瀝青采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司瀝青采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的公開、公平、公正，保證瀝青質量符合工程要求，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有建設項目所需瀝青的采購活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，保證所采購瀝青質量符合工程設計及相關規(guī)范要求。3.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.陽光透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監(jiān)督和相關部門檢查。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定瀝青采購計劃，根據(jù)項目需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。2.組織開展供應商篩選、考察、評估等工作，建立合格供應商名錄。3.負責與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調解決采購過程中的相關問題，確保采購任務順利完成。（二）質量部門1.制定瀝青質量檢驗標準和檢驗流程，負責對采購瀝青進行質量檢驗。2.參與供應商考察和評估，對供應商的質量保證能力進行審核。3.對不合格瀝青提出處理意見，監(jiān)督整改措施的執(zhí)行情況。（三）技術部門1.提供瀝青技術規(guī)格書，明確采購瀝青的技術性能要求。2.協(xié)助質量部門對采購瀝青進行質量檢驗，對檢驗結果進行技術分析。3.參與供應商技術交流和產品選型，為采購決策提供技術支持。（四）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同評審，對合同付款條款進行審核。3.負責采購款項的支付結算，監(jiān)督采購資金的使用情況。（五）審計部門1.對瀝青采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結果的合理性。2.對采購過程中的違規(guī)行為提出審計意見，督促整改落實。三、采購計劃管理（一）計劃編制依據(jù)1.公司建設項目的施工進度計劃和年度投資計劃。2.項目設計文件及相關技術規(guī)范要求。3.庫存瀝青數(shù)量及消耗情況。（二）計劃編制流程1.項目部門根據(jù)施工進度計劃，提前[X]個月向采購部門提交瀝青需求計劃，明確瀝青品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間等要求。2.采購部門結合庫存情況，對項目部門提交的需求計劃進行匯總、分析和平衡，編制年度瀝青采購計劃草案。3.年度瀝青采購計劃草案經采購部門負責人審核后，報公司主管領導審批。4.經審批后的年度瀝青采購計劃下達至采購部門，采購部門按照計劃組織實施采購工作。（三）計劃調整1.如因項目設計變更、施工進度調整等原因需要變更采購計劃，項目部門應提前[X]天向采購部門提出書面申請。2.采購部門接到申請后，應及時對變更內容進行評估，并根據(jù)評估結果調整采購計劃。3.調整后的采購計劃需經采購部門負責人審核，報公司主管領導審批后執(zhí)行。四、供應商管理（一）供應商篩選1.采購部門通過多種渠道收集瀝青供應商信息，建立供應商信息庫。2.根據(jù)公司采購需求和供應商資質要求，對供應商信息庫中的供應商進行篩選，確定潛在供應商名單。3.向潛在供應商發(fā)放《供應商調查表》，要求其提供公司簡介、營業(yè)執(zhí)照、生產許可證、產品質量認證、業(yè)績證明等相關資料。（二）供應商考察1.采購部門會同質量部門、技術部門等相關人員，對潛在供應商進行實地考察。2.考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、技術研發(fā)能力、售后服務水平、企業(yè)信譽等方面。3.考察結束后，考察人員應填寫《供應商考察報告》，對供應商的綜合情況進行評價，并提出是否納入合格供應商名錄的建議。（三）供應商評估1.采購部門定期對合格供應商進行評估，評估周期為每年一次。2.評估內容包括供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面。3.采購部門根據(jù)評估結果，對合格供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商和不合格供應商。（四）供應商淘汰1.對于出現(xiàn)以下情況之一的供應商，采購部門應及時將其從合格供應商名錄中淘汰：提供的產品質量連續(xù)出現(xiàn)不合格情況，經整改仍不符合要求的。交貨期嚴重延誤，影響公司項目施工進度的。售后服務不到位，給公司造成較大損失的。違反法律法規(guī)或公司相關規(guī)定的。2.被淘汰的供應商在[X]年內不得再次參與公司瀝青采購活動。五、采購流程管理（一）采購申請1.項目部門根據(jù)施工進度和實際需求，填寫《瀝青采購申請表》，詳細注明瀝青品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、質量要求等內容，并經項目負責人簽字確認后提交給采購部門。2.《瀝青采購申請表》應附項目設計文件、技術規(guī)范等相關資料，以便采購部門準確了解采購需求。（二）采購審批1.采購部門收到《瀝青采購申請表》后，對其進行初審，審核內容包括采購需求的合理性、采購數(shù)量的準確性、交貨時間的可行性等。2.