校友之家管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范校友之家的管理與運營，加強校友之間的聯(lián)系與交流，促進校友與母校之間的合作與發(fā)展，充分發(fā)揮校友之家在聯(lián)絡(luò)校友感情、傳承母校文化、助力學校建設(shè)等方面的積極作用。（二）適用范圍本辦法適用于校友之家的所有設(shè)施、活動以及參與校友之家相關(guān)活動的校友、工作人員等。（三）基本原則1.服務(wù)校友原則：以校友需求為導向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，滿足校友在聯(lián)絡(luò)交流、文化傳承、職業(yè)發(fā)展等方面的需求。2.規(guī)范管理原則：建立健全各項管理制度，確保校友之家的運營管理工作規(guī)范化、科學化、制度化。3.資源共享原則：整合校友資源、學校資源以及社會資源，實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補，共同推動校友與學校的發(fā)展。4.安全有序原則：保障校友之家的設(shè)施安全、活動安全，維護良好的秩序，為校友提供安全舒適的環(huán)境。二、管理機構(gòu)與職責（一）校友總會校友總會是校友之家的管理決策機構(gòu)，負責制定校友之家的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃和重大決策。其主要職責包括：1.審議和批準校友之家的年度工作計劃、預算和決算。2.決定校友之家的重大活動、合作項目等事項。3.監(jiān)督校友之家的運營管理工作，對其工作進行指導和評估。4.協(xié)調(diào)校友之家與學校各部門、各學院以及其他相關(guān)機構(gòu)的關(guān)系。（二）校友之家管理辦公室校友之家管理辦公室是校友總會的日常辦事機構(gòu)，負責校友之家的具體運營管理工作。其主要職責包括：1.執(zhí)行校友總會的決策和決議，落實校友之家的各項工作計劃。2.負責校友之家的日常接待、聯(lián)絡(luò)校友等工作，建立和維護校友信息數(shù)據(jù)庫。3.組織開展校友活動，如校友聚會、校友論壇、校友講座等，豐富校友的業(yè)余生活，促進校友之間的交流與合作。4.管理校友之家的設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行和安全使用。5.負責校友之家的財務(wù)管理工作，嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，合理使用經(jīng)費。6.收集校友對校友之家工作的意見和建議，及時反饋給校友總會，并不斷改進工作。（三）校友志愿者團隊校友志愿者團隊是校友之家開展活動的重要力量，由熱心校友之家工作的校友組成。其主要職責包括：1.協(xié)助校友之家管理辦公室開展日常接待、聯(lián)絡(luò)校友等工作。2.參與校友活動的策劃、組織和實施，為活動的順利開展提供志愿服務(wù)。3.收集校友的需求和意見，及時反饋給校友之家管理辦公室，為改進工作提供參考。4.宣傳校友之家的工作和活動，擴大校友之家的影響力和知名度。三、設(shè)施管理（一）場地管理1.校友之家的場地包括會議室、活動室、接待室等，由校友之家管理辦公室統(tǒng)一管理和調(diào)配。2.使用場地需提前向校友之家管理辦公室提出申請，填寫《校友之家場地使用申請表》，注明使用時間、用途、人數(shù)等信息。3.校友之家管理辦公室根據(jù)場地使用情況進行審核，審核通過后予以安排。未經(jīng)許可，任何單位和個人不得擅自使用校友之家的場地。4.使用場地的單位和個人應愛護場地設(shè)施，保持場地整潔衛(wèi)生，活動結(jié)束后及時清理場地。如需對場地進行布置或裝飾，應提前告知校友之家管理辦公室，并按照相關(guān)規(guī)定進行操作，活動結(jié)束后恢復原狀。（二）設(shè)備管理1.校友之家配備的設(shè)備包括辦公設(shè)備、會議設(shè)備、活動設(shè)備等，由校友之家管理辦公室負責登記、造冊和維護管理。2.建立設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)情況等信息。定期對設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.使用設(shè)備的人員應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應及時報告校友之家管理辦公室，不得擅自拆卸或維修。4.設(shè)備的購置、更新、報廢等應按照學校的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，確保設(shè)備管理工作規(guī)范有序。四、活動管理（一）活動策劃1.校友之家管理辦公室應根據(jù)校友需求和學校工作安排，定期策劃組織各類校友活動。活動策劃應充分征求校友意見，確?；顒觾?nèi)容豐富、形式多樣、具有吸引力。2.活動策劃方案應包括活動主題、時間、地點、內(nèi)容、參與人員、經(jīng)費預算等詳細信息，并報校友總會審批。3.在活動策劃過程中，應注重活動的安全性和可行性，提前做好各項準備工作，制定應急預案，確?；顒禹樌M行。（二）活動組織1.按照活動策劃方案，精心組織實施活動。明確各環(huán)節(jié)的責任人，確?；顒咏M織有序、流程順暢。2.提前通知校友活動的相關(guān)信息，包括活動時間、地點、內(nèi)容、注意事項等，確保校友能夠及時了解并做好參與準備。3.在活動現(xiàn)場，安排專人負責簽到、引導、服務(wù)等工作，為校友提供熱情周到的服務(wù)。