桂林采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范桂林地區(qū)公司/組織的采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于桂林地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)公開(kāi)透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保采購(gòu)結(jié)果公正合理。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立采購(gòu)決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。采購(gòu)決策委員會(huì)由公司/組織高層管理人員、相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購(gòu)戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算等。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)設(shè)立采購(gòu)部門(mén)，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)執(zhí)行工作。采購(gòu)部門(mén)的職責(zé)包括：1.制定采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算。2.選擇供應(yīng)商，進(jìn)行采購(gòu)談判和合同簽訂。3.組織采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購(gòu)任務(wù)。4.對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行記錄和檔案管理。5.配合相關(guān)部門(mén)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。（三）其他相關(guān)部門(mén)1.需求部門(mén)：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，進(jìn)行采購(gòu)成本核算和財(cái)務(wù)結(jié)算。3.質(zhì)量部門(mén)：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。三、采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展需求、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等，提前編制采購(gòu)需求計(jì)劃。采購(gòu)需求計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求部門(mén)提交的采購(gòu)需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況等，綜合考慮采購(gòu)成本、采購(gòu)周期等因素，編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容。（二）采購(gòu)預(yù)算的編制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)包括采購(gòu)物資和服務(wù)的預(yù)計(jì)采購(gòu)金額、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用、稅費(fèi)等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)預(yù)算合理、準(zhǔn)確。采購(gòu)預(yù)算經(jīng)審批后，作為采購(gòu)資金控制的依據(jù)。（三）采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的調(diào)整1.在采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)。2.采購(gòu)部門(mén)對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，并會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審批后，方可進(jìn)行調(diào)整。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等資料。2.根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、信譽(yù)狀況等。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)審，確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（二）供應(yīng)商的考核與評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)?？己伺c評(píng)價(jià)結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.建立供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，明確各項(xiàng)考核指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)體系應(yīng)包括質(zhì)量指標(biāo)、交貨期指標(biāo)、價(jià)格指標(biāo)、服務(wù)指標(biāo)等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采取警告、減少采購(gòu)份額、暫停合作等措施，直至取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商的淘汰與更換1.對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題、交貨期延誤、價(jià)格不合理、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，并提出淘汰建議。2.經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審批后，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰，并及時(shí)更換新的供應(yīng)商。在更換供應(yīng)商過(guò)程中，應(yīng)做好相關(guān)銜接工作，確保采購(gòu)活動(dòng)不受影響。五、采購(gòu)方式（一）公開(kāi)招標(biāo)1.適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.通過(guò)指定媒體或平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商報(bào)名參加投標(biāo)。4.組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，或者采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)從供應(yīng)商信息庫(kù)中選擇若干家潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。3.按照公開(kāi)招標(biāo)的程序進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和定標(biāo)工作。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.適用于招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的采購(gòu)項(xiàng)目，或者技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的采購(gòu)項(xiàng)目，或者采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿(mǎn)足用戶(hù)緊急需要的采購(gòu)項(xiàng)目，或者不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)根據(jù)談判文件和談判情況，要求供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)和二次報(bào)價(jià)。3.談判小組綜合考慮供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、服務(wù)承諾等因素，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，或者發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的采購(gòu)項(xiàng)目，或者必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行論證，說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的理由和必要性。論證報(bào)告經(jīng)采購(gòu)決策委員會(huì)審批后，方可采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。3.與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款。（五）詢(xún)價(jià)1.適用于采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目。2.采購(gòu)部門(mén)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)通知書(shū)，要求供應(yīng)商一次報(bào)出不得更改的價(jià)格。3.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)符合采購(gòu)需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商。六、采購(gòu)合同管理（一）合同的簽訂1.采購(gòu)部門(mén)在確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物資和服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同法律部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。3.采購(gòu)合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（二）合同的履行1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的履行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供采購(gòu)物資和服務(wù)。需求部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)做好采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收工作。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行或部分無(wú)法履行的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任，并根據(jù)實(shí)際情況決定是否解除合同或采取其他補(bǔ)救措施。（三）合同的變更與解除1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更合同條款的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件。2.如因不可抗力等原因?qū)е虏少?gòu)合同無(wú)法履行或部分無(wú)法履行的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，解除合同或部分解除合同，并按照相關(guān)法律法規(guī)和合同約定處理善后事宜。（四）合同的歸檔與保管1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)合同檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)合同及相關(guān)文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔和保管。采購(gòu)合同檔案應(yīng)包括合同文本、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.采購(gòu)合同檔案的保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。保管期滿(mǎn)后，經(jīng)審批方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。七、采購(gòu)驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)格等進(jìn)行。如采購(gòu)合同未約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范進(jìn)行驗(yàn)收。2.需求部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)合同簽訂后，及時(shí)制定具體的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收程序、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容等。驗(yàn)收方案應(yīng)報(bào)采購(gòu)部門(mén)備案。（二）驗(yàn)收程序1.供應(yīng)商交貨前，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門(mén)和需求部門(mén)。需求部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購(gòu)部門(mén)和需求部門(mén)應(yīng)共同對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量、外觀等，以及服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量、效果等。3.驗(yàn)收合格的，采購(gòu)部門(mén)和需求部門(mén)應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期整改或更換物資和服務(wù)。如供應(yīng)商拒不整改或整改后仍不合格的，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）驗(yàn)收記錄與檔案管理1.采購(gòu)部門(mén)和需求部門(mén)應(yīng)做好采購(gòu)驗(yàn)收記錄，記錄驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、內(nèi)容、結(jié)果等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)作為采購(gòu)檔案的重要組成部分。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善采購(gòu)驗(yàn)收管理工作。八、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系，采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估結(jié)果作為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量，采取套期保值等手段規(guī)避市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估和監(jiān)控。選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴(lài)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，對(duì)質(zhì)量不合格的物資和服務(wù)及時(shí)進(jìn)行處理。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權(quán)利義務(wù)對(duì)等。在合同履行過(guò)程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素的變化情況，調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.設(shè)定采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為是否合法合規(guī)，采購(gòu)程序是否規(guī)范，采購(gòu)