檔案征收管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案征收管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)部各部門及所屬單位檔案的征收管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)完整原則檔案征收應(yīng)保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取有效措施確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案服務(wù)效能，滿足公司/組織各項(xiàng)工作的需要。二、檔案征收范圍（一）文書檔案1.公司/組織制定的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請示批復(fù)等。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對外發(fā)布的公告、通告、函件等。4.公司/組織內(nèi)部各部門之間的往來文件、報(bào)告、報(bào)表等。（二）科技檔案1.公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)總結(jié)等。2.引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的相關(guān)文件資料，包括合同、協(xié)議、說明書、圖紙等。3.產(chǎn)品研發(fā)過程中的設(shè)計(jì)文件、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。（三）財(cái)務(wù)檔案1.公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件，資金籌集、使用、管理等方面的文件資料。3.稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。（四）人事檔案1.員工的履歷表、入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核評價(jià)材料等。2.員工的學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.員工的獎(jiǎng)懲記錄、培訓(xùn)記錄、離職手續(xù)等相關(guān)材料。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷活動(dòng)中形成的客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同等。2.物資采購過程中的采購合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收報(bào)告等。3.生產(chǎn)運(yùn)營過程中的生產(chǎn)記錄、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。4.其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料。三、檔案征收職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案征收管理辦法，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案征收工作，定期對檔案征收情況進(jìn)行檢查。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司/組織各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱利用服務(wù)。4.對檔案征收工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤落實(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門。（三）檔案形成人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)將本人在工作中形成的各類文件材料及時(shí)整理、歸檔，確保檔案質(zhì)量。2.對歸檔文件材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。四、檔案征收流程（一）收集1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對本部門的文件材料進(jìn)行收集，確保無遺漏。2.對于重要文件、緊急文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)及時(shí)收集并進(jìn)行妥善處理。3.檔案形成人員應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)將其移交至本部門檔案管理人員。（二）整理1.檔案管理人員應(yīng)對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案征收范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目。2.對文件材料進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，確保檔案的整齊、美觀。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（三）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理人員應(yīng)將歸檔檔案按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全和有效利用。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織制定的具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要會(huì)議文件、年度總結(jié)等。2.涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)的文件材料，如合同、協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等。3.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司/組織主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件，以及本公司/組織報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)的重要請示、報(bào)告等。（二）定期保管1.保管期限為30年的檔案公司/組織一般性的規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。涉及公司/組織一定時(shí)期內(nèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件材料，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。本公司/組織與外部單位簽訂的一般業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。2.保管期限為10年的檔案公司/組織內(nèi)部各部門之間的一般性往來文件、報(bào)告、報(bào)表等。短期的工作計(jì)劃、總結(jié)、臨時(shí)性文件等。員工的一般性考核評價(jià)材料、培訓(xùn)記錄等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限，并形成鑒定報(bào)告。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期收集查閱人員對檔案利用情況的反饋意見，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。2.對于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。八、檔案信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)著錄，便于系統(tǒng)管理和檢索。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份工作，定期將檔案數(shù)據(jù)備份至存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案征收管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)