加強活動現(xiàn)場的安全管理，維護良好的秩序，確保校友的人身安全和財產(chǎn)安全。（三）活動宣傳1.充分利用多種渠道，如校友網(wǎng)站、微信公眾號、校友群等，對校友活動進行宣傳報道，擴大活動的影響力和參與度。2.活動宣傳內(nèi)容應真實、準確、及時，包括活動主題、時間、地點、內(nèi)容、亮點等信息，吸引校友積極參與。3.鼓勵校友對活動進行分享和傳播，形成良好的宣傳效果，提升校友之家的知名度和美譽度。（四）活動總結(jié)1.活動結(jié)束后，及時對活動進行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容包括活動的組織實施情況、參與人員情況、活動效果、存在的問題及改進措施等。2.收集校友對活動的反饋意見和建議，認真分析研究，為今后活動的策劃組織提供參考。3.將活動總結(jié)報告報校友總會備案，并在一定范圍內(nèi)進行通報，促進校友之家工作的不斷改進和提高。五、校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)（一）校友信息收集與管理1.建立健全校友信息收集渠道，通過多種方式收集校友的基本信息、聯(lián)系方式、工作情況、校友活動參與情況等信息。2.對收集到的校友信息進行整理、分類、錄入校友信息數(shù)據(jù)庫，確保校友信息的準確性和完整性。3.定期更新校友信息數(shù)據(jù)庫，及時掌握校友的動態(tài)變化情況，為校友聯(lián)絡(luò)與服務(wù)工作提供有力支持。（二）校友聯(lián)絡(luò)與溝通1.定期通過郵件、短信、微信等方式與校友保持聯(lián)系，向校友通報學校的發(fā)展情況、校友之家的工作動態(tài)以及各類校友活動信息。2.設(shè)立校友聯(lián)絡(luò)專員，負責與校友進行一對一的溝通聯(lián)絡(luò)，了解校友的需求和意見，及時為校友提供幫助和服務(wù)。3.組織開展校友回訪活動，定期走訪校友企業(yè)、校友工作單位等，加強與校友的面對面交流與溝通，增進校友與母校之間的感情。（三）校友服務(wù)1.為校友提供就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導、職業(yè)發(fā)展咨詢等服務(wù)，搭建校友與學校就業(yè)創(chuàng)業(yè)指導機構(gòu)之間的溝通橋梁。2.協(xié)助校友解決在工作、生活中遇到的困難和問題，積極協(xié)調(diào)學校及相關(guān)部門為校友提供必要的支持和幫助。3.為校友提供學術(shù)交流、文化傳承等方面的服務(wù)，組織校友參與學校的學術(shù)講座、文化活動等，促進校友之間的知識共享和文化傳承。六、財務(wù)管理（一）經(jīng)費來源校友之家的經(jīng)費來源主要包括：1.學校撥款：學校根據(jù)校友之家的工作需要，給予一定的經(jīng)費支持。2.校友捐贈：校友自愿向校友之家捐贈的資金。3.活動贊助：校友之家開展活動時，接受企業(yè)、社會組織等的贊助資金。4.其他合法收入：如場地租賃收入、設(shè)備出租收入等。（二）經(jīng)費使用原則1.?？顚Ｓ迷瓌t：經(jīng)費應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得挪作他用。2.勤儉節(jié)約原則：合理安排經(jīng)費支出，節(jié)約使用資金，提高經(jīng)費使用效益。3.公開透明原則：經(jīng)費使用情況應定期進行公示，接受校友和學校的監(jiān)督。（三）經(jīng)費預算與決算1.每年年初，校友之家管理辦公室應根據(jù)當年工作計劃和活動安排，編制經(jīng)費預算，報校友總會審批。2.經(jīng)費預算應包括收入預算和支出預算兩部分，收入預算應根據(jù)經(jīng)費來源情況進行合理預測，支出預算應詳細列出各項費用的支出計劃。3.嚴格按照經(jīng)費預算執(zhí)行，如遇特殊情況需要調(diào)整預算，應提前報校友總會審批。4.每年年末，校友之家管理辦公室應編制經(jīng)費決算報告，對當年經(jīng)費的收入、支出、結(jié)余等情況進行詳細說明，并報校友總會審核。（四）經(jīng)費報銷1.經(jīng)費報銷應嚴格按照學校的財務(wù)制度執(zhí)行，報銷憑證應真實、合法、有效。2.報銷時，應填寫《校友之家經(jīng)費報銷申請表》，注明報銷事由、金額、報銷憑證等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。3.財務(wù)人員應認真審核報銷憑證，對不符合規(guī)定的報銷申請予以拒絕。七、檔案管理（一）檔案內(nèi)容校友之家的檔案包括：1.校友檔案：包括校友基本信息、聯(lián)系方式、在校學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、校友活動參與情況等。2.活動檔案：包括活動策劃方案、活動通知、活動照片、活動總結(jié)等。3.財務(wù)管理檔案：包括經(jīng)費預算、決算報告、報銷憑證等。4.設(shè)施設(shè)備檔案：包括場地使用記錄、設(shè)備購置清單、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等。5.其他檔案：如校友捐贈記錄、校友志愿者團隊檔案等。（二）檔案收集與整理1.明確檔案收集責任人，定期收集各類檔案資料，確保檔案資料的完整性和及時性。2.對收集到的檔案資料進行分類整理，按照檔案內(nèi)容和時間順序進行編號、裝訂，建立檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管與利用1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)，確保