檔案回收管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案回收管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的回收管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的回收、整理、保管、利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門及所屬單位應(yīng)確保檔案的形成過程完整、內(nèi)容準(zhǔn)確，及時將檔案移交公司檔案管理部門。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案回收范圍（一）文書檔案1.公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.會議文件、記錄、紀(jì)要等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等手續(xù)材料。2.員工薪酬、考核、獎懲等材料。3.員工培訓(xùn)、學(xué)歷、職稱等材料。（三）財務(wù)檔案1.會計憑證、賬簿、報表等。2.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報材料等。3.資金審批文件、合同協(xié)議等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷檔案，包括客戶資料、市場調(diào)研報告、銷售合同等。2.生產(chǎn)技術(shù)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。3.項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報告、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件等。（五）其他檔案1.公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等。2.對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等。3.公司大事記、年鑒等。三、檔案回收職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案回收管理制度和流程，指導(dǎo)各部門及所屬單位做好檔案回收工作。2.負(fù)責(zé)接收各部門及所屬單位移交的檔案，對檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂等工作。3.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行錄入、存儲和檢索，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.明確本部門檔案回收工作的責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.對本部門保管的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、分類、編號等工作，提供必要的檔案信息和資料。四、檔案回收流程（一）檔案收集1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行清理、核對，確保檔案的齊全、完整。2.對于重要文件、資料，應(yīng)及時收集、整理，防止遺漏。3.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，編制檔案目錄，建立檔案檢索工具。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案移交1.各部門及所屬單位應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。（四）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)將整理好的檔案存入專門的檔案庫房，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案回收時間要求（一）年度檔案各部門及所屬單位應(yīng)在次年第一季度末將上一年度形成的檔案移交公司檔案管理部門。（二）專項(xiàng)檔案對于項(xiàng)目檔案、重大活動檔案等專項(xiàng)檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動完成后一個月內(nèi)將檔案移交公司檔案管理部門。（三）臨時檔案對于臨時性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后及時整理、移交公司檔案管理部門。六、檔案回收質(zhì)量要求（一）完整性檔案應(yīng)齊全、完整，能夠全面反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)情況。（二）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，簽字蓋章齊全。（三）規(guī)范性檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合國家有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（四）系統(tǒng)性檔案應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行整理，便于查閱和利用。七、檔案回收監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門及所屬單位的檔案回收工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、移交等情況。（二）不定期抽查公司檔案管理部門應(yīng)不定期對各部門及所屬單位的檔案管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）考核評價公司將檔案回收工作納入各部門及所屬單位的績效考核體系，對檔案回收工作成績突出的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進(jìn)行通報批評。八、檔案回收中的保密管理（一）保密制度公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，嚴(yán)格控制檔案的使用范圍。4.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。九、檔案回收中的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，應(yīng)定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息。（三）信息安全管理加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的信息安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、丟失等情況發(fā)生。十、檔案回收中的利用管理（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和安全。（二）利用流程1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求提供檔案，并做好查閱、借閱登記工作。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的