檔案管理辦法總則一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司/組織管理水平，保障公司/組織各項工作的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：是指公司/組織在各項活動中直接形成的對公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：是指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等各項工作的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和重要程度，實行分級管理，明確各級管理職責(zé)。3.維護檔案的真實性、完整性和保密性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)定，確保檔案信息的真實可靠、完整無缺，并嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理全公司/組織的檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本公司/組織的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.對檔案進行鑒定，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進行相應(yīng)處理。4.編制檔案檢索工具，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，為檔案利用提供便利條件。5.開展檔案利用工作，積極主動地為公司/組織各項工作提供檔案信息服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。7.對所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，促進所屬單位檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作，建立健全本部門的檔案管理制度，確保檔案工作有序開展。2.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在各項工作中形成的檔案材料，按照檔案管理部門的要求進行分類、裝訂，并定期移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，積極提供檔案利用線索，配合檔案管理部門開展檔案利用服務(wù)。4.對本部門兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成公司/組織各部門及員工在各項工作活動中應(yīng)及時形成各種形式的檔案材料，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。檔案形成過程中應(yīng)明確文件材料的形成責(zé)任，確保文件材料的質(zhì)量。（二）檔案收集范圍1.反映公司/組織行政管理工作的文件材料，包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等方面的文件，會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.反映公司/組織經(jīng)營管理工作的文件材料，包括市場調(diào)研、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)管理等方面的文件。3.反映公司/組織技術(shù)研發(fā)工作的文件材料，包括科研項目立項、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利申請等方面的文件。4.反映公司/組織基本建設(shè)工作的文件材料，包括項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。5.反映公司/組織黨群工作的文件材料，包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面的文件。6.其他具有保存價值的文件材料，如合同協(xié)議、客戶資料、榮譽證書、宣傳資料等。（三）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，定期將本部門形成的檔案材料收集齊全、整理規(guī)范后移交檔案管理部門。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案材料，應(yīng)及時收集、整理，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤管理，確保檔案材料的完整和準(zhǔn)確。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案收集情況進行檢查，對未按時移交或移交不完整的部門進行督促和催交。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成若干卷，每卷應(yīng)保持相對獨立和完整，并編有卷內(nèi)文件目錄。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等，填寫檔案盒封面、盒脊等項目，確保檔案標(biāo)識清晰、便于查找。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保整理質(zhì)量。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料的內(nèi)容和數(shù)量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.整理后的檔案應(yīng)排列有序，編號準(zhǔn)確，標(biāo)識清晰，便于管理和利用。五、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限的要求，對到期檔案進行妥善保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀。4.加強檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中管理，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。2.對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對公司/組織歷史研究、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的價值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的形成時間、重要程度、利用頻率等因素確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進行審核，必要時可進行實地核查。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核通過的鑒定意見，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀1.對經(jīng)過鑒定確無保存價值的檔案，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進行，確保銷毀過程的安全和保密。3.檔案銷毀前應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后存檔。檔案銷毀時應(yīng)進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作情況。3.檔案的利用情況，包括查閱、借閱的人次、卷次等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案工作進行統(tǒng)計，并填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（三）統(tǒng)計分析檔案管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和不足，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、服務(wù)為本、確保安全的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項工作提供支持。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織外部有關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱、借閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供檔案，不得擅自擴大查閱、借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、