初審通過后，采購部門將《瀝青采購申請表》及相關資料提交給采購部門負責人進行審批。3.采購部門負責人根據(jù)公司采購政策和項目實際情況，對采購申請進行審批。如審批通過，簽字確認后轉至下一步采購環(huán)節(jié)；如審批不通過，應注明原因并退回采購部門。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，在合格供應商名錄中選擇供應商，并向其發(fā)送《瀝青采購詢價單》。2.《瀝青采購詢價單》應明確瀝青品種、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、交貨時間、交貨地點、價格條款等內容。3.供應商收到《瀝青采購詢價單》后，應在規(guī)定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行整理、分析和比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商進行商務談判。4.采購部門與選定的供應商進行商務談判，談判內容包括價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等方面。談判過程中，采購部門應堅持原則，維護公司利益，爭取最有利的采購條件。5.商務談判達成一致后，采購部門起草采購合同，并提交給質量部門、技術部門、財務部門等相關部門進行會簽。6.各部門會簽通過后，采購部門將采購合同提交給公司主管領導審批。經審批后的采購合同加蓋公司公章后生效。（四）合同執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保供應商按時、按質、按量交貨。2.質量部門按照合同約定的質量標準對采購瀝青進行檢驗，如發(fā)現(xiàn)質量問題，應及時通知采購部門和供應商，并按照合同約定進行處理。3.財務部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理采購款項的支付結算手續(xù)。（五）驗收與付款1.瀝青到貨后，采購部門應及時通知質量部門進行驗收。質量部門按照合同約定的質量標準和檢驗流程對瀝青進行檢驗，檢驗合格后出具《瀝青質量檢驗報告》。2.采購部門憑《瀝青質量檢驗報告》及相關驗收資料辦理入庫手續(xù)，并將入庫單提交給財務部門。3.財務部門根據(jù)采購合同約定和入庫單，審核無誤后辦理采購款項的支付手續(xù)。六、質量控制管理（一）質量標準制定1.技術部門根據(jù)項目設計文件及相關技術規(guī)范要求，制定瀝青質量標準，明確瀝青的品種、規(guī)格、性能指標等內容。2.質量標準應符合國家及行業(yè)相關標準要求，并在采購合同中明確約定。（二）檢驗流程1.采購瀝青到貨前，質量部門應提前做好檢驗準備工作，包括準備檢驗設備、制定檢驗方案等。2.瀝青到貨后，質量部門按照檢驗方案對瀝青進行抽樣檢驗，檢驗項目包括外觀、針入度、軟化點、延度、閃點等。3.檢驗過程中，質量部門應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，確保檢驗結果的準確性和可靠性。4.檢驗合格的瀝青，質量部門出具《瀝青質量檢驗報告》；檢驗不合格的瀝青，質量部門應及時通知采購部門和供應商，并按照合同約定進行處理。（三）不合格品處理1.對于檢驗不合格的瀝青，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商在規(guī)定時間內采取整改措施或更換合格產品。2.供應商整改后，質量部門應對整改后的瀝青進行重新檢驗，直至檢驗合格為止。3.如供應商無法在規(guī)定時間內整改合格或拒絕整改，采購部門應按照合同約定扣除相應貨款，并要求供應商承擔由此造成的損失。4.對于因不合格瀝青給公司造成的損失，采購部門應及時收集相關證據(jù)，向供應商進行索賠。七、價格管理（一）價格調研1.采購部門定期收集市場上瀝青的價格信息，分析價格走勢，為采購決策提供參考依據(jù)。2.采購部門可通過參加行業(yè)展會、與供應商交流、查閱行業(yè)資料等方式獲取價格信息。（二）價格談判1.在采購過程中，采購部門應與供應商進行充分的價格談判，爭取最有利的采購價格。2.價格談判應綜合考慮瀝青的質量、數(shù)量、交貨期、付款方式等因素，確保采購價格合理、公正。（三）價格調整1.如市場價格發(fā)生重大變化，采購部門應及時與供應商協(xié)商調整采購價格。2.價格調整應簽訂補充協(xié)議，并按照公司相關規(guī)定進行審批。八、風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對瀝青采購過程中的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。2.風險識別可采用問卷調查、頭腦風暴、案例分析等方法進行。（二）風險評估1.采購部門對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法進行，評估結果應形成風險評估報告。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，采購部門制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險應對措施包括風險規(guī)避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。九、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.審計部門定期對瀝青采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，應及時提出審計意見，并督促相關部門進行整改落實。（二）考