智能合同管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司智能合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，提高合同管理效率和質量，結合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類智能合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度。2.風險防范原則：加強合同風險評估和防控，確保合同履行過程中的風險可控。3.全面管理原則：對合同全過程進行全面管理，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、歸檔等環(huán)節(jié)。4.效率優(yōu)先原則：在確保合同質量和風險防范的前提下，提高合同管理效率，促進公司業(yè)務發(fā)展。（四）定義1.智能合同：指利用信息技術手段，通過電子簽名、數(shù)據(jù)加密、智能合約等技術，實現(xiàn)合同的自動化簽訂、履行、監(jiān)督等功能的合同。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。3.智能合約：指以信息化方式傳播、驗證或執(zhí)行合同的計算機協(xié)議。二、職責分工（一）合同管理部門1.負責制定和完善公司智能合同管理制度和流程。2.組織開展合同簽訂前的審核工作，對合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性進行審查。3.負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬。4.監(jiān)督合同的履行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.定期對合同管理工作進行總結和分析，提出改進建議。（二）業(yè)務部門1.負責合同的起草、談判、簽訂等工作，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務需求和公司利益。2.按照合同約定履行義務，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。3.配合合同管理部門做好合同審核、監(jiān)督等工作，提供相關資料和信息。（三）法務部門1.參與重大合同的起草、審核工作，提供法律意見和建議。2.對合同糾紛進行法律分析和處理，維護公司合法權益。3.開展法律培訓和宣傳工作，提高公司員工的法律意識和合同風險防范能力。（四）信息技術部門1.負責智能合同管理系統(tǒng)的建設、維護和升級，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.提供信息技術支持和服務，保障電子簽名、數(shù)據(jù)加密等技術的有效應用。3.協(xié)助合同管理部門做好合同數(shù)據(jù)的備份和恢復工作，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。三、合同簽訂（一）合同起草1.業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求起草合同文本，合同內(nèi)容應明確雙方的權利義務、標的、數(shù)量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義、易引起爭議的表述。（二）合同審核1.業(yè)務部門將起草好的合同文本提交合同管理部門進行審核。2.合同管理部門收到合同文本后，應組織相關部門和人員進行審核，重點審查合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、合理性等。3.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，合同管理部門應及時與業(yè)務部門溝通，提出修改意見，業(yè)務部門應根據(jù)審核意見進行修改完善。4.重大合同或涉及法律風險較高的合同，合同管理部門應組織法務部門進行法律審核，法務部門應出具法律意見和建議。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的合同文本，由業(yè)務部門負責人簽字后，提交公司法定代表人或其授權代表簽字。2.合同簽訂應使用電子簽名技術，確保簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。3.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本提交合同管理部門進行編號、歸檔，并將合同副本發(fā)送給相關部門和人員。四、合同履行（一）履行計劃1.業(yè)務部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和責任人。2.履行計劃應報合同管理部門備案，合同管理部門應跟蹤監(jiān)督履行計劃的執(zhí)行情況。（二）履行跟蹤1.業(yè)務部門應按照履行計劃組織實施合同履行工作，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促業(yè)務部門整改。3.如因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行或部分無法履行，業(yè)務部門應及時通知合同管理部門，并采取措施減少損失。同時，應按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應按照合同簽訂的流程進行審核和簽訂，并報合同管理部門備案。3.合同管理部門應及時更新合同管理臺賬和相關檔案資料，確保合同信息的準確性和完整性。五、合同監(jiān)督（一）監(jiān)督機制1.建立健全合同監(jiān)督機制，合同管理部門負責對合同履行情況進行日常監(jiān)督，業(yè)務部門負責對本部門合同履行情況進行自查自糾。2.定期對合同履行情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保合同得到有效履行。（二）風險預警1.合同管理部門應建立合同風險預警機制，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險進行實時監(jiān)測和預警。2.如發(fā)現(xiàn)風險預警信號，合同管理部門應及時通知業(yè)務部門，并采取相應的風險防控措施。（三）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時與對方協(xié)商解決，并將糾紛情況報告合同管理部門。2.合同管理部門應會同法務部門對糾紛進行分析和處理，制定解決方案，維護公司合法權益。3.如糾紛無法協(xié)商解決，應及時通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。在糾紛處理過程中，應妥善保管相關證據(jù)材料，確保公司利益不受損失。六、合同歸檔（一）歸檔范圍1.公司簽訂的各類智能合同及其相關文件資料，包括合同文本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來信函、會議紀要、驗收報告等。2.合同簽訂、履行過程中形成的電子數(shù)據(jù)，如合同審批流程記錄、電子簽名數(shù)據(jù)、合同履行跟蹤記錄等。（二）歸檔要求1.合同管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對合同及其相關文件資料進行分類整理、編號裝訂，并及時歸檔。2.歸檔的合同文本應使用電子文檔和紙質文檔兩種形式保存，確保文檔的完整性和可讀性。3.電子文檔應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）查閱利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點