易班檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)易班檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)與易班相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于易班平臺(tái)建設(shè)、活動(dòng)策劃與執(zhí)行、用戶信息等方面形成的檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映易班工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理易班工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：便于檔案的查閱、使用和管理，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善易班檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理易班檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，并按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門的易班檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門易班工作中形成檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.易班平臺(tái)建設(shè)相關(guān)資料，包括平臺(tái)規(guī)劃、設(shè)計(jì)文檔、技術(shù)方案、測(cè)試報(bào)告等。2.易班活動(dòng)策劃與執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文件，如活動(dòng)方案、通知、宣傳資料、活動(dòng)照片、視頻等。3.易班用戶信息管理資料，包括用戶注冊(cè)信息、使用記錄、反饋意見等。4.與易班相關(guān)的會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。5.其他與易班工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在易班工作完成后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的通用性和可讀性，并做好備份。（三）整理方法1.檔案管理部門對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。5.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案編號(hào)進(jìn)行命名，確保電子檔案的存儲(chǔ)有序。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.平臺(tái)建設(shè)類：包括易班平臺(tái)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測(cè)試等方面的檔案。2.活動(dòng)策劃類：涵蓋易班各類活動(dòng)的策劃、組織、實(shí)施過程中形成的檔案。3.用戶信息類：涉及易班用戶的注冊(cè)、認(rèn)證、使用記錄、反饋等相關(guān)檔案。4.行政事務(wù)類：如易班工作中的會(huì)議記錄、工作報(bào)告、規(guī)章制度等檔案。5.其他類：不屬于以上分類的其他易班相關(guān)檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的形式。2.年份為檔案形成的公元紀(jì)年，取四位數(shù)字。3.類別代碼按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用一位大寫字母表示，如“P”表示平臺(tái)建設(shè)類，“A”表示活動(dòng)策劃類，“U”表示用戶信息類，“E”表示行政事務(wù)類，“O”表示其他類。4.順序號(hào)為每類檔案的流水號(hào)，用三位數(shù)字表示，從“001”開始編號(hào)。例如，2023年形成的平臺(tái)建設(shè)類第5份檔案編號(hào)為“2023P005”。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對(duì)公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如易班平臺(tái)建設(shè)的核心技術(shù)文檔、重大活動(dòng)的策劃方案等，實(shí)行永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。3.保管期限從檔案形成的次年1月1日起計(jì)算。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱易班檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，對(duì)符合查閱條件的申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。（二）查閱方式1.紙質(zhì)檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.電子檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守電子檔案的使用規(guī)定，不得對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、刪除等操作。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.對(duì)檔案的復(fù)印、摘錄等利用情況，也應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用的份數(shù)、內(nèi)容等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱利用人次等信息，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司/組織的決策提供參考依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，涉及易班檔案管理職責(zé)的部門應(yīng)