森林檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)森林檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮森林檔案在林業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科學(xué)研究中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國森林法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)涉及森林資源調(diào)查、規(guī)劃、經(jīng)營、保護(hù)等活動中形成的各類森林檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則森林檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性和安全性原則對森林檔案的形成、收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，都要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，同時(shí)采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。3.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，優(yōu)化檔案分類和檢索方法，方便公司/組織內(nèi)部及相關(guān)部門對森林檔案的查詢、使用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、森林檔案的形成與收集（一）形成范圍1.森林資源調(diào)查材料包括森林資源二類調(diào)查、三類調(diào)查等形成的各類數(shù)據(jù)、圖表、文字報(bào)告等。2.森林規(guī)劃材料如林業(yè)發(fā)展規(guī)劃、造林規(guī)劃、森林經(jīng)營方案等相關(guān)文件。3.森林經(jīng)營管理材料涵蓋森林培育、采伐利用、森林保護(hù)等日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的記錄，如造林作業(yè)設(shè)計(jì)、采伐許可證、病蟲害防治記錄等。4.林權(quán)管理材料涉及林權(quán)登記、變更、流轉(zhuǎn)等過程中形成的文件、合同等。5.科學(xué)研究材料關(guān)于森林生態(tài)、林業(yè)技術(shù)等方面的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。6.其他相關(guān)材料與森林資源管理有關(guān)的會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、聲像資料等。（二）收集要求1.明確責(zé)任主體各部門在開展涉及森林資源的各項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)相關(guān)檔案材料的收集工作，確保檔案形成過程中的原始記錄完整收集。2.及時(shí)收集在工作完成或階段性工作結(jié)束后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，避免遺漏或丟失。對于重要的臨時(shí)性任務(wù)或突發(fā)事件產(chǎn)生的檔案材料，要在任務(wù)結(jié)束或事件處理完畢后立即收集。3.確保質(zhì)量收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)反映森林資源管理活動的實(shí)際情況。對于不符合質(zhì)量要求的材料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充、修正或重新整理。三、森林檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照森林資源管理業(yè)務(wù)分類可分為森林資源調(diào)查檔案、森林規(guī)劃檔案、森林經(jīng)營檔案、林權(quán)管理檔案、科研檔案等類別。2.按照時(shí)間順序分類在每個業(yè)務(wù)類別下，再按照檔案形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行排列，便于反映森林資源管理工作的發(fā)展歷程。3.按照載體形式分類將紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等不同載體形式的檔案分別整理，確保同類載體檔案的一致性和系統(tǒng)性。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理裝訂：去除文件上的金屬物，對紙張破損或大小不一的進(jìn)行修補(bǔ)、裱糊或折疊，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保證文件的整齊牢固。編頁號：在每份文件的右上角或右下角編寫頁號，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、起止卷號等信息。2.電子檔案整理分類存儲：按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，在計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備上建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，將電子文件分類存儲。命名規(guī)范：電子文件的命名應(yīng)遵循簡潔明了、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的原則，一般采用“年度+業(yè)務(wù)類別+文件題名”的格式，如“2023年森林資源調(diào)查數(shù)據(jù)報(bào)告”。元數(shù)據(jù)錄入：為電子文件添加必要的元數(shù)據(jù)，如文件格式、大小、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間、責(zé)任者等，以便于檢索和管理。備份管理：定期對電子檔案進(jìn)行備份，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.聲像檔案整理分類編號：按照內(nèi)容主題或形成時(shí)間對聲像檔案進(jìn)行分類，并賦予唯一的編號。編目說明：填寫聲像檔案目錄，包括編號、題名、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、拍攝人、內(nèi)容摘要等信息。存儲介質(zhì)標(biāo)注：在存儲介質(zhì)上標(biāo)明檔案編號、題名、錄制時(shí)間等內(nèi)容，便于識別和查找。四、森林檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點(diǎn)建設(shè)專門的檔案庫房。庫房應(yīng)具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.庫房布局庫房內(nèi)要合理劃分檔案存放區(qū)域，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列。設(shè)置專門的辦公區(qū)域，用于檔案管理人員的日常工作。同時(shí)，要預(yù)留一定的空間用于檔案的臨時(shí)存放和整理。（二）保管設(shè)備1.檔案裝具根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，配備合適的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具。裝具應(yīng)符合檔案保管要求，具有較好的耐久性和穩(wěn)定性。2.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，確保溫濕度符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)。3.