文件授權(quán)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件授權(quán)管理，規(guī)范文件的授權(quán)使用行為，確保文件的安全、有效使用，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作單位在涉及公司文件使用過程中的授權(quán)管理。（三）基本原則1.合法性原則：文件授權(quán)管理必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保授權(quán)行為合法合規(guī)。2.明確性原則：授權(quán)內(nèi)容應(yīng)明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義，使被授權(quán)人清楚知曉其權(quán)利和義務(wù)。3.可控性原則：公司應(yīng)建立有效的監(jiān)控機制，對文件授權(quán)的全過程進行跟蹤和管理，確保授權(quán)行為在可控范圍內(nèi)。4.保密性原則：涉及公司機密的文件，在授權(quán)過程中要嚴(yán)格遵循保密規(guī)定，防止文件信息泄露。二、文件分類與分級（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、行政通知、會議紀(jì)要等，用于規(guī)范公司內(nèi)部行政管理和運營秩序。2.業(yè)務(wù)文件：涵蓋公司在業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議、項目文檔、技術(shù)資料等，與公司的具體業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)。3.財務(wù)文件：如財務(wù)報表、預(yù)算計劃、審計報告等，反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。4.人事文件：包含員工檔案、招聘文件、績效考核記錄、培訓(xùn)資料等，涉及公司人力資源管理方面的信息。（二）文件分級根據(jù)文件的重要性、敏感性和保密程度，將文件分為以下三級：1.絕密級文件：涉及公司核心商業(yè)秘密、重大戰(zhàn)略決策、關(guān)鍵技術(shù)信息等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。此類文件嚴(yán)格限制知悉范圍，僅在公司高層管理人員及極少數(shù)關(guān)鍵崗位人員中流轉(zhuǎn)。2.機密級文件：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、內(nèi)部管理敏感信息等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響。知悉人員通常限定在相關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及特定崗位員工。3.秘密級文件：一般性的公司文件，如普通行政文件、常規(guī)業(yè)務(wù)資料等，在公司內(nèi)部一定范圍內(nèi)流通使用。三、授權(quán)主體與職責(zé)（一）授權(quán)主體公司文件授權(quán)的主體為公司法定代表人或經(jīng)法定代表人書面授權(quán)的公司高級管理人員。（二）職責(zé)1.授權(quán)主體職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司文件授權(quán)管理工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和實際情況，決定是否進行文件授權(quán)以及授權(quán)的范圍和條件。審核文件授權(quán)申請，對授權(quán)事項的必要性、合法性和合理性進行評估，并簽署授權(quán)意見。監(jiān)督被授權(quán)人對文件的使用情況，確保其按照授權(quán)要求正確使用文件，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施予以糾正。2.文件管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)建立和完善公司文件授權(quán)管理制度，制定具體的操作流程和規(guī)范。負(fù)責(zé)收集、整理和保管公司各類文件，對文件的分類、分級進行標(biāo)識和管理。受理文件授權(quán)申請，對申請材料進行初審，確保申請信息完整、準(zhǔn)確。對授權(quán)文件進行登記、編號和歸檔，跟蹤授權(quán)文件的使用期限和回收情況。3.被授權(quán)部門或人員職責(zé)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和條件使用文件，不得擅自擴大使用范圍或改變文件用途。妥善保管授權(quán)文件，采取必要的安全措施防止文件丟失、損壞或泄露。在授權(quán)期限屆滿或授權(quán)事項完成后，及時將授權(quán)文件歸還文件管理部門。定期向文件管理部門報告授權(quán)文件的使用情況，接受公司的監(jiān)督檢查。四、授權(quán)申請與審批（一）申請流程1.凡需要使用公司文件進行授權(quán)的部門或人員，應(yīng)填寫《文件授權(quán)申請表》，詳細(xì)說明申請授權(quán)的文件名稱、文號、用途、使用范圍、使用期限等信息。2.申請表應(yīng)由申請部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋部門公章，涉及機密級以上文件的，還需經(jīng)本部門分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意。