樣品樣件管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品樣件的管理，規(guī)范樣品樣件的申請、制作、使用、存儲、處置等流程，確保樣品樣件的質(zhì)量和安全，提高工作效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及樣品樣件管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、質(zhì)量控制等部門。（三）定義1.樣品：指為了展示產(chǎn)品特性、功能、質(zhì)量等而制作的實物模型或少量產(chǎn)品，用于產(chǎn)品研發(fā)、測試、市場推廣等活動。2.樣件：指在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，按照一定比例或尺寸制作的用于檢驗、試驗、驗證等目的的實物部件。3.樣品樣件管理：指對樣品樣件從申請到處置全過程的計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等活動。（四）管理原則1.合法性原則：樣品樣件的管理應符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.科學性原則：采用科學合理的方法和技術手段，確保樣品樣件的質(zhì)量和性能符合規(guī)定要求。3.規(guī)范性原則：建立健全規(guī)范的管理流程和制度，明確各部門和人員的職責和權限。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和技術秘密的樣品樣件，應嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）研發(fā)部門1.負責新產(chǎn)品研發(fā)過程中樣品樣件的設計、制作和測試。2.對樣品樣件的技術性能和質(zhì)量負責，提供相關技術資料和文件。3.根據(jù)項目需求，合理安排樣品樣件的制作數(shù)量和時間節(jié)點。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)研發(fā)部門提供的樣品樣件圖紙和技術要求，負責樣品樣件的生產(chǎn)制作。2.確保樣品樣件的生產(chǎn)過程符合質(zhì)量管理體系要求，保證產(chǎn)品質(zhì)量。3.協(xié)助研發(fā)部門對樣品樣件進行測試和驗證，及時反饋生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。（三）銷售部門1.根據(jù)市場需求和客戶要求，提出樣品樣件的申請。2.負責將樣品樣件提供給客戶，并收集客戶反饋信息，及時反饋給相關部門。3.協(xié)助研發(fā)部門和生產(chǎn)部門對樣品樣件進行改進和優(yōu)化，以滿足市場需求。（四）質(zhì)量控制部門1.負責對樣品樣件的質(zhì)量進行檢驗和測試，確保其符合相關標準和要求。2.制定樣品樣件的檢驗規(guī)范和標準，對檢驗過程進行監(jiān)督和管理。3.對樣品樣件檢驗不合格的情況進行分析和處理，提出改進措施和建議。（五）倉庫管理部門1.負責樣品樣件的入庫、存儲、保管和發(fā)放等工作。2.建立樣品樣件庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬物相符。3.按照規(guī)定的存儲條件和要求，對樣品樣件進行妥善保管，防止損壞、變質(zhì)和丟失。（六）其他部門根據(jù)各自職責，配合做好樣品樣件管理的相關工作。三、樣品樣件的申請與審批（一）申請1.各部門因工作需要申請樣品樣件時，應填寫《樣品樣件申請表》，詳細說明申請的樣品樣件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、申請日期等信息。2.申請部門應確保申請表中的信息真實、準確、完整，并由部門負責人簽字確認。（二）審批1.《樣品樣件申請表》提交后，由相關部門負責人進行審批。審批內(nèi)容包括申請的必要性、樣品樣件的制作成本、時間安排等。2.對于涉及金額較大、技術復雜或?qū)緲I(yè)務有重大影響的樣品樣件申請，需經(jīng)公司主管領導審批。3.審批通過后的《樣品樣件申請表》交至倉庫管理部門，作為樣品樣件制作和發(fā)放的依據(jù)。四、樣品樣件的制作（一）制作計劃1.研發(fā)部門或生產(chǎn)部門根據(jù)審批通過的《樣品樣件申請表》，制定樣品樣件制作計劃。制作計劃應明確樣品樣件的制作工藝、材料要求、質(zhì)量標準、完成時間等內(nèi)容。2.制作計劃應合理安排工作進度，確保樣品樣件能夠按時、按質(zhì)、按量完成。（二）制作過程控制1.制作部門應嚴格按照制作計劃和相關技術文件進行樣品樣件的制作。在制作過程中，應做好各項記錄，包括原材料檢驗記錄、加工過程記錄、質(zhì)量檢驗記錄等。2.質(zhì)量控制部門應加強對樣品樣件制作過程的質(zhì)量監(jiān)督和檢查，定期對制作現(xiàn)場進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。3.對于制作過程中出現(xiàn)的技術難題或質(zhì)量問題，制作部門應及時與研發(fā)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案。