檔案管理辦法用途一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案信息進行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設置公司/組織設立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理辦法、操作規(guī)程等各項制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理組織各部門及時收集、整理本部門形成的檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管與保護負責檔案的存儲保管，提供安全、適宜的保管環(huán)境，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全與完整。定期對檔案進行檢查和維護，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.檔案利用服務建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務，根據(jù)工作需要，及時準確地提供相關檔案資料。對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，跟蹤檔案的使用去向。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準后組織實施檔案銷毀工作。對銷毀過程進行記錄，確保檔案銷毀的合法性和規(guī)范性。6.檔案信息化建設推進檔案管理信息化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。加強電子檔案的安全管理，確保電子檔案信息的安全可靠。7.業(yè)務指導與培訓對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，定期組織檔案管理人員培訓，提高檔案管理隊伍的業(yè)務素質和工作水平。（三）各部門檔案管理職責1.指定專人負責檔案管理各部門應指定一名兼職檔案管理人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。2.及時收集和整理檔案各部門檔案管理人員應按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表等，進行分類整理，確保檔案的齊全和完整。3.配合檔案管理部門工作積極配合檔案管理部門的各項工作，按時完成檔案的移交、借閱登記等任務，接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、資質證書等。2.財務檔案涵蓋會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等財務相關文件。3.業(yè)務檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務類型進行分類，如市場營銷業(yè)務檔案、生產管理業(yè)務檔案、技術研發(fā)業(yè)務檔案等，具體分類可根據(jù)實際業(yè)務情況進一步細化。4.項目檔案針對公司/組織開展的各類項目，按照項目類別和階段進行分類，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。5.客戶檔案記錄與客戶相關的信息，如客戶基本資料、業(yè)務往來記錄、客戶投訴處理等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級編碼代表檔案類別，用一位大寫字母表示，如“A”表示行政檔案，“B”表示財務檔案，“C”表示業(yè)務檔案，“D”表示項目檔案，“E”表示客戶檔案。2.二級編碼根據(jù)一級編碼下的具體分類進行細分，用兩位數(shù)字表示。例如，行政檔案中的“行政文件”用“A01”表示，“會議記錄”用“A02”表示。3.三級編碼按照檔案形成的年度進行編號，用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年度形成的檔案。4.四級編碼為每一份檔案賦予唯一的順序號，用三位數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年度形成的行政文件，編號為“A012023001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確各部門檔案收集的具體范圍，包括但不限于各類紙質文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。各部門應按照規(guī)定的收集范圍，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.收集時間定期收集檔案，一般每季度或半年進行一次全面收集。對于重要緊急的文件和資料，應隨時收集整理。3.收集要求檔案收集應確保文件資料的齊全、完整，保持文件的原始面貌。收集的文件應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。對于電子文件，應確保格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件相對應。（二）檔案整理1.分類整理按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號編目對每一份檔案進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保目錄準確、清晰，便于查找和利用。3.裝訂與裝盒對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。4.電子檔案整理對電子檔案進行分類存儲，建立電子檔案文件夾結構，按照檔案編號命名電子文件。同時，為電子文件添加元數(shù)據(jù)，包括文件題名、日期、作者、來源等信息，便于檢索和利用。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.檔案庫房建設檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應安裝防火門、防盜門窗、溫濕度調節(jié)設備、防蟲鼠設施等。2.庫房布局庫房內設置檔案架、檔案柜等存儲設備，按照檔案類別和編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。同時，應留出必要的通道，確保庫房通風良好、人員通行順暢。（二）檔案保管要求1.上架存放將整理好的檔案按照編號順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和取用。2.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。3.溫濕度控制庫房內溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取調節(jié)措施，確保檔案保管環(huán)境適宜。4.安全防護加強庫房的安全管理，配備必要的消防器材和安全報警設備，定期進行維護和檢查。嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，確保檔案的安全。（三）檔案保護措施1.修復與復制對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應及時進行修復。對于重要檔案或原件需要長期保存的檔案，可進行復制備份，以防止原件損壞丟失。2.防蟲防鼠在庫房內放置防蟲藥品和防鼠設施，定期檢查和更換，防止檔案受到蟲害和鼠害。3.防光防塵庫房窗戶應安裝遮光窗簾，避免陽光直射檔案。同時，保持庫房清潔，定期進行清掃，防止灰塵對檔案造成損害。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，確保檔案利用活動的合法性。2.服務工作原則檔案利用應圍繞公司/組織的中心工作，為各項業(yè)務活動提供有效支持，滿足工作需要。3.保密安全原則嚴格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。在檔案利用過程中，采取必要的安全措施，防止檔案丟失、損壞。（二）檔案利用方式1.查閱公司/組織內部各部門及員工因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）檔案利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內容包括利用日期、利用部門、利用人姓名、檔案編號、題名、利用目的、歸還日期等信息。檔案利用登記冊應妥善保管，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門代表和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定標準根據(jù)國家有關檔案保管期限規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應考慮檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估。3.鑒定程序檔案鑒定工作小組按照鑒定標準，對檔案進行逐卷、逐件鑒定。對擬銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀鑒定表，注明檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。鑒定工作小組對鑒定意見進行審核，形成鑒定報告。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應報公司/組織主管領導審批。主管領導批準后，方可實施檔案銷毀工作。2.銷毀方式檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，可采用焚燒、粉碎等方式。對于電子檔案，應進行徹底刪除或格