防火防盜防蟲設(shè)備配備火災(zāi)自動報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等防火設(shè)備，安裝防盜門窗、監(jiān)控?cái)z像頭等防盜設(shè)施，放置防蟲藥品、驅(qū)蟲設(shè)備等防蟲用品，保障檔案的安全。（三）保管期限劃分1.短期保管檔案保管期限為10年以下的森林檔案，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)、使用頻率較低的臨時(shí)性文件，如短期的森林資源監(jiān)測報(bào)表、臨時(shí)性的工作計(jì)劃等。2.中期保管檔案保管期限為10年至30年的檔案，如一般性的森林經(jīng)營活動記錄、階段性的森林規(guī)劃文件等，這些檔案在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值。3.長期保管檔案保管期限為30年以上的檔案，包括重要的森林資源調(diào)查成果、長期的森林經(jīng)營方案、林權(quán)歷史檔案等，是森林資源管理的重要?dú)v史資料，需要長期保存。（四）檔案保管制度1.定期檢查制度檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.清點(diǎn)核對制度在檔案的接收、移交、借閱等環(huán)節(jié)，要認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，定期對庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)，保證賬物相符。3.安全保密制度嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞、泄密等事故的發(fā)生。五、森林檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用本公司/組織內(nèi)部各部門在開展森林資源管理、林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、決策制定等工作時(shí)，可以查閱、借閱相關(guān)的森林檔案，為工作提供參考依據(jù)。2.外部利用根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，經(jīng)批準(zhǔn)后，可向有關(guān)部門、單位或個人提供森林檔案的查閱、復(fù)制服務(wù)，用于森林資源保護(hù)、科研合作、生態(tài)環(huán)境評估等目的。（二）利用流程1.申請內(nèi)部利用部門或外部單位/個人需要利用森林檔案時(shí)，應(yīng)填寫《森林檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.審批檔案管理機(jī)構(gòu)對申請表及證明材料進(jìn)行審核，根據(jù)利用范圍和檔案保管規(guī)定進(jìn)行審批。對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱服務(wù)。利用者應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.歸還利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理機(jī)構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員要對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.利用登記建立《森林檔案利用登記簿》，詳細(xì)記錄利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、利用目的、審批情況、歸還時(shí)間等信息，以便對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。2.利用統(tǒng)計(jì)定期對森林檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，包括利用檔案的種類、數(shù)量、利用部門、利用目的等方面的統(tǒng)計(jì)。通過統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、森林檔案的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)1.建立森林檔案數(shù)據(jù)庫整合各類森林檔案信息，建立涵蓋森林資源調(diào)查、規(guī)劃、經(jīng)營、保護(hù)等全業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和共享。2.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)森林檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。3.提升檔案利用服務(wù)水平通過信息化平臺，為公司/組織內(nèi)部及外部利用者提供便捷、高效的檔案查詢、借閱、在線瀏覽等服務(wù)，滿足不同用戶的檔案利用需求。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入與整合組織專人對紙質(zhì)檔案、電子檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行數(shù)據(jù)整合和關(guān)聯(lián)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)根據(jù)森林檔案管理業(yè)務(wù)需求，開發(fā)功能完善的檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案著錄、分類檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析、安全保密等模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動化和規(guī)范化。3.信息化安全保障體系建設(shè)建立健全信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制、防火墻、入侵檢測等技術(shù)措施，確保森林檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸和存儲過程中的安全。（三）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.信息化培訓(xùn)對檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理信息系統(tǒng)的操作流程和功能使用，提高信息化應(yīng)用水平。2.系統(tǒng)維護(hù)與升級安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題。根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和先進(jìn)性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)對森林檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。同時(shí)，接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督指導(dǎo)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況檢查森林檔案管理辦法、各項(xiàng)工作制度等的貫徹落實(shí)情況，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.檔案業(yè)務(wù)工作質(zhì)量對檔案的分類、編目、裝訂、存儲等整理工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，查看檔案是否齊全完整、整理規(guī)范有序；檢查電子檔案和信息化建設(shè)工作是否符合技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求。3.檔案安全管理情況檢查檔案庫房的安全設(shè)施配備、溫濕度控制、防火防盜防蟲等措施的落實(shí)情況，以及檔案管理人員的安全保密意識和操作規(guī)