便于查詢和追溯。2.樣品選送檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，確保檔案的安全性和完整性。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞；電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱樣品選送檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到樣品管理部門查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。2.因特殊原因需要借閱樣品選送檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和樣品管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、樣品選送監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立樣品選送監(jiān)督小組，由樣品管理部門、質(zhì)量檢測(cè)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)樣品選送過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)樣品選送工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括選送流程的執(zhí)行情況、選樣的科學(xué)性和代表性、包裝和運(yùn)輸?shù)囊?guī)范性、記錄與檔案管理的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.建立樣品選送工作考核制度，對(duì)參與樣品選送工作的部門和人員進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括選送工作的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。2.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績(jī)效掛鉤，對(duì)于在樣品選送工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于因工作失誤或違反規(guī)定導(dǎo)致樣品