3.將填寫完整的申請表提交至公司文件管理部門。（二）審批流程1.文件管理部門收到申請表后，對申請材料進行初審。初審內(nèi)容包括申請信息的完整性、準(zhǔn)確性，申請事項的必要性和合理性等。2.初審?fù)ㄟ^后，將申請表及相關(guān)材料提交至授權(quán)主體進行審批。授權(quán)主體根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和文件管理規(guī)定，對申請進行全面審核，并簽署審批意見。3.對于同意授權(quán)的申請，文件管理部門根據(jù)審批意見，辦理文件授權(quán)手續(xù)，向被授權(quán)人出具《文件授權(quán)書》。《文件授權(quán)書》應(yīng)明確授權(quán)的具體內(nèi)容、范圍、期限、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。4.對于不同意授權(quán)的申請，文件管理部門應(yīng)及時通知申請部門或人員，并說明理由。五、授權(quán)內(nèi)容與期限（一）授權(quán)內(nèi)容1.明確被授權(quán)人有權(quán)使用的文件名稱、文號、版本等具體信息。2.規(guī)定文件的使用范圍，如僅限于內(nèi)部工作使用、對外業(yè)務(wù)交流使用、特定項目使用等。3.說明文件的使用方式，如查閱、復(fù)制、摘錄、修改等具體權(quán)限。（二）授權(quán)期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和使用目的，合理確定授權(quán)期限。一般情況下，授權(quán)期限不宜過長，以滿足具體業(yè)務(wù)需求為宜。2.對于臨時性的業(yè)務(wù)活動或短期項目，授權(quán)期限可設(shè)定為與項目周期一致；對于長期需要使用的文件，授權(quán)期限可根據(jù)實際情況分階段設(shè)定，但最長不超過[X]年。3.在授權(quán)期限屆滿前，如被授權(quán)人仍需繼續(xù)使用文件，應(yīng)提前[X]個工作日向文件管理部門提出續(xù)期申請，經(jīng)重新審批后辦理續(xù)期手續(xù)。六、文件使用與監(jiān)督（一）文件使用要求1.被授權(quán)人必須嚴(yán)格按照《文件授權(quán)書》規(guī)定的范圍和方式使用文件，不得擅自將文件轉(zhuǎn)借他人或用于其他未經(jīng)授權(quán)的目的。2.在使用文件過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在錯誤、遺漏或其他問題，應(yīng)及時與文件管理部門溝通，不得自行修改或處理。3.對于涉及公司機密的文件，被授權(quán)人應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置密碼、專人保管、限制訪問等，防止文件信息泄露。（二）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對被授權(quán)人使用文件的情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的使用范圍、使用方式、保管情況等。2.公司內(nèi)部審計部門有權(quán)對文件授權(quán)管理情況進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反文件授權(quán)管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、收回授權(quán)文件、追究法律責(zé)任等。七、文件回收與歸檔（一）文件回收1.在授權(quán)期限屆滿、授權(quán)事項完成或被授權(quán)人不再需要使用文件時，被授權(quán)人應(yīng)及時將授權(quán)文件歸還文件管理部門。2.文件管理部門在收到歸還的文件后，應(yīng)進行認(rèn)真核對，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。（二）文件歸檔1.文件管理部門對回收的授權(quán)文件進行整理、分類和編號，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。2.歸檔后的文件應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄，便于查詢和管理。同時，應(yīng)定期對檔案進行備份，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е挛募G失。八、保密與違約責(zé)任（一）保密條款1.被授權(quán)人在使用公司文件過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密的文件信息予以保密。2.未經(jīng)公司書面同意，被授權(quán)人不得向任何第三方披露或使用授權(quán)文件中的機密信息。3.在授權(quán)期限屆滿或終止后，被授權(quán)人仍應(yīng)繼續(xù)履行保密義務(wù)，保密期限為自授權(quán)終止之日起[X]年。（二）違約責(zé)任1.如被授權(quán)人違反本辦法規(guī)定，擅自擴大文件使用范圍、泄露文件機密信息或未按時歸還文件等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。2.違約責(zé)任包括但不限于賠償公司因此遭受的經(jīng)濟損失、消除不良影響、承擔(dān)法律責(zé)任等。公司有權(quán)從被授權(quán)人的相關(guān)費用中扣除違約金，如違約金不足以彌補公司損失的，被授權(quán)人還應(yīng)繼續(xù)賠償公司的差額部分。九、附則（一）解釋權(quán)本