（三）檢驗與測試1.樣品樣件制作完成后，制作部門應首先進行自檢，確保樣品樣件符合設計要求和質(zhì)量標準。2.自檢合格后，制作部門將樣品樣件提交至質(zhì)量控制部門進行檢驗和測試。質(zhì)量控制部門應按照制定的檢驗規(guī)范和標準，對樣品樣件進行全面檢驗和測試，確保其質(zhì)量符合要求。3.對于檢驗和測試不合格的樣品樣件，質(zhì)量控制部門應出具不合格報告，明確不合格項目和原因，并將樣品樣件退回制作部門進行整改。制作部門整改完成后，重新提交質(zhì)量控制部門進行檢驗和測試，直至合格為止。五、樣品樣件的使用（一）使用范圍1.樣品樣件主要用于產(chǎn)品研發(fā)、測試、市場推廣、客戶展示、質(zhì)量檢驗等活動。2.未經(jīng)公司批準，任何部門和個人不得擅自將樣品樣件用于其他用途。（二）使用流程1.使用部門因工作需要使用樣品樣件時，應填寫《樣品樣件使用申請表》，注明使用的樣品樣件名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時間、使用地點、使用目的等信息。2.《樣品樣件使用申請表》經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門根據(jù)申請表中的信息，對樣品樣件進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.使用部門在使用樣品樣件過程中，應妥善保管，不得損壞、丟失或擅自更改樣品樣件的性能和結構。如因特殊原因需要對樣品樣件進行更改，應提前向研發(fā)部門提出申請，經(jīng)批準后方可實施。4.使用完畢后，使用部門應及時將樣品樣件歸還倉庫管理部門。倉庫管理部門在收到歸還的樣品樣件后，應進行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)樣品樣件有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并按照相關規(guī)定進行處理。六、樣品樣件的存儲（一）存儲條件1.倉庫管理部門應根據(jù)樣品樣件的特性和要求，提供適宜的存儲條件，確保樣品樣件的質(zhì)量不受影響。2.對于有特殊存儲要求的樣品樣件，如防潮、防火、防蟲、防腐蝕等，應采取相應的防護措施，如密封包裝、放置干燥劑、設置防火設施等。（二）存儲方式1.樣品樣件應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.對于體積較大、重量較重的樣品樣件，應采用合適的貨架或存放區(qū)域進行存放，避免相互擠壓和碰撞。3.對于易損、易碎的樣品樣件，應采取特殊的防護措施，如單獨包裝、填充緩沖材料等，防止在存儲過程中受到損壞。（三）庫存管理1.倉庫管理部門應建立樣品樣件庫存臺賬，詳細記錄樣品樣件的入庫時間、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、來源、去向等信息。2.定期對樣品樣件庫存進行盤點，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)賬物不符情況，應及時查明原因，并進行調(diào)整。3.對于長期閑置或不再使用的樣品樣件，倉庫管理部門應及時清理，并按照相關規(guī)定進行處置。七、樣品樣件的處置（一）處置方式1.樣品樣件的處置方式包括報廢、回收、捐贈、轉讓等。2.對于已損壞、無法修復或已失去使用價值的樣品樣件，應進行報廢處理。報廢處理應填寫《樣品樣件報廢申請表》，經(jīng)相關部門審批后，由倉庫管理部門進行銷毀或處理。3.對于可回收利用的樣品樣件，如原材料、零部件等，應進行回收處理?；厥仗幚響凑展鞠嚓P規(guī)定進行，確保回收過程的環(huán)保和安全。4.對于符合捐贈條件的樣品樣件，經(jīng)公司批準后，可進行捐贈。捐贈應辦理相關手續(xù)，確保捐贈行為的合法性和規(guī)范性。5.對于因業(yè)務需要轉讓給其他單位或個人的樣品樣件，應簽訂轉讓協(xié)議，明確雙方的權利和義務，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）處置流程1.樣品樣件需要處置時，使用部門或倉庫管理部門應填寫《樣品樣件處置申請表》，詳細說明處置的原因、方式、數(shù)量等信息。2.《樣品樣件處置申請表》提交后，由相關部門負責人進行審批。審批內(nèi)容包括處置的必要性、處置方式的合理性、處置過程的安全性等。3.對于涉及金額較大、技術復雜或?qū)緲I(yè)務有重大影響的樣品樣件處置申請，需經(jīng)公司主管領導審批。4.審批通過后的《樣品樣件處置申請表》交至倉庫管理部門，由倉庫管理部門按照審批意見進行處置，并做好處置記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應定期對樣品樣件管理情況進行審計，檢查樣品樣件的申請、制作、使用、存儲、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。（二）日常檢查各部門應加強對樣品樣件管理工作的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。質(zhì)