檔案寄遞管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案寄遞管理，確保檔案在寄遞過程中的安全、準(zhǔn)確、及時，維護(hù)檔案的完整性和保密性，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及分支機(jī)構(gòu)在檔案寄遞活動中的管理。（三）基本原則1.安全保密原則檔案寄遞過程中，必須采取嚴(yán)格的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失、損壞。2.準(zhǔn)確及時原則確保檔案寄遞的地址準(zhǔn)確無誤，及時將檔案送達(dá)收件人，避免延誤。3.規(guī)范操作原則嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及本辦法規(guī)定的流程和要求進(jìn)行檔案寄遞操作。二、檔案寄遞的范圍及要求（一）檔案寄遞范圍1.各類紙質(zhì)檔案，包括文件、報表、合同、憑證等。2.電子檔案的存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等，但需確保存儲介質(zhì)在寄遞過程中的安全性。（二）檔案寄遞要求1.檔案應(yīng)進(jìn)行妥善整理和包裝，確保在寄遞過程中不受損壞。2.對于重要、機(jī)密檔案，應(yīng)采取加密、密封等特殊保護(hù)措施。3.寄遞的檔案應(yīng)明確標(biāo)注收件人姓名、地址、聯(lián)系電話等信息，確保準(zhǔn)確無誤。三、寄遞流程（一）寄件申請1.各部門或分支機(jī)構(gòu)如需寄遞檔案，應(yīng)填寫《檔案寄遞申請表》，詳細(xì)注明檔案名稱、數(shù)量、寄件人、收件人、寄遞地址、聯(lián)系電話等信息。2.《檔案寄遞申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）檔案審核1.檔案管理部門收到《檔案寄遞申請表》后，對擬寄遞的檔案進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性等，確保符合寄遞要求。3.對于不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時通知寄件部門進(jìn)行整改，直至符合要求。（三）選擇寄遞方式1.根據(jù)檔案的重要程度、緊急程度及收件地址等因素，由檔案管理部門選擇合適的寄遞方式，如郵政特快專遞（EMS）、順豐速運等。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽和安全保障的快遞公司，并與其簽訂寄遞服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）封裝與交接1.寄件部門按照檔案管理部門的要求對檔案進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋騎縫章。2.封裝后的檔案連同《檔案寄遞申請表》一并交至檔案管理部門。3.檔案管理部門與快遞公司進(jìn)行交接，填寫《檔案寄遞交接清單》，明確檔案數(shù)量、寄件人、收件人、寄遞單號等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（五）寄遞跟蹤1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對寄遞過程進(jìn)行跟蹤，及時掌握檔案的運輸狀態(tài)。2.通過快遞公司提供的查詢渠道，定期查詢檔案的物流信息，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與快遞公司溝通協(xié)調(diào)解決。（六）簽收確認(rèn)1.檔案送達(dá)收件人后，收件人應(yīng)在《檔案寄遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。2.《檔案寄遞回執(zhí)》由快遞公司返回檔案管理部門，作為檔案已成功送達(dá)的憑證。3.檔案管理部門將《檔案寄遞回執(zhí)》與《檔案寄遞申請表》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。四、安全保密措施（一）人員管理1.參與檔案寄遞工作的人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.加強對工作人員的日常管理和監(jiān)督，嚴(yán)禁泄露檔案信息。（二）包裝防護(hù)1.對檔案進(jìn)行多層包裝，采用防水、防潮、防火、防盜等材料，確保檔案在寄遞過程中的安全。2.對于機(jī)密檔案，應(yīng)使用專用的保密袋或保密箱進(jìn)行封裝，并在封口處粘貼密封條。（三）運輸安全1.選擇安全可靠的運輸方式和快遞公司，確保檔案在運輸過程中的安全。2.要求快遞公司對檔案進(jìn)行單獨封裝、專人運輸，避免與其他物品混裝。（四）信息保密1.嚴(yán)格控制檔案寄遞信息的知悉范圍，除寄件人、收件人及必要的管理人員外，不得向其他人員透露。2.在檔案寄遞過程中，禁止使用手機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等通訊工具傳輸檔案信息。五、責(zé)任追究（一）對寄件部門的責(zé)任追究1.如因寄件部門未按要求整理、包裝檔案，導(dǎo)致檔案在寄遞過程中受損或丟失的，由寄件部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.因寄件部門提供的收件人信息錯誤，導(dǎo)致檔案無法按時送達(dá)或退回的，寄件部門應(yīng)負(fù)責(zé)重新寄遞，并承擔(dān)由此產(chǎn)生的費用。（二）對檔案管理部門的責(zé)任追究1.檔案管理部門未對寄遞檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，導(dǎo)致不符合要求的檔案寄遞出去的，由檔案管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.在檔案寄遞跟蹤過程中，如因檔案管理部門工作失誤，未及時發(fā)現(xiàn)異常情況并采取措施，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問題的，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）對快遞公司的責(zé)任追究1.快遞公司未按照與公司/組織簽訂的寄遞服務(wù)協(xié)議履行義務(wù)，導(dǎo)致檔案在寄遞過程中出現(xiàn)安全問題或延誤的，快遞公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.如快遞公司泄露檔案信息，公司/組織有權(quán)要求其承擔(dān)法律責(zé)任，并賠償由此造成的損失。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案寄遞管理情況進(jìn)行審計檢查，確保各項規(guī)定和流程得到有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案寄遞工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時改進(jìn)檔案寄遞管理工作。七、附則