油品自采管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司油品自采管理，規(guī)范自采行為，確保油品質(zhì)量，降低采購成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部油品自采活動(dòng)，包括但不限于汽油、柴油、潤滑油等各類油品的采購。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保自采活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購油品符合質(zhì)量要求。3.成本控制原則：在保證油品質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定油品自采計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.組織開展供應(yīng)商篩選、評(píng)估和采購談判工作，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟蹤和協(xié)調(diào)，確保油品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.建立采購檔案，妥善保存采購過程中的各類文件和資料。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.制定油品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)采購的油品進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)。2.負(fù)責(zé)檢驗(yàn)設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檢驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.對(duì)檢驗(yàn)不合格的油品，及時(shí)通知采購部門進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.按照合同約定支付貨款，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。3.監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（四）倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)油品的驗(yàn)收、儲(chǔ)存和發(fā)放管理，確保油品儲(chǔ)存安全。2.定期對(duì)庫存油品進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)掌握庫存動(dòng)態(tài)。3.配合采購部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好油品的相關(guān)工作。（五）其他部門各相關(guān)部門應(yīng)按照職責(zé)分工，積極配合油品自采工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集潛在供應(yīng)商的相關(guān)資料，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)等。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，選擇符合基本條件的供應(yīng)商進(jìn)入評(píng)估環(huán)節(jié)。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.成立供應(yīng)商評(píng)估小組，由采購部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門、技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。2.從質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行復(fù)評(píng)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。（三）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇綜合實(shí)力較強(qiáng)、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為自采合作伙伴。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括油品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。（四）供應(yīng)商考核1.建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、服務(wù)等方面進(jìn)行考核。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、處罰或終止合作。四、采購計(jì)劃管理（一）需求預(yù)測(cè)1.采購部門應(yīng)會(huì)同生產(chǎn)部門、銷售部門等相關(guān)部門，對(duì)公司油品需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，制定合理的采購計(jì)劃。2.考慮油品的季節(jié)性需求變化、庫存水平等因素，確保采購計(jì)劃的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）計(jì)劃制定1.根據(jù)需求預(yù)測(cè)結(jié)果，采購部門編制油品自采計(jì)劃，明確采購品種、數(shù)量、時(shí)間等具體內(nèi)容。2.自采計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，確保計(jì)劃符合公司整體戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營調(diào)整等原因需要調(diào)整計(jì)劃，采購部門應(yīng)及時(shí)提出調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施計(jì)劃調(diào)整。五、采購過程管理（一）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購油品的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后加蓋公司公章或合同專用章，并及時(shí)發(fā)送給供應(yīng)商。（二）采購合同簽訂1.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款符合法律法規(guī)和公司要求。2.采購合同應(yīng)包括油品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等主要條款，合同簽訂后應(yīng)及時(shí)歸檔保存。（三）采購跟蹤與協(xié)調(diào)1.采購部門應(yīng)建立采購跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保油品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施解決問題，并跟蹤處理結(jié)果。（四）驗(yàn)收與入庫1.油品到貨后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)部門制定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行驗(yàn)收，確保油品質(zhì)量符合要求。2.驗(yàn)收合格的油品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明油品品種、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對(duì)驗(yàn)收不合格的油品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。六、油品質(zhì)量管理（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.采購的油品應(yīng)符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以及公司內(nèi)部制定的質(zhì)量要求。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)油品特性和使用要求，制定詳細(xì)的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程。（二）檢驗(yàn)流程1.油品到貨后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)流程進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括外觀、密度、餾程、閃點(diǎn)、硫含量等。2.檢驗(yàn)過程應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，確保檢驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.對(duì)檢驗(yàn)合格的油品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告；對(duì)檢驗(yàn)不合格的油品，應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商，并采取相應(yīng)的處理措施。（三）不合格品處理1.對(duì)于檢驗(yàn)不合格的油品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其采取退貨、換貨、補(bǔ)貨等措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營不受影響。2.如因油品質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定向供應(yīng)商索賠，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)對(duì)不合格品進(jìn)行記錄和分析，查找原因，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。七、價(jià)格管理（一）價(jià)格調(diào)研1.采購部門應(yīng)定期收集市場(chǎng)油品價(jià)格信息，了解價(jià)格動(dòng)態(tài)和變化趨勢(shì)，為采購決策提供參考依據(jù)。2.關(guān)注國內(nèi)外油品市場(chǎng)供需情況、政策法規(guī)變化等因素，分析價(jià)格波動(dòng)原因，預(yù)測(cè)價(jià)格走勢(shì)。（二）價(jià)格談判1.在采購過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取合理的采購價(jià)格。2.談判前應(yīng)充分準(zhǔn)備，了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)、市場(chǎng)價(jià)格水平等信息，制定合理的談判策略。3.通過與供應(yīng)商的溝通協(xié)商，爭(zhēng)取優(yōu)惠價(jià)格、折扣、返利等，降低采購成本。（三）價(jià)格調(diào)整1.如市場(chǎng)油品價(jià)格發(fā)生重大變化，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整采購價(jià)格。2.根據(jù)價(jià)格調(diào)整情況，對(duì)采購合同中的價(jià)格條款進(jìn)行相應(yīng)修改，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。八、付款管理（一）付款流程1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫付款申請(qǐng)單，注明采購訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款期限等信息。2.付款申請(qǐng)單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，確保付款及時(shí)、準(zhǔn)確。（二）付款方式1.公司應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購合同約定，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、銀行承兌匯票等。2.在選擇付款方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮資金成本、資金安全、結(jié)算效率等因素，確保付款方式符合公司利益。（三）付款監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立付款監(jiān)控機(jī)制，對(duì)采購付款情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，確保付款按照合同約定執(zhí)行。2.如發(fā)現(xiàn)付款過程中存在異常情況，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因，采取措施防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。九、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)油品自采過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，可通過加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格預(yù)測(cè)，合理安排采購計(jì)劃，降低價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司的影響；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)和供應(yīng)商管理，確保油品質(zhì)量符合要求；對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可通過建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同管理，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方權(quán)利義務(wù)；對(duì)于資金風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)合理安排資金，優(yōu)化付款方式，確保資金安全。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)油品自采過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效性。十、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)油品自采管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、油品質(zhì)量檢驗(yàn)情況、價(jià)格管理情況、付款管理情況等。2.