檔案方志管理辦法一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案方志管理，有效保護和利用檔案方志資源，提高公司/組織管理水平和工作效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案方志管理工作。（三）定義1.檔案：指公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像等。2.方志：指全面、系統(tǒng)地記述本地區(qū)自然、政治、經(jīng)濟、文化和社會的歷史與現(xiàn)狀的資料性文獻。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。公司/組織檔案方志工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門檔案方志的收集、整理、保管和利用等工作。2.集中保管、方便利用。檔案方志應(yīng)集中統(tǒng)一保管，確保安全，同時要便于查閱和利用，提高檔案方志的使用價值。3.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范。檔案方志的形成、收集、整理和保管應(yīng)遵循真實、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的原則，符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。二、檔案管理（一）檔案的形成與收集1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的形成和收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.在各項業(yè)務(wù)活動中，承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料收集齊全，整理后移交本部門檔案管理人員。3.對重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)指定專人跟蹤收集，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案的整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于管理和利用。3.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確，存儲格式規(guī)范。（三）檔案的保管1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.定期對檔案進行清查核對，做到賬實相符，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時采取措施進行處理。（四）檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供服務(wù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并做好查閱記錄。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱。4.檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。5.利用檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容，如因工作需要摘錄或復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（五）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對保管期滿、確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。三、方志管理（一）方志的編纂1.公司/組織應(yīng)根據(jù)實際情況，制定方志編纂計劃，明確編纂內(nèi)容、要求和時間安排。2.成立方志編纂工作小組，負(fù)責(zé)方志編纂的組織、協(xié)調(diào)和具體編纂工作。3.方志編纂應(yīng)堅持實事求是的原則，全面、客觀、準(zhǔn)確地反映公司/組織的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀。4.編纂過程中，應(yīng)廣泛收集資料，認(rèn)真核實考證，確保方志內(nèi)容的真實性和可靠性。（二）方志的審核與批準(zhǔn)1.方志初稿完成后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行審核。審核內(nèi)容包括方志的體例結(jié)構(gòu)、內(nèi)容質(zhì)量、文字表述等。2.審核通過后的方志應(yīng)報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)的方志應(yīng)及時印刷出版或存檔保存。（三）方志的保管與利用1.方志應(yīng)集中統(tǒng)一保管，與檔案一同納入公司/組織檔案管理體系。2.方志的保管要求與檔案相同，應(yīng)確保方志的安全和完整。3.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱方志的，應(yīng)按照檔案查閱的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。4.方志可作為公司/組織文化建設(shè)、宣傳教育、歷史研究等方面的重要資料，應(yīng)充分發(fā)揮其作用。四、檔案方志信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃1.公司/組織應(yīng)制定檔案方志信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織整體發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，充分考慮檔案方志管理工作的實際需求。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)信息化建設(shè)規(guī)劃，建立檔案方志管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案方志的數(shù)字化管理。2.檔案方志管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案方志管理工作的效率和水平。3.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強檔案方志數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對檔案方志數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.做好數(shù)據(jù)安全防護工作，采取加密、訪問控制等措施，保障數(shù)據(jù)的安全。（四）信息化應(yīng)用1.推廣檔案方志信息化應(yīng)用，利用系統(tǒng)開展檔案方志的檢索、借閱、統(tǒng)計分析等工作，為公司/組織決策提供支持。2.加強對檔案方志管理人員的信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和應(yīng)用水平。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.公司/組織應(yīng)建立檔案方志管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門及所屬單位的檔案方志管理工作進行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案方志的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等工作的開展情況，以及信息化建設(shè)情況。（二）檢查方式與頻率1.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。2.定期檢查每年至少進行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時開展。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，按時完成整改任務(wù)，并將整改情況書面報告公司/組織檔案管理部門。六、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案方志管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司/組織應(yīng)給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽稱號、物質(zhì)獎勵等。（二）處罰1.對違反本辦法規(guī)定，導(dǎo)致檔案方志損壞、丟失、