檔案密級(jí)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案密級(jí)管理，確保公司機(jī)密信息的安全與保密，防止公司機(jī)密信息的泄露、丟失或不當(dāng)使用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案管理工作中涉及的密級(jí)確定、變更、解密、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案信息，采取嚴(yán)格的保密措施，確保不被泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案信息的重要性和敏感程度，劃分不同的密級(jí)，實(shí)行分級(jí)管理。3.合法合規(guī)原則：檔案密級(jí)管理工作必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。二、檔案密級(jí)的確定（一）密級(jí)劃分公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)：是公司最重要的機(jī)密信息，一旦泄露會(huì)給公司帶來極其嚴(yán)重的損害，如公司核心技術(shù)資料、重大戰(zhàn)略決策、尚未公開的上市計(jì)劃等。2.機(jī)密級(jí)：此類信息的泄露會(huì)對(duì)公司造成較大損害，包括重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵客戶信息、未公開的財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.秘密級(jí)：指一般性的公司機(jī)密信息，其泄露可能對(duì)公司產(chǎn)生一定影響，如一般的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、內(nèi)部工作流程文檔等。（二）確定依據(jù)1.文件內(nèi)容：根據(jù)檔案所涉及信息的重要性、敏感性以及對(duì)公司利益的影響程度來確定密級(jí)。2.產(chǎn)生部門：由信息產(chǎn)生部門根據(jù)上述原則初步確定檔案密級(jí)，并填寫《檔案密級(jí)確定申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)包括檔案名稱、內(nèi)容摘要、密級(jí)建議、產(chǎn)生部門及日期等信息。（三）審批流程1.初審：產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案密級(jí)確定申請(qǐng)表》進(jìn)行初審，審核檔案密級(jí)建議是否合理，如無異議，簽字確認(rèn)后提交至公司保密管理部門。2.復(fù)審：公司保密管理部門收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審人員應(yīng)根據(jù)檔案密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行再次審核。如發(fā)現(xiàn)密級(jí)確定不當(dāng)，應(yīng)與產(chǎn)生部門溝通并重新確定密級(jí)。復(fù)審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.終審：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^后，檔案密級(jí)正式確定，并在檔案上標(biāo)注相應(yīng)密級(jí)標(biāo)識(shí)。三、檔案密級(jí)的變更（一）變更情形1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化，檔案所涉及信息的重要性、敏感性發(fā)生改變，需要調(diào)整密級(jí)。2.檔案內(nèi)容經(jīng)進(jìn)一步分析、評(píng)估，發(fā)現(xiàn)其實(shí)際密級(jí)與原確定密級(jí)不符。（二）變更申請(qǐng)由檔案信息涉及部門或保管部門填寫《檔案密級(jí)變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、原密級(jí)、擬變更密級(jí)等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。（三）審批流程與檔案密級(jí)確定審批流程相同，依次經(jīng)過初審、復(fù)審和終審。審批通過后，及時(shí)對(duì)檔案密級(jí)標(biāo)識(shí)進(jìn)行更新，并在檔案管理系統(tǒng)中修改相應(yīng)密級(jí)信息。四、檔案密級(jí)的解密（一）解密條件1.檔案所涉及信息已公開或不再具有保密價(jià)值。2.保密期限屆滿，且未辦理延長(zhǎng)保密期限手續(xù)。3.根據(jù)工作需要，經(jīng)公司保密管理部門審核批準(zhǔn)，認(rèn)為可以解密的。（二）解密申請(qǐng)由檔案信息涉及部門或保管部門填寫《檔案密級(jí)解密申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明解密理由，并提供相關(guān)依據(jù)。（三）審批流程1.初審：產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)人對(duì)解密申請(qǐng)進(jìn)行初審，確認(rèn)解密理由是否充分合理。初審?fù)ㄟ^后提交至公司保密管理部門。2.復(fù)審：公司保密管理部門對(duì)解密申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審查解密依據(jù)及對(duì)公司可能產(chǎn)生的影響。復(fù)審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.終審：公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^后，檔案予以解密，并在檔案上移除密級(jí)標(biāo)識(shí)，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中更新解密狀態(tài)。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置不同密級(jí)檔案的存放區(qū)域，實(shí)行分區(qū)管理，確保不同密級(jí)檔案分開存放，避免相互混淆。（二）保管措施1.對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、密級(jí)、存放位置等信息，確保檔案管理的可追溯性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及保管狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。4.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密技術(shù)確保數(shù)據(jù)安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）人員管理1.檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在專人陪同下進(jìn)行。3.對(duì)檔案庫(kù)房管理人員的工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵循“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保檔案在利用過程中的安全與保密。2.利用檔案必須符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，不得用于非法目的或泄露公司機(jī)密信息。（二）利用審批1.內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、密級(jí)、查閱理由、查閱期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司保密管理部門審批。2.涉及絕密級(jí)檔案的查閱，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，并說明查閱目的、范圍等內(nèi)容。經(jīng)公司保密管理部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，須有公司專人陪同。（三）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在公司指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，不得將檔案帶出公司。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案保管部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.對(duì)涉及機(jī)密級(jí)以上檔案的利用，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱人數(shù)、使用專門的查閱設(shè)備等，防止檔案信息被非法獲取或傳播。3.利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案保管部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和保密性。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值。2.檔案因損壞、遺失等原因無法繼續(xù)使用，且已辦理相關(guān)審批手續(xù)。3.檔案所涉及信息已解密，且符合銷毀要求。（二）銷毀申請(qǐng)由檔案保管部門填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、密級(jí)、保管期限、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)證明材料。（三）審批流程1.初審：檔案保管部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行初審，確認(rèn)銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。初審?fù)ㄟ^后提交至公司保密管理部門。2.復(fù)審：公司保密管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行復(fù)審，重點(diǎn)審查銷毀檔案的范圍、程序及對(duì)公司可能產(chǎn)生的影響。復(fù)審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.終審：公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審?fù)ㄟ^后，方可組織實(shí)施檔案銷毀工作。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，須有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。銷毀過程同樣要進(jìn)行詳細(xì)記錄。（五）監(jiān)銷要求1.檔案銷毀工作必須由兩人以上共同進(jìn)行監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，對(duì)銷毀工作的全過程負(fù)責(zé)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司保密管理部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案密級(jí)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定和措施得到有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案密級(jí)確定、變更、解密等環(huán)節(jié)的審批手續(xù)是否齊全、合規(guī)。2.檔案的保管條件是否符合要求，保管措施是否落實(shí)到位。3.檔案利用過程中的審批程序是否嚴(yán)格執(zhí)行，利用方式是否符合規(guī)定。4.檔案銷毀工作是否按照規(guī)定的流程和方式進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。（三）檢查頻率公司保密管理部門定期對(duì)檔案密級(jí)管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。同時(shí)，根據(jù)實(shí)際情況不定期進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（四）問題處理對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的違反檔案密級(jí)管理規(guī)定的行為，公司保密管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)部門或人員限期整改。對(duì)情節(jié)嚴(yán)重的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。九、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)對(duì)象公司全體員工，特別是涉及檔案管理、利用的工作人員。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)及公司檔案密級(jí)管理辦法。2.檔案密級(jí)的劃分標(biāo)準(zhǔn)、確定方法、變更及解密程序。3.檔案保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密要求和操作規(guī)范。4.典型案例分析，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案密級(jí)管理知識(shí)。2.發(fā)放宣傳資料，包括手冊(cè)、指南等，方便員工隨時(shí)查閱學(xué)習(xí)。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，發(fā)布檔案密級(jí)管理相關(guān)的培訓(xùn)視頻、課件等資料，供