檔案管理辦法銷毀一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案銷毀工作，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位在各項活動中形成的、具有保存價值的各種門類和載體的檔案的銷毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過程中，要采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露。3.審慎鑒定原則：對擬銷毀檔案進行認真鑒定，確保銷毀的檔案確無保存價值。4.集中管理原則：檔案銷毀工作實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負責組織實施。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員及專業(yè)技術(shù)人員。（二）鑒定標準1.法律依據(jù)：依據(jù)國家法律法規(guī)及公司/組織相關(guān)規(guī)定，判斷檔案是否涉及法律糾紛、知識產(chǎn)權(quán)保護等重要事項，對涉及此類事項的檔案應謹慎鑒定。2.業(yè)務(wù)相關(guān)性：與公司/組織當前及未來業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的檔案，應根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求確定保存期限；與已結(jié)束業(yè)務(wù)或不再開展的業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，可根據(jù)實際情況考慮銷毀。3.歷史價值：具有一定歷史研究價值的檔案，應按照國家有關(guān)檔案保護規(guī)定確定保存期限，必要時可移交國家檔案館或?qū)I(yè)檔案機構(gòu)保存。4.保存期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、重要程度等因素，確定不同檔案的保存期限。一般情況下，文書檔案保存期限為[X]年，科技檔案保存期限為[X]年，會計檔案保存期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）鑒定程序1.定期鑒定：檔案管理部門每年定期組織檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定。鑒定小組應逐卷逐件審查檔案，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見。2.專項鑒定：對于涉及重大項目、重要業(yè)務(wù)活動或突發(fā)事件的檔案，在項目結(jié)束或事件處理完畢后，應及時組織專項鑒定，確保相關(guān)檔案得到妥善處置。3.鑒定結(jié)果公示：鑒定小組形成的鑒定結(jié)果應在公司/組織內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，任何部門或個人如有異議，可向檔案管理部門提出復查申請。4.鑒定報告形成：經(jīng)公示無異議后，檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果編制檔案鑒定報告，明確擬銷毀檔案的清單及銷毀原因，報公司/組織主管領(lǐng)導審批。三、銷毀審批（一）審批流程1.部門申請：檔案管理部門將經(jīng)鑒定小組審定并公示后的擬銷毀檔案清單及鑒定報告提交給公司/組織主管領(lǐng)導，申請銷毀審批。2.領(lǐng)導審批：公司/組織主管領(lǐng)導對檔案銷毀申請進行審核，簽署審批意見。對于重要檔案的銷毀，應報公司/組織主要領(lǐng)導批準。3.審批記錄：檔案管理部門應將領(lǐng)導審批意見進行詳細記錄，并存檔備查。審批記錄應包括審批時間、審批領(lǐng)導、審批意見等信息。（二）審批責任1.申請部門責任：申請銷毀檔案的部門應對擬銷毀檔案的準確性、真實性負責，確保申請銷毀的檔案確無保存價值。2.審批領(lǐng)導責任：審批領(lǐng)導應對檔案銷毀申請進行認真審查，嚴格把關(guān)，對審批結(jié)果負責。如因?qū)徟划攲е轮匾獧n案被銷毀，審批領(lǐng)導應承擔相應責任。四、銷毀實施（一）銷毀方式1.粉碎：對于紙質(zhì)檔案，可采用碎紙機進行粉碎處理。粉碎后的紙屑應達到一定的粒度要求，確保無法恢復檔案內(nèi)容。2.焚燒：對于一些保密性要求較高且確無保存價值的紙質(zhì)檔案，可在符合環(huán)保要求的條件下進行焚燒處理。焚燒過程應進行全程監(jiān)控，確保檔案徹底銷毀。3.電子數(shù)據(jù)清除：對于電子檔案，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對存儲介質(zhì)進行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。清除后的存儲介質(zhì)應進行物理銷毀，如消磁、粉碎等。（二）銷毀場所1.內(nèi)部指定場所：公司/組織應在內(nèi)部指定專門的檔案銷毀場所，確保銷毀工作在安全、保密的環(huán)境下進行。銷毀場所應具備必要的安全防護設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.委托專業(yè)機構(gòu)：對于一些規(guī)模較大、銷毀任務(wù)較重或?qū)︿N毀技術(shù)要求較高的檔案銷毀工作，公司/組織可委托具有資質(zhì)的專業(yè)檔案銷毀機構(gòu)進行處理。委托專業(yè)機構(gòu)時，應簽訂詳細的委托合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和責任。（三）銷毀過程記錄1.銷毀人員記錄：參與檔案銷毀工作的人員應進行詳細登記，記錄姓名、部門、職務(wù)等信息。2.銷毀時間記錄：明確檔案銷毀的具體時間，精確到年、月、日、時、分。3.銷毀數(shù)量記錄：對每一批次銷毀的檔案數(shù)量進行準確記錄，包括檔案的類別、卷數(shù)、件數(shù)等。4.銷毀方式記錄：詳細記錄采用的銷毀方式，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)清除等，并說明具體操作過程。5.監(jiān)控記錄：如有監(jiān)控設(shè)備，應對檔案銷毀過程進行全程錄像，錄像資料應保存[X]年以上。監(jiān)控記錄應包括銷毀場所、銷毀時間、銷毀人員、銷毀過程等信息。（四）銷毀監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門應安排專人對檔案銷毀過程進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和方式進行。監(jiān)督人員應對銷毀過程記錄進行審核，確保記錄真實、準確、完整。2.審計監(jiān)督：公司/組織審計部門應定期對檔案銷毀工作進行審計監(jiān)督，檢查銷毀審批程序是否合規(guī)、銷毀過程記錄是否完整、銷毀方式是否符合要求等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。五、檔案銷毀后的管理（一）銷毀清單存檔檔案管理部門應將經(jīng)領(lǐng)導審批后的檔案銷毀清單進行永久存檔，作為檔案銷毀工作的重要依據(jù)。銷毀清單應包括檔案的名稱、類別、保管期限、銷毀時間、銷毀方式等詳細信息。（二）相關(guān)手續(xù)辦理1.資產(chǎn)核銷：對于因檔案銷毀涉及的固定資產(chǎn)（如存儲介質(zhì)等），財務(wù)部門應按照公司/組織資產(chǎn)管理規(guī)定及時辦理資產(chǎn)核銷手續(xù)。2.信息系統(tǒng)更新：如檔案銷毀涉及公司/組織信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，信息管理部門應及時對相關(guān)數(shù)據(jù)進行清理和更新，確保信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）后續(xù)檢查檔案管理部門應定期對已銷毀檔案的相關(guān)情況進行后續(xù)檢查，確保檔案銷毀工作徹底完成，無遺留問題。檢查內(nèi)容包括銷毀場所是否清理干凈、銷毀記錄是否完整、相關(guān)手續(xù)是否辦理完畢等。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時