檔案八防管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本檔案八防管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理與保護(hù)。（三）基本原則檔案管理遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，采取有效措施，防止檔案在保管過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密等情況，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。二、檔案八防的具體內(nèi)容（一）防火1.檔案庫房應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其性能良好。2.檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用明火和電爐等電器設(shè)備。如需進(jìn)行電氣設(shè)備安裝或維修，必須由專業(yè)人員操作，并采取相應(yīng)的防火措施。3.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織員工進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn)和滅火演練，提高員工的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。（二）防潮1.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間?？砂惭b溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時(shí)掌握庫房溫濕度情況。2.檔案庫房地面應(yīng)采用防潮、防水材料鋪設(shè)，墻面和天花板應(yīng)進(jìn)行防潮處理。檔案架應(yīng)與墻壁保持一定距離，以利于通風(fēng)防潮。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮檔案應(yīng)及時(shí)采取干燥處理措施，如晾曬、烘干等。對(duì)于重要檔案，應(yīng)采用密封包裝等方式進(jìn)行防潮保護(hù)。（三）防蟲1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，防止害蟲滋生。2.在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但要注意避免藥品與檔案直接接觸，防止對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如熏蒸、噴灑殺蟲劑等。同時(shí)，要對(duì)受蟲害影響的檔案進(jìn)行修復(fù)和整理。（四）防盜1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施，并確保其正常運(yùn)行。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員離開庫房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)告并采取措施。（五）防光1.檔案庫房應(yīng)采用防光材料進(jìn)行裝修，窗戶應(yīng)安裝窗簾或百葉窗，避免陽光直射檔案。2.檔案查閱應(yīng)在專門的查閱室進(jìn)行，查閱室內(nèi)應(yīng)配備適宜的照明設(shè)備，避免強(qiáng)光對(duì)檔案造成損害。3.對(duì)檔案進(jìn)行整理、修復(fù)等操作時(shí)，應(yīng)避免在強(qiáng)光下進(jìn)行，可使用柔和的燈光照明。（六）防塵1.檔案庫房應(yīng)安裝空氣過濾設(shè)備，減少灰塵進(jìn)入庫房。2.檔案架應(yīng)定期進(jìn)行擦拭，保持清潔。檔案整理和查閱過程中，應(yīng)盡量減少灰塵飛揚(yáng)。3.對(duì)檔案進(jìn)行包裝時(shí)，應(yīng)使用防塵材料，如檔案盒、塑料袋等，防止灰塵污染檔案。（七）防鼠1.檔案庫房應(yīng)采取防鼠措施，如封堵鼠洞、安裝擋鼠板等。2.在庫房內(nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，但要注意安全，避免對(duì)人員和檔案造成傷害。3.定期檢查庫房，發(fā)現(xiàn)鼠害跡象應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并對(duì)受鼠害影響的檔案進(jìn)行清理和修復(fù)。（八）防磁1.對(duì)于磁性載體檔案，如磁帶、磁盤等，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁柜進(jìn)行存放。2.避免磁性載體檔案與強(qiáng)磁場源接觸，如磁鐵、微波爐等。3.定期對(duì)磁性載體檔案進(jìn)行檢查，確保其磁性信息的完整性和可讀性。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案整理齊全，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。2.對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)、裝訂、編頁等處理，確保檔案的整齊有序。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）檔案存儲(chǔ)1.根據(jù)檔案的類別和保管期限，將整理好的檔案存放在相應(yīng)的檔案庫房內(nèi)。2.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，要建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，注明出處。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等信息，保存期限不少于[X]年。四、人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作流程和規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和鑒定銷毀等工作，確保檔案的完整、安全與有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案八防措施的有效落實(shí)。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將檔案移交至公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，為查閱檔案的人員提供必要的幫助和支持。3.配合檔案管理部門做好檔案鑒定與銷毀工作，提供相關(guān)檔案的保存價(jià)值評(píng)估意見。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的安全。（三）檔案查閱人員職責(zé)1.遵守檔案查閱規(guī)定，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.在規(guī)定的查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、摘錄檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并妥善保管復(fù)印件和摘錄件。4.查閱完畢后，及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，包括溫濕度、消防設(shè)施、防盜設(shè)施、防蟲防鼠措施等的檢查，確保檔案八防措施的有效落實(shí)。同時(shí)，對(duì)檔案的整理、存儲(chǔ)、利用等情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，檢查檔案管理部門的工作情況和檔案八防措施的執(zhí)行情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)令檔案管理部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（三）考核與獎(jiǎng)懲將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案管理規(guī)定，導(dǎo)致檔案損壞、丟失、泄密等情況的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司的檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，根據(jù)工作需要，對